提升流動人才人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量初探

文/成都市人才服務(wù)中心 歐彥廷

提升流動人才人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量初探

文/成都市人才服務(wù)中心 歐彥廷

檔案管理工作在兩個文明建設(shè)中的作用和地位越來越重要，人們對檔案管理工作的要求也越來越高。為了使檔案管理工作能進一步適應(yīng)新形勢的發(fā)展和需要，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量顯得極為重要。本文將對提升流動人才人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量進行初探。

流動人才；人事檔案；管理服務(wù)

一、加強檔案管理工作者的自身修養(yǎng)

要提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，加強檔案管理工作者思想、道德等方面的修養(yǎng)必不可少。

（一）政治思想修養(yǎng)。不同歷史時期，對檔案管理工作者的政治思想修養(yǎng)要求各有不同。在當(dāng)今建設(shè)有中國特色的社會主義、構(gòu)建和諧社會的歷史時期，牢固樹立建設(shè)有中國特色的社會主義意識，構(gòu)造和諧社會的共同理想，牢固樹立堅持以人為本，科學(xué)發(fā)展觀的堅定信念。遇事講政治、講黨性、講原則，大力改造客觀世界的同時，積極改造主觀世界。愛黨、愛國、愛人民、自覺維護黨和國家的根本利益，積極為發(fā)展國家檔案事業(yè)做貢獻。

（二）職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作者應(yīng)具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，對神圣的檔案事業(yè)要有執(zhí)著的追求。要充滿信心，要熱愛檔案管理工作，自覺樹立檔案行業(yè)新風(fēng)，展示文明形象，進一步密切檔案工作者與社會各界的聯(lián)系。從而促進檔案管理工作更好地服務(wù)于人民群眾與現(xiàn)代化建設(shè)。

1.敬業(yè)愛崗。作為身擔(dān)重任的檔案管理工作者，要認清本行業(yè)所處的地位，要安心定志，兢兢業(yè)業(yè)地履行自己的職責(zé)。充分利用檔案管理工作，有效地實現(xiàn)檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。使檔案部門充分發(fā)揮其“檔案保管基地，檔案利用中心，學(xué)術(shù)研究場所，文明服務(wù)窗口”的四大基本功能，從而達到檔案取之于民，用之于民的效果。

2.淡泊名利，勇于奉獻。因為檔案管理工作面廣量大，繁雜辛苦，付出的是默默無聞的勞動。因此，檔案管理工作者要具有為事業(yè)獻身的精神，要甘于吃苦，勇挑重擔(dān)。防止將檔案管理工作商品化。

3.遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機密。檔案管理工作是一項帶有一定機密性的工作，在建設(shè)有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟大潮中，檔案管理工作者必須帶頭遵守黨紀(jì)國法。具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，在提供利用檔案時，要按規(guī)定把好關(guān)口，該提供的積極提供，熱情服務(wù)，不該提供的堅決不提供，并講明原則。

4.存真求實。檔案是人類社會活動的真實記錄，據(jù)實立檔，據(jù)實用檔是檔案管理工作者的行為準(zhǔn)則。在任何情況下，檔案管理工作者都必須忠于職守，不卑不亢，不畏權(quán)勢，維護黨和人民群眾歷史的真實面貌，勇于抵制篡改和偽造檔案的一切錯誤行為。

（三）知識技能修養(yǎng)。檔案管理工作的實施和實現(xiàn)，必須通過檔案管理工作者的努力才能完成。因此，檔案管理工作者知識的多少，技能的高低程度，對整個國家檔案事業(yè)有著直接影響。只有人的素質(zhì)提高了，才能使檔案系統(tǒng)的精神文明建設(shè)落到實處，才能保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

1.理論知識的修養(yǎng)。我認為它包括三層內(nèi)容：一是檔案管理工作者要認真學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策；學(xué)習(xí)哲學(xué)，切實以科學(xué)的理論武裝自己，以便在任何復(fù)雜的情況下，不迷失政治方向。二是檔案管理工作者要有計劃地、系統(tǒng)地刻苦鉆研業(yè)務(wù)，根據(jù)實際工作需要，研讀一些檔案事業(yè)理論和相關(guān)理論書籍，便于用專業(yè)理論來科學(xué)指導(dǎo)自己的工作實踐。三是檔案管理工作者還應(yīng)該在相關(guān)應(yīng)用理論知識方面多下些功夫，以求在實際工作中充實拓寬自己的知識面，提高分析問題和解決問題的能力。

2.檔案管理工作者要學(xué)習(xí)和掌握履行職責(zé)所必需的法律基本知識。努力提高檔案法律意識，嚴(yán)格守法，嚴(yán)格執(zhí)法，切實提高運用法律手段處理檔案事務(wù)的能力，提高依法辦事的能力。

3.檔案管理工作者要按《檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例》所分的高、中、初三級，五個檔次，具備相應(yīng)檔次所需的口頭表達能力和文字表達能力。

4.電子計算機、縮微照相、靜電復(fù)印、現(xiàn)代保護技術(shù)、聲像技術(shù)以及檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用和推行。檔案管理科學(xué)化的實現(xiàn)，需要一批具有一定科學(xué)技術(shù)水平的檔案管理工作者才能勝任。所以，檔案管理工作者要努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，特別是要提高自然科學(xué)知識和技術(shù)方面的修養(yǎng)?，F(xiàn)在正在逐漸興起的電子檔案，客戶可以在網(wǎng)上直接辦理交費等手續(xù)，可以遠程閱檔，從而為雙方節(jié)約時間，提供方便。另外還有規(guī)范原電子檔案業(yè)務(wù)，實現(xiàn)檔案庫房管理電子化、規(guī)范化，從而取得高效的工作成果。所以我們要在這方面抓緊、抓好，落到實處，服務(wù)過程中要確保個人信息調(diào)出的準(zhǔn)確性，真實性，以及規(guī)范性。

5.一定的社交能力也是檔案管理工作者必須具備的修養(yǎng)。檔案界同社會各方面的合作與交流需要一定的社交能力，即便從事收集到統(tǒng)計等工作，提供利用等純業(yè)務(wù)性的檔案管理工作也少不了必要的交往活動。因此，檔案管理工作者要注意培養(yǎng)和鍛煉自己的社交能力。

6.檔案管理要求工作者有很好的精神面貌和充沛的精力。因為好的精神面貌和充沛的精力是檔案管理工作者發(fā)揮才能，做出貢獻的重要條件，更是提高檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量，做好檔案管理工作的資本。

二、重視檔案理論的研究及對研究成果的應(yīng)用

檔案管理工作要提高服務(wù)質(zhì)量而得以不斷地發(fā)展，理論研究必須先行。一種新型的檔案工作模式的確定，往往是一定的檔案理論研究結(jié)出的果實。檔案管理工作要提高服務(wù)質(zhì)量，改革發(fā)展要取得成功，必須要有理論研究作為先導(dǎo)，這是檔案管理工作者必須樹立的觀點。任何一種改革方案在付諸實施前，都首先要在理論上進行可行性研究，充分論證其合理性、科學(xué)性。要善于運用檔案理論研究成果來指導(dǎo)工作實踐，提高其服務(wù)質(zhì)量，從而促進其檔案事業(yè)的發(fā)展。

（一）評論和爭鳴。評論和爭鳴是開展活躍學(xué)術(shù)思想的一個重要手段，是推動檔案管理工作發(fā)展的重要因素。評論的各方更加深入地進行科學(xué)研究，進而達到提高檔案服務(wù)質(zhì)量之目的。因為一種新的學(xué)術(shù)觀點和一項新的研究成果，只有在廣泛的科學(xué)的實事求是的爭鳴和評論中，才能弄清哪些成果學(xué)術(shù)價值高，應(yīng)用價值大，值得推廣和應(yīng)用；哪些成果質(zhì)量低，沒有推廣應(yīng)用價值。從而有針對性的推廣和應(yīng)用，以達到提高檔案服務(wù)質(zhì)量，推進檔案事業(yè)發(fā)展的目的。

（二）推廣研究。加強對檔案理論成果的推廣研究，是將檔案理論研究的優(yōu)秀成果進一步擴大，使其真正能在檔案改革和建設(shè)中得到推廣和應(yīng)用。檔案管理理論研究在于指導(dǎo)實踐，指導(dǎo)實踐的目的是為了提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，要提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量需要加強推廣應(yīng)用研究成果，而應(yīng)用的成果則來源于廣泛深入的、客觀穩(wěn)妥的推廣研究。

（三）健全和強化檔案科研機構(gòu)的工作職能。一是要有組織和領(lǐng)導(dǎo)抓檔案理論研究工作；二是要有檔案理論研究的機構(gòu)和遠景規(guī)劃；三是要組織檔案管理工作者對檔案理論研究成果進行評價、評論、推廣和應(yīng)用；四是要堅持不懈的收集、整理和編輯、出版檔案理研究資料。如果健全了檔案科研機構(gòu)，強化了有關(guān)機構(gòu)的工作職能，那么檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量也會提高。

三、不忽視檔案的利用監(jiān)督工作時不準(zhǔn)抽煙、喝水；不準(zhǔn)蟲蛀、鼠咬檔案文件；不準(zhǔn)用唾液翻閱檔案文件；不準(zhǔn)偷摘偷拍檔案文件；不準(zhǔn)查閱與自己利用內(nèi)容無關(guān)的檔案文件等等。如果檔案管理工作者都能按章操作，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量也就有了保證。

（二）正確處理檔案利用中服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系，融監(jiān)督于服務(wù)之中。

1.在利用前，要耐心地向每一位利用者宣傳利用檔案的規(guī)定和守則。

2.在利用中，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握利用的目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于你的視野中；三是腦勤，勤做好利用登記工作，勤分析利用者的情況和利用效果。

3.在利用后，要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明，對損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，以便查處，挽回損失。

（三）建立利用管理隊伍。選擇具有較高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)的利用管理人員，組成素質(zhì)較高的利用管理隊伍。以善于做利用者的工作，處理好利用中出現(xiàn)的問題。

四、結(jié)束語

流動人才人事檔案的管理工作是一個長期性的工作，其效果不像科研攻關(guān)、經(jīng)濟建設(shè)那樣容易浮出水面，但人事檔案管理的作用是十分巨大的，因為其直接服務(wù)于人，而人才是一切社會活動的主宰，因為必須高度重視人事檔案管理的建設(shè)，才有可能搞好社會人才的一系列管理工作，才能為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

要提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，一定不能忽視檔案的利用監(jiān)督工作。

（一）健全和完善檔案利用的各項規(guī)章制度，使工作有章可循。針對檔案利用過程，應(yīng)制定查檔要求，諸如：查閱檔案

［1］陳潭.單位身份的松動——中國人事檔案制度研究［M］.南京大學(xué)出版社，2007:50.