如何提高辦公室檔案管理工作的效率

文/河北省石家莊市平山縣人民政府辦公室 張亮

如何提高辦公室檔案管理工作的效率

文/河北省石家莊市平山縣人民政府辦公室 張亮

對于辦公室的檔案工作來說，它和辦公室的工作有密切聯(lián)系，它的管理水平高低直接影響著多項(xiàng)工作的開展。另外，由于信息技術(shù)發(fā)展速度較快，過去的辦公室檔案管理模式逐漸被社會淘汰，所以要加大在辦公室檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用，以此來提高管理的水平和效率。文章通過分析辦公室檔案管理工作的重要性，結(jié)合其中存在的問題提出具體的方案提高檔案管理工作的效率，

辦公室檔案；檔案管理；重要性；效率

對于辦公室檔案管理工作來說，這是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，存在的問題也比較多，如果檔案管理人員的素質(zhì)不高，對檔案工作缺乏重視，就會導(dǎo)致檔案管理效率低下。所以，提高辦公室的檔案管理工作是推動發(fā)展的關(guān)鍵。在這一背景下，文章闡述了辦公室檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容。

一、轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理理念

首先，各級領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變思想觀念，充分意識到辦公室檔案管理工作的意義，了解辦公室檔案管理工作的內(nèi)涵，把辦公室檔案管理工作融入日常的辦公室工作里，通過專門的崗位設(shè)置，招聘專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理；其次，要加大教育力度和培訓(xùn)力度，通過聘請專家到自身單位開展講座，對現(xiàn)在的檔案管理動態(tài)和發(fā)展前景做出闡釋，進(jìn)一步拓寬檔案管理人員的視野，使其觀念可以及時更新，把握社會辦公室檔案管理工作的潮流，督促辦公室檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新知識，不斷提高自身綜合素質(zhì)；另外，要加大對于《檔案法》宣傳和教育力度，通過廣播、宣傳欄和活動等加大宣傳力度，借助于座談會和知識競賽等新的活動方式，進(jìn)一步提高檔案管理人員的法律意識，同時還要提高其對檔案等保密意識，進(jìn)一步規(guī)范辦公室的檔案管理工作；最后，對于專業(yè)水平比較高的、具有一定能力的檔案管理人員要開展學(xué)術(shù)研討和交流會，進(jìn)一步分析辦公室檔案管理工作的特征，通過尋找檔案管理工作的問題，為今后的發(fā)展提供方向，有利于辦公室檔案管理工作繼續(xù)發(fā)展。

二、拓寬資金來源，建設(shè)信息系統(tǒng)

在構(gòu)建辦公室檔案管理工作中，要加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，不過這一建設(shè)需要一定的投資，財(cái)政預(yù)算僅僅是信息系統(tǒng)建設(shè)的一個資金來源。因此，各級單位要不斷拓寬資金來源渠道，加大對于信息系統(tǒng)的構(gòu)建，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作的信息化水平，努力提高工作的水平和效率。另外，要推動單位的辦公室檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與城市的電子政務(wù)建設(shè)相結(jié)合，這樣一來可以獲得更多的資金，有利于加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，把單位自身的信息系統(tǒng)建設(shè)和地方的信息化建設(shè)相結(jié)合，一方面可以實(shí)現(xiàn)信息共享，另一方面還可以大大節(jié)約資金，進(jìn)一步減少軟件平臺的開發(fā)資金，提高資金利用率。通過信息系統(tǒng)的建立，一方面可以大大提高辦公室檔案管理工作的水平，另一方面還可以實(shí)現(xiàn)信息共享，實(shí)現(xiàn)對辦公室檔案工作的高效管理。

三、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制

對于辦公室的檔案反饋服務(wù)機(jī)制來說，它可以快速掌握多個方面的信息，進(jìn)一步改進(jìn)教學(xué)管理水平，提高檔案的信息利用率。對于反饋信息來說，它包含信息系統(tǒng)的檢索工具是否有效，檔案的使用價值以及檔案該以怎樣的形式進(jìn)行傳播等等。對于信息的反饋來說，它有一定的針對性，同時也有一定的實(shí)用性，辦公室檔案人員可以按照反饋的信息加快轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，構(gòu)建新的服務(wù)體系，進(jìn)一步完善辦公室檔案管理機(jī)制，使每一份辦公室檔案都可以發(fā)揮其作用，推動辦公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。借助反饋信息，優(yōu)化辦公室檔案管理模式和手段，提高辦公室檔案利用率。

四、完善檔案管理制度

辦公室的文件和辦公室的檔案有密切的聯(lián)系，要對兩者進(jìn)行統(tǒng)一管理。要想在根本上提高辦公室檔案管理工作的效率，就要分析本單位目前的檔案管理水平和實(shí)際狀況，進(jìn)一步完善檔案管理的相關(guān)制度。在對辦公室的文件進(jìn)行管理時，要在其中加上檔案的收集、整理工作，進(jìn)一步了解相關(guān)文件，努力提高檔案管理工作水平和效率。另外，要設(shè)置專門的辦公室檔案室，依據(jù)實(shí)踐差別和種類差別對辦公室檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，在檔案盒上標(biāo)注好時間和類別，方便日后的檔案查找工作。另外，對于一些比較重要的辦公室檔案要特殊保管，把這些特殊的檔案放在特殊的地方。通過不同的加密級別，對加密檔案的保密期限進(jìn)行跟蹤，進(jìn)一步記錄好失去保密性的文件。通過對檔案管理工作的流程進(jìn)行完善，使辦公室檔案的各項(xiàng)工作得以發(fā)展，有利于推動檔案管理制度體系建設(shè)。

五、結(jié)束語

綜合來看，辦公室檔案管理工作在一定程度上影響著辦公室的工作開展，在辦公室工作里扮演著重要角色。對于各個單位來說，辦公室的檔案管理工作和單位的企業(yè)文化等多個內(nèi)容有密切聯(lián)系，所以要通過多種方式提高辦公室檔案管理工作效率。文章首先分析了從轉(zhuǎn)變檔案管理工作管理理念的措施，進(jìn)一步分析了怎樣拓寬資金來源，為辦公室檔案管理工作提供基礎(chǔ)，建立完善的反饋機(jī)制和完善檔案制度等多項(xiàng)工作的角度出發(fā)，進(jìn)一步對檔案管理工作實(shí)施科學(xué)的管理，發(fā)揮檔案的作用，推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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