圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理的創(chuàng)新與發(fā)展

文/上海市長(zhǎng)寧區(qū)圖書館 王怡

圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理的創(chuàng)新與發(fā)展

文/上海市長(zhǎng)寧區(qū)圖書館 王怡

圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作的好壞對(duì)圖書館的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們思想觀念的改變，傳統(tǒng)的圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理方式已經(jīng)無(wú)法符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求，在一定程度上會(huì)阻礙圖書館的發(fā)展，因此我們需要對(duì)圖書館辦公室業(yè)務(wù)的管理進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，才能提高圖書館業(yè)務(wù)管理工作的質(zhì)量與水平，使其能夠緊跟當(dāng)今世界的發(fā)展趨勢(shì)。

圖書館；辦公室業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)管理；創(chuàng)新發(fā)展

圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作的好壞在一定程度上體現(xiàn)了圖書館的發(fā)展水平，但是現(xiàn)階段我國(guó)圖書館業(yè)務(wù)的管理仍然采用傳統(tǒng)的模式與方法，無(wú)法符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求，而且在一定程度上阻礙了圖書館的進(jìn)一步發(fā)展，因此對(duì)圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展勢(shì)在必行，只有這樣才能為圖書館的辦公室業(yè)務(wù)管理工作注入新的活力，促進(jìn)其發(fā)展。

一、圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理概述

圖書館辦公室的性質(zhì)與其他事業(yè)單位辦公室的性質(zhì)類似，是一個(gè)辦理綜合事務(wù)的部門，圖書館的辦公室聽(tīng)從于黨政的領(lǐng)導(dǎo)，在對(duì)部門內(nèi)部各業(yè)務(wù)職能部門的任務(wù)進(jìn)行布置、協(xié)調(diào)之外，還承擔(dān)著圖書館的對(duì)外聯(lián)系與宣傳工作，因此圖書館業(yè)務(wù)管理工作的好壞直接影響著圖書館的發(fā)展。

目前我國(guó)圖書館辦公室的業(yè)務(wù)管理工作主要包括：第一，對(duì)圖書館內(nèi)的教學(xué)業(yè)務(wù)、科研業(yè)務(wù)等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整理，完成數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)工作。第二，對(duì)圖書館內(nèi)的檔案，例如：人事檔案、收發(fā)文存檔、綜合信息檔案等進(jìn)行分類、保管等檔案管理工作。第三，是做好日常的服務(wù)工作，例如：安排組織會(huì)議、接待來(lái)訪人員、圖書館的對(duì)外宣傳等工作。

圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理的最終目的就是滿足教學(xué)、科研等活動(dòng)的需求，因此在從事圖書館辦公室的業(yè)務(wù)管理時(shí)，首先需要進(jìn)行深入的調(diào)查研究，為教學(xué)和科研提供準(zhǔn)確、豐富的數(shù)據(jù)資源，同時(shí)根據(jù)收集到的信息提出相應(yīng)的建議供圖書館領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行參考，幫助圖書館領(lǐng)導(dǎo)人員更好地開(kāi)展圖書館的管理工作。

二、圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代的來(lái)臨，圖書館是文化傳播的重要載體之一，但是傳統(tǒng)的圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理的模式與方式已經(jīng)無(wú)法符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，給圖書館的進(jìn)一步發(fā)展產(chǎn)生了一定的阻礙，現(xiàn)階段我國(guó)圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作中主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

（一）管理觀念落后。由于傳統(tǒng)管理觀念根深蒂固，現(xiàn)階段我國(guó)圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理觀念比較落后，缺乏人文主義的關(guān)懷，采取嚴(yán)厲的管理手段，注重管理形式與管理規(guī)章制度的遵守，缺乏靈活性和人情味。傳統(tǒng)的管理觀念容易降低圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作人員的工作積極性與熱情，使工作人員與管理人員之間產(chǎn)生隔閡，工作氣氛較凝重，從而影響工作效率與工作質(zhì)量。

而且受傳統(tǒng)管理觀念的影響，圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作人員更加注重內(nèi)部的管理，缺乏對(duì)外的宣傳，不能很好地與外界溝通，無(wú)法準(zhǔn)確、及時(shí)地獲取現(xiàn)代人對(duì)圖書館的要求，從而降低了圖書館的服務(wù)質(zhì)量，影響了圖書館的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）管理制度不健全。在傳統(tǒng)的管理觀念下，我國(guó)圖書館辦公室業(yè)務(wù)的管理制度仍然沿用從前的管理制度，傳統(tǒng)的管理制度只是針對(duì)管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的部分進(jìn)行管理，缺乏對(duì)整體的統(tǒng)一管理，這樣只能從表面上解決問(wèn)題，卻不能從根本上消除圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作中存在的弊病，同時(shí)監(jiān)督機(jī)制不健全，導(dǎo)致大部分圖書館業(yè)務(wù)管理工作人員在實(shí)際的工作中隨意性較大，不能規(guī)范自己的工作行為，在進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的收集、檔案信息的管理以及提供綜合服務(wù)等方面都無(wú)法很好地滿足人們的需要，更不能為圖書館領(lǐng)導(dǎo)人員提供有效的建議，從而降低了圖書館辦公室管理工作的質(zhì)量與水平。

（三）管理方法不科學(xué)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)的普遍應(yīng)用，人們?cè)诓殚喰畔r(shí)更加趨于現(xiàn)代化，可是現(xiàn)階段我國(guó)圖書館辦公室業(yè)務(wù)的管理方法仍然使用傳統(tǒng)的管理方法，缺少對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用以及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，而且圖書館辦公室是綜合服務(wù)的一個(gè)部門，要注重對(duì)服務(wù)工作的管理，而不是以行政管理為主。不科學(xué)的管理方法，降低了圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)質(zhì)量，從而影響到圖書館的整體發(fā)展。

（四）缺乏管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)?，F(xiàn)階段我國(guó)圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理的工作人員綜合素質(zhì)普遍較低，大多數(shù)的工作人員從事的是后勤工作，而后勤工作只是圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作中的一部分，更多的是對(duì)檔案信息的管理，信息數(shù)據(jù)的管理等一些管理工作，但是由于工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低，不能很好地從事信息數(shù)據(jù)的收集、整理，檔案信息的分類、保管等工作，而且隨著信息時(shí)代的到來(lái)，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在現(xiàn)代圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理中的應(yīng)用越來(lái)越普遍，但是現(xiàn)在的工作人員卻不能很好地掌握這些現(xiàn)代科技在圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作中的應(yīng)用，從而降低了工作效率與質(zhì)量，影響圖書館的進(jìn)一步發(fā)展。

三、圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理的創(chuàng)新發(fā)展

針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題，我們可以從以下幾方面對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展：

（一）創(chuàng)新工作內(nèi)容。想要提高圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理的工作水平，為讀者提供更好的服務(wù)，我們首先要對(duì)圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理的工作內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。在從前，圖書館的辦公室管理業(yè)務(wù)通常是數(shù)據(jù)的收集、整理，檔案信息的管理，提供后勤服務(wù)等，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，圖書館的辦公室業(yè)務(wù)管理工作內(nèi)容也應(yīng)該有所發(fā)展，才能緊跟時(shí)代的步伐，才能促進(jìn)圖書館的持續(xù)發(fā)展。這就要求我們?cè)趯?duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)該從信息的收集整理擴(kuò)展到數(shù)據(jù)信息的協(xié)調(diào)、傳遞等方面，而且在進(jìn)行檔案信息的管理時(shí)，我們同樣要承擔(dān)各種文書的起草、報(bào)送、反饋等工作，不應(yīng)該僅僅局限于檔案信息的整理與保存。我們應(yīng)該將圖書館辦公室的業(yè)務(wù)管理的范圍進(jìn)行合理的拓寬處理，豐富管理內(nèi)容，從而為讀者提供更加優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)，促進(jìn)圖書館的可持續(xù)發(fā)展。

（二）完善辦公室業(yè)務(wù)管理機(jī)制。我們應(yīng)該對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理機(jī)制進(jìn)行完善，從制度的角度出發(fā)，規(guī)范工作人員的工作行為，提高工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。這就要求圖書館管理者應(yīng)該對(duì)辦公室的業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行明確，同時(shí)對(duì)各個(gè)員工的崗位職責(zé)進(jìn)行規(guī)范，實(shí)行崗位責(zé)任制，使辦公室內(nèi)每個(gè)工作人員都能夠明確自己的工作職責(zé)，當(dāng)遇到問(wèn)題時(shí)也可以及時(shí)地找到對(duì)應(yīng)的人員予以解決，從而提高工作效率與團(tuán)隊(duì)協(xié)作的能力。

另外，圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該建立健全監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制，在監(jiān)督方面可以從兩個(gè)角度入手：第一設(shè)置專門的監(jiān)督管理人員，對(duì)圖書館辦公室內(nèi)的工作人員的工作行為進(jìn)行監(jiān)督。第二，依靠員工之間的互相監(jiān)督，因?yàn)楸O(jiān)督管理人員的精力畢竟有限，不能對(duì)工作人員進(jìn)行時(shí)時(shí)刻刻的監(jiān)督，所以利用員工之間的互相監(jiān)督可以在很大程度上提高監(jiān)督的力度與水平。同時(shí)我們也應(yīng)該建立健全激勵(lì)機(jī)制，可以對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的辦公室員工進(jìn)行物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，可以通過(guò)發(fā)放獎(jiǎng)金，樹(shù)立典型榜樣等方法激勵(lì)員工，充分發(fā)揮榜樣的力量，從而在辦公室間形成良性的競(jìng)爭(zhēng)，提高辦公室的業(yè)務(wù)管理水平。

（三）加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)管理工作人員的團(tuán)隊(duì)建設(shè)首先要加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，提高圖書館業(yè)務(wù)管理工作人員的專業(yè)知識(shí)與技能。圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該為員工提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，幫助員工提高自己的專業(yè)知識(shí)與技能水平。而且圖書館應(yīng)該為員工搭建經(jīng)驗(yàn)交流的平臺(tái)，例如定期舉辦一些經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等形式的活動(dòng)，鼓勵(lì)員工之間進(jìn)行交流溝通，借鑒彼此的工作經(jīng)驗(yàn)，相互學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步。其次，圖書館領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該注重對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理工作人員的思想政治工作，提高員工的思想政治覺(jué)悟，增強(qiáng)員工工作的責(zé)任心與積極性，這就要求圖書館管理者在進(jìn)行辦公室業(yè)務(wù)管理工作人員的思想政治教育時(shí)應(yīng)該創(chuàng)新思想政治教育的內(nèi)容與方法。社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步。傳統(tǒng)的思想政治教育的內(nèi)容與方法已經(jīng)不符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。因此要求圖書館領(lǐng)導(dǎo)者要對(duì)思想教育工作的內(nèi)容以及方式進(jìn)行創(chuàng)新。在內(nèi)容方面，圖書館領(lǐng)導(dǎo)者可以以馬列主義等一些傳統(tǒng)的思想教育內(nèi)容為基礎(chǔ)，結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展觀等政治思想和員工的生活實(shí)際來(lái)對(duì)員工進(jìn)行思想政治教育。給予員工人文主義精神的關(guān)懷，使工作人員更容易接受思想政治教育工作，提高自身的思想道德素質(zhì)。

我們?cè)陂_(kāi)展圖書館員工思想政治工作時(shí)要有針對(duì)性，對(duì)不同的員工進(jìn)行不同的思想政治教育。這就要求圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該密切關(guān)注圖書館員工的思想動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工思想上存在的問(wèn)題，然后進(jìn)行疏導(dǎo)開(kāi)解，幫助員工解決思想上存在的困惑，從而提高員工的思想政治覺(jué)悟，提高自身的思想道德水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上分析可知，我們可以從創(chuàng)新工作內(nèi)容、管理機(jī)制以及加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方面對(duì)圖書館辦公室業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高辦公室的工作效率與工作質(zhì)量，從而促進(jìn)圖書館的進(jìn)一步發(fā)展。

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