醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探討

文/唐山市工人醫(yī)院 吳昊

醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探討

文/唐山市工人醫(yī)院 吳昊

當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用還存在著一些亟須解決的問題，比如保密性不夠、規(guī)范化水平有待進(jìn)一步提高等，影響了醫(yī)院文書檔案管理的安全性，對(duì)此必須要加緊采取措施加以解決。本文主要就是對(duì)醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用進(jìn)行分析，首先指出了醫(yī)院文書檔案管理辦公自動(dòng)化中存在的問題，并為如何改進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用提出了一些建議，以期能夠讓醫(yī)院文書檔案管理更好地運(yùn)用辦公自動(dòng)化。

醫(yī)院文書檔案管理；辦公自動(dòng)化；問題與對(duì)策

在醫(yī)院文書檔案的管理中，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以顯著提高檔案辦公的效率與文書的利用效率，對(duì)于保證文件保存穩(wěn)定性與檔案資源共享而言有著重要的意義，可見辦公自動(dòng)化應(yīng)用在醫(yī)院文書檔案管理過程中的重要性。本文就是關(guān)于醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用的探討。

一、醫(yī)院文書檔案管理辦公自動(dòng)化中存在的問題

（一）電子文件的保密性有待加強(qiáng)。進(jìn)入新時(shí)期以來，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)得到了高速的發(fā)展，促進(jìn)了社會(huì)各行各業(yè)的快速發(fā)展與變化，也使得辦公方式逐漸從人工化向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，這樣一來紙質(zhì)文件也就轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮游募?，這是文件形式發(fā)生的一次重大變革，當(dāng)文體載體出現(xiàn)了巨大的變化之后，電子文件在形式與內(nèi)容上更加豐富,但同時(shí)其穩(wěn)定性也比較低，很多不確定因素都會(huì)影響其穩(wěn)定性，大大降低了其保密性。比如，電子文件內(nèi)容的修改一般都不會(huì)有修改痕跡留下，雖然目前已經(jīng)針對(duì)這個(gè)問題研發(fā)出了相關(guān)的技術(shù)軟件，目的就是為了防止對(duì)檔案信息進(jìn)行偽造，但較紙質(zhì)文件而言，電子文件的穩(wěn)定性明顯還不足，這也是引起其保密性不強(qiáng)的重要原因。

（二）文書檔案管理的規(guī)范性有待加強(qiáng)。對(duì)于當(dāng)前很多醫(yī)院來說，其都普遍存在文書檔案管理不規(guī)范化的問題，比如文件檔案分類的不規(guī)范、檔案編號(hào)的混亂以及卷宗名稱的不合理等。從多數(shù)醫(yī)院采取的檢索文書檔案的方式看來，可以將其分為兩大類，分別是電子類與人工類，而絕大部分醫(yī)院采取的檢索方式還是以人工為主，不僅效率低下，而且還常常會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩匾鸸ぷ鞯氖д`。

二、改進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動(dòng)化應(yīng)用的對(duì)策

（一）增強(qiáng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴Ｔ趯?shí)際的醫(yī)院文書檔案管理工作中，在傳輸電子檔案的時(shí)候受到各方面因素的影響無可避免地會(huì)遇到一些風(fēng)險(xiǎn)，為了保證電子檔案的完整性與有效性，因此必須要將風(fēng)險(xiǎn)控制在最小范圍內(nèi)，提高電子方案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩潭?。首先，?duì)于醫(yī)院文書檔案管理工作人員而言，其要重視檔案設(shè)備的檢查工作，要定期定時(shí)對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行全面細(xì)致的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，如此才能夠立即采取措施加以解決。同時(shí)還要定期維護(hù)與清理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器與相關(guān)設(shè)備，設(shè)置專人對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督。其次，在醫(yī)院文書檔案管理工作中要重視身份驗(yàn)證，增強(qiáng)防火墻設(shè)置，在傳輸與儲(chǔ)存檔案的時(shí)候，要保證檔案信息的完整性與安全性。

（二）提高醫(yī)院文書檔案的信息化工作的計(jì)劃性與有序性。要想做好醫(yī)院文書檔案信息化工作，就必須要從醫(yī)院的整體規(guī)劃要求出發(fā)，對(duì)醫(yī)院實(shí)際工作情況與需求進(jìn)行充分考慮，在此基礎(chǔ)上做出合理的工作計(jì)劃書。在建設(shè)醫(yī)院文書檔案管理辦公自動(dòng)化的過程中，要對(duì)所有環(huán)節(jié)的特殊性與安全性進(jìn)行充分考慮，再建立一套與之相適應(yīng)的管理系統(tǒng)，為醫(yī)院文書檔案的數(shù)據(jù)管理創(chuàng)造便利的環(huán)境。

（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能與專業(yè)水平。首先，要加大對(duì)硬件建設(shè)的投入力度，讓醫(yī)院文書檔案管理工作的硬件環(huán)境得到改善，提高工作效率與水平，醫(yī)院文書檔案的管理人員要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的使用方法，提高管理工作的科學(xué)性。其次，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)從事醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，要不斷充實(shí)管理人員的管理知識(shí)與專業(yè)知識(shí)，管理人員自己也要意識(shí)到自身工作的重要性，主動(dòng)學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化等計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，在醫(yī)院文書檔案管理工作中充分發(fā)揮出辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)。

三、結(jié)語

綜上所述可知，在醫(yī)院檔案中，文書檔案是一個(gè)重要的組成部分，其所記錄的信息有助于醫(yī)院對(duì)自身的發(fā)展歷程進(jìn)行反思，有利于提高醫(yī)療事業(yè)的服務(wù)水平。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革也得到了深入的實(shí)施，這促使醫(yī)院文書檔案管理開始進(jìn)入了新的階段，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，就必須要做好其中的文書檔案管理工作，切實(shí)提高醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化水平，運(yùn)用辦公自動(dòng)化來提高醫(yī)院文書檔案管理的有效性，保證醫(yī)院的發(fā)展能夠與時(shí)代發(fā)展的潮流與要求相適應(yīng)，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的更好發(fā)展。

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