云技術(shù)中檔案資源共享與管理體系構(gòu)建

文/大連交通大學(xué)檔案館　李芳

云技術(shù)中檔案資源共享與管理體系構(gòu)建

文/大連交通大學(xué)檔案館李芳

云技術(shù)具有計(jì)算能力強(qiáng)、成本低、安全性高等特點(diǎn)，并在社會(huì)領(lǐng)域產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。將云技術(shù)運(yùn)用于檔案服務(wù)領(lǐng)域，是檔案信息資源共享與發(fā)展的必然之路。

云技術(shù)；檔案；資源共享

云技術(shù)是一種新型的計(jì)算和服務(wù)模式，是網(wǎng)絡(luò)計(jì)算、分布式計(jì)算、并行計(jì)算、虛擬化、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展相融合的產(chǎn)物。它旨在通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把分布的實(shí)體整合成功能強(qiáng)大的計(jì)算系統(tǒng)，并借助Saas、PssS、IaaS、MSP等先進(jìn)的商業(yè)模式把強(qiáng)大的計(jì)算能力分布到終端用戶手中。云計(jì)算作為IT產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，在眾多行業(yè)得到廣泛應(yīng)用，已被人們廣泛認(rèn)可。用云技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享是指以云理論為技術(shù)指導(dǎo)，通過云服務(wù)平臺(tái)將檔案信息資源整合起來，形成檔案云，并借助云平臺(tái)超強(qiáng)的計(jì)算能力和其本身所具有的安全性高、成本低等特性提高檔案資源共享的效率。云技術(shù)的應(yīng)用給檔案館資源管理和共享帶來了很多啟示。

一、云技術(shù)對(duì)檔案資源共享和信息化的影響和啟示

目前，我國(guó)各地都迅速擴(kuò)展了檔案信息化的投入，但基本都是以各檔案館為單位進(jìn)行，需投入大量的人力、物力。為此，在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，顯出一些問題：檔案信息資源整合不完整、沒有合理統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)指標(biāo)、共享效率低、檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題顯著等。為解決信息化建設(shè)中存在的這些實(shí)際問題，云技術(shù)給我們提供了嶄新的思路，給我們以啟迪。

（一）利用云技術(shù)所具有的資源共享、服務(wù)靈活、統(tǒng)一存儲(chǔ)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等特點(diǎn)。檔案館可根據(jù)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備條件，構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案云內(nèi)檔案信息的統(tǒng)一管理。實(shí)現(xiàn)檔案資源共享最大化。

（二）檔案用戶可以快速、有效地利用檔案資源。云技術(shù)為檔案存儲(chǔ)提供了無限的使用空間，避免了本地存儲(chǔ)空間受限的困擾。檔案云技術(shù)為用戶提供的檢索途徑統(tǒng)一、方便，檢索效率高、功能強(qiáng)，可同時(shí)解決多用戶數(shù)據(jù)請(qǐng)求。

（三）采用云技術(shù)成本低，可靠性高。采用云技術(shù)存儲(chǔ)檔案信息，各地檔案館不必再分別購買服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件等，同時(shí)減少了設(shè)備維護(hù)和人員管理等工作，極大程度減少了投資成本。檔案云技術(shù)的統(tǒng)一管理，有其嚴(yán)格的權(quán)限和保密制度，保證數(shù)據(jù)安全。

二、基于云技術(shù)構(gòu)建檔案資源共享與“檔案云”管理體系

（一）云技術(shù)環(huán)境下檔案資源共享的價(jià)值分析。檔案云共享模式將分散的檔案信息資源集中起來，節(jié)約成本、提高效率、優(yōu)化資源，提高檔案資源社會(huì)配置效率。加快檔案資源融入社會(huì)體系的進(jìn)程。通過云技術(shù)整合檔案信息資源，可提升檔案資源利用率，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)利用最大效益。

（二）構(gòu)建可靠、安全的檔案云存儲(chǔ)平臺(tái)。檔案云存儲(chǔ)平臺(tái)把檔案數(shù)據(jù)交云存儲(chǔ)統(tǒng)一管理，各地檔案館只需較少幾臺(tái)訪問終端PC，無需配備更多軟件和硬件設(shè)置，也不需專業(yè)檔案員進(jìn)行維護(hù)，可減少很多工作量。各地檔案館可根據(jù)本館的實(shí)際需要申請(qǐng)?jiān)贫说姆?wù)存儲(chǔ)空間，節(jié)約了管理和運(yùn)行成本，也提高了工作效率。

（三）構(gòu)建檔案資源共享與利用的服務(wù)云平臺(tái)。服務(wù)云平臺(tái)是檔案資源共享與利用的核心和基礎(chǔ)。目前，推進(jìn)檔案云技術(shù)的重點(diǎn)就在于服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)和管理?？紤]到開展檔案云技術(shù)處于起步階段和一些檔案需保密等情況，可建立一些基礎(chǔ)性服務(wù)平臺(tái)，方便檔案資源的管理和維護(hù)，為檔案共享與利用提供良好的后臺(tái)保障。

（四）構(gòu)建檔案資源共享的軟件平臺(tái)。研究檔案資源服務(wù)流程，遵照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案資源共享與管理的基礎(chǔ)軟件平臺(tái)，從而把分散的、異地的檔案資源集成起來實(shí)現(xiàn)檔案集中管理。保證檔案資源信息在組織、收集、開放利用等環(huán)節(jié)有效流轉(zhuǎn)。

（五）制定云技術(shù)環(huán)境下，檔案資源共享的政策與制度。

將云技術(shù)運(yùn)用于檔案服務(wù)利用，給檔案管理帶來了無限的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在運(yùn)用的同時(shí)，不能缺少安全方面的考慮。從云技術(shù)上來說，檔案云的應(yīng)用是非常有優(yōu)勢(shì)的，但我們最擔(dān)心、考慮最多的就是安全方面。為此，檔案云的應(yīng)用面臨著科學(xué)管理、技術(shù)指導(dǎo)、政策與制度等多方面的問題。檔案云技術(shù)必須要遵守國(guó)家法律法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，要規(guī)劃安全體系、安全管理、安全培訓(xùn)、安全戰(zhàn)略、安全流程等。

三、檔案云技術(shù)發(fā)展過程中面臨的實(shí)際問題

（一）云技術(shù)存儲(chǔ)檔案，數(shù)據(jù)安全問題。云技術(shù)的應(yīng)用給我們帶來了巨大的便利，同時(shí)，由于檔案的保密性和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問題等使檔案云存在安全方面的隱患。為確保信息安全有效，不僅需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加強(qiáng)和改進(jìn)，也需要檔案法律法規(guī)的進(jìn)一步約束。安全性方面包括數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、應(yīng)用安全、應(yīng)急安全等方面的措施與辦法。云技術(shù)就要采用安全機(jī)制，增強(qiáng)云端檔案存儲(chǔ)平臺(tái)的安全模式，基于其強(qiáng)大的核心處理能力，加強(qiáng)服務(wù)層安全體系，讓使用者信任云端提供的檔案信息資源。

（二）云技術(shù)存儲(chǔ)檔案，數(shù)據(jù)隱私問題。云技術(shù)給網(wǎng)絡(luò)用戶帶來諸多方便的同時(shí)，也不可避免地存在一些不足，因而有可能對(duì)用戶的隱私安全問題存在威脅。為保證存儲(chǔ)在云端的數(shù)據(jù)不被非法利用，就需要有先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和相關(guān)法律法規(guī)的約束。

（三）云技術(shù)存儲(chǔ)檔案，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題。云技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題，一直以來都是信息化領(lǐng)域難解決的問題。近來，隨著檔案信息化的不斷發(fā)展和應(yīng)用，人們?cè)絹碓揭庾R(shí)到信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定的重要性。同時(shí)，云計(jì)算企業(yè)也開始關(guān)注技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題，并提出相關(guān)管理策略。因此，企業(yè)和用戶都要遵從國(guó)家制定的法律法規(guī)，保證數(shù)據(jù)和人員的可控制性，為檔案云技術(shù)的安全運(yùn)用保駕護(hù)航。

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