政府辦公自動化現(xiàn)存問題及發(fā)展趨勢研究

文/青島第二中學(xué)　王啟迅

政府辦公自動化現(xiàn)存問題及發(fā)展趨勢研究

文/青島第二中學(xué)王啟迅

本文以當(dāng)前政府辦公自動化的三個特點為切入點，分析了政府辦公自動化中現(xiàn)存的問題，包括平臺建設(shè)標準不統(tǒng)一、移動辦公應(yīng)用進展緩慢、對涉密內(nèi)容識別能力有限等，從而引出對于政府辦公自動化未來標準化、移動化和智能化的發(fā)展趨勢。

政府辦公自動化；辦公系統(tǒng)平臺

計算機的誕生讓人們對數(shù)據(jù)的處理變得更為高效，21世紀以來互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，讓信息的傳遞更加便捷?，F(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為科學(xué)研究、行政辦公、教育學(xué)習(xí)等各類工作生活中不可或缺的環(huán)境支撐，加上軟件研發(fā)能力的快速提高，辦公自動化也在這些年里得到了前所未有的發(fā)展。政府作為公共管理者，自然順應(yīng)時代的潮流，通過政府辦公自動化的建立和推廣，大大提高了政務(wù)辦公效率，節(jié)約了辦公成本，減輕了政府機關(guān)人員的工作負擔(dān)，政府管理效能得以放大，可以說，政府辦公自動化是建立節(jié)約型、高效型政府的必要技術(shù)保障。

一、概述

辦公自動化（Office Automatic）簡稱OA，是上世紀60年代提出的概念，一般是指利用通信技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公管理方法，將人們辦公的部分業(yè)務(wù)活動經(jīng)由辦公人員以外的其他各種先進辦公設(shè)備，并由辦公人員和這些辦公設(shè)備共同構(gòu)成一個人機信息處理系統(tǒng)，從而完成相應(yīng)任務(wù)的一個連續(xù)過程。政府辦公自動化就是借助OA系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)辦公提供自動化信息服務(wù)。我國政府辦公自動化起步于1992年，國務(wù)院辦公廳提出了在全國政府系統(tǒng)推行辦公自動化，自此，我國政府系統(tǒng)進入辦公自動化的變革時代。

在自動化模式下的政府辦公系統(tǒng)，主要是以上級政府、下屬部門、國有企業(yè)以及村（居）委或者村（市）民為服務(wù)對象進行的。在相對比較復(fù)雜的公文中，為了保證信息上傳、下發(fā)的順利或者是向上級辦公的高效性，提高工作效率，就需要通過辦公自動化來逐步實現(xiàn)無紙化辦公，這樣公文的傳輸速度被大幅提高，而且在辦公自動化系統(tǒng)中，通過移動辦公、遠程辦公等形式，能夠第一時間安排本人或領(lǐng)導(dǎo)的工作日程和處理收發(fā)文等行政辦公任務(wù)。

二、政府辦公自動化的應(yīng)用特點

隨著信息時代的到來，政府部門的工作量和信息處理量都在不斷增加，對辦公自動化的依賴程度逐漸增多，因此辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用也越來越受到政府部門的重視。辦公自動化技術(shù)和政府部門辦公職能不斷地整合，應(yīng)用的技術(shù)也在快速發(fā)展，使得辦公自動化由最初的數(shù)據(jù)處理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑻幚淼钠脚_，而且從信息處理轉(zhuǎn)向了知識處理。隨著辦公自動化的發(fā)展蔓延，越來越多的黨政機關(guān)工作人員開始使用并依賴于辦公自動化系統(tǒng)，從最初的機關(guān)辦公室人員，逐步延伸至中層管理人員再到上級領(lǐng)導(dǎo)，辦公自動化為黨政機關(guān)全體工作人員帶來了信息共享和高速傳遞的便利，應(yīng)用至今，其三個特點被越發(fā)凸顯放大：

（一）信息共享性。政府辦公自動化對信息的利用由最初簡單的電子郵件、群郵件發(fā)展到Web的構(gòu)建應(yīng)用，再到PC終端和移動終端，形成了辦公數(shù)據(jù)庫，黨政機關(guān)工作人員能夠借助多種方式獲取、存儲和加工利用辦公數(shù)據(jù)信息，最終實現(xiàn)信息資源的高度共享。

（二）網(wǎng)絡(luò)協(xié)同性。政府辦公自動化系統(tǒng)在使用中從單機作業(yè)發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)協(xié)同作業(yè)，可以讓多臺計算機終端分別在Internet和Intranet兩種環(huán)境中同時根據(jù)不同的工作需求進行各自的自動化辦公，方便了日常辦公中公文的收發(fā)、信息的調(diào)度以及召開網(wǎng)絡(luò)會議等活動。

（三）平臺互動性。通過對OA系統(tǒng)的不斷補充完善和升級擴容，在政府辦公系統(tǒng)的大平臺之下，逐漸出現(xiàn)了以各個部門為單元，以部門內(nèi)的科室為單位的辦公子平臺，每個子平臺既可以形成獨立的辦公系統(tǒng)，也能夠與其他子平臺、上級平臺互聯(lián)互通，有效加強了各部門間以及各單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享和信息交流，使政府部門之間的運作更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

三、政府辦公自動化中存在的問題

這些年來，政府辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)與黨政機關(guān)工作人員的辦公習(xí)慣其實一直在相互適應(yīng)，系統(tǒng)要不斷滿足人員的辦公要求，人員也要不斷學(xué)習(xí)如何更好地使用系統(tǒng)，在這個過程中難免會出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的情況，加上時代的不斷更新，無論是科學(xué)技術(shù)還是人們的生活工作習(xí)慣，都在快速變化著，因此政府辦公自動化發(fā)展至今也遇到一些問題，主要表現(xiàn)在：

（一）平臺建設(shè)標準不統(tǒng)一。我國各級黨政機關(guān)對辦公自動化平臺的開發(fā)應(yīng)用存在很大差異，比如各省廳內(nèi)部都有獨立的行政辦公基礎(chǔ)平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)對省級機關(guān)單位、各市（縣）部分部門之間的跨單位間事務(wù)處理，但由于部分發(fā)達地市對本級平臺進行了獨立開發(fā)和應(yīng)用，辦公平臺逐漸被分散管理，而且缺少統(tǒng)一的標準和規(guī)范，各平臺間難以相互兼容和開放，從而出現(xiàn)部分單位需要在多個平臺上同時辦公，既影響了辦公效率，又增加了系統(tǒng)維護成本。

（二）移動辦公應(yīng)用進展緩慢。雖然辦公自動化發(fā)展至今已經(jīng)為政府部門日常辦公帶來了極大的便利，但仍舊限制于計算機終端的操作，在遠程辦公、移動辦公方面還不能滿足工作人員的需求，尤其是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)干部或工作人員外出、開會時，移動辦公能力的不足就會凸顯。移動辦公發(fā)展的滯后，其實并非技術(shù)因素，主要是基于對保密安全的考慮，現(xiàn)有移動終端基本都是依賴于互聯(lián)網(wǎng)，但政府辦公系統(tǒng)卻要求必須與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，這個矛盾是阻礙移動辦公發(fā)展的最大障礙，因此即便有些地區(qū)開發(fā)并使用了政府移動辦公APP，但由于各種安全因素不能在某些品牌的移動終端使用，覆蓋面必然難以擴大。

（三）對涉密內(nèi)容識別能力有限。目前我國大部分的政府辦公自動化平臺都是非涉密內(nèi)部辦公系統(tǒng)，所以涉密內(nèi)容都一律禁止上傳至此類平臺中，而現(xiàn)有的對涉密內(nèi)容的識別方式除了對個別極關(guān)鍵字眼的檢索識別外，大多是基于對帶有“密”字標識的文件進行檢索識別，無法對文件內(nèi)容是否涉密進行精準識別。也就是說，假如有工作人員主動違規(guī)操作，將密級文件去掉“密”字標識，僅把文件內(nèi)容上傳至系統(tǒng)平臺，卻無法被識別，將導(dǎo)致泄密事故發(fā)生。因此，現(xiàn)有辦公自動化平臺還需要更高級別的智能化改進，提高對涉密內(nèi)容的識別能力。

四、政府辦公自動化未來發(fā)展趨勢

政府辦公自動化畢竟是基于科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，因此其未來發(fā)展趨勢，也必定會跟隨于整個時代的發(fā)展步伐。根據(jù)之前對于其存在問題的分析，也基本可以梳理出政府辦公自動化未來的發(fā)展趨勢，主要表現(xiàn)在：

（一）標準化。在現(xiàn)有大大小小的各級政府辦公自動化平臺基礎(chǔ)上，將有一個能夠覆蓋全國范圍、能夠同時進行橫向縱向信息傳遞的母平臺，并建立統(tǒng)一的兼容標準來整合各級子平臺，在此條件下，給予地方政府和各級部門充分的自主研發(fā)和操作空間，能夠根據(jù)各自不同的工作特點和需要，設(shè)置個性化功能，以保證在能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)、跨部門處理事務(wù)的基礎(chǔ)上依然不影響內(nèi)部辦公的高效性。

（二）移動化。隨著技術(shù)的發(fā)展，保密安全與互聯(lián)網(wǎng)之間的矛盾必然能夠得到解決，可以是單純通過技術(shù)手段保證移動設(shè)備在連入互聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下的保密安全，也可以是在繼續(xù)保持與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離的狀態(tài)下通過豐富密鑰介質(zhì)種類來引入全新的移動設(shè)備，比如將指紋識別、聲音識別或手勢識別等方式融入政府辦公系統(tǒng)專用移動設(shè)備中，還能有效防范設(shè)備丟失被侵入等問題。

（三）智能化。這無疑是未來政府辦公自動化發(fā)展中最具挑戰(zhàn)性的突破，但人工智能對于未來社會的影響必然會對政府辦公智能化的發(fā)展有強力的推動作用。在智能化的狀態(tài)下，將會更進一步解放工作人員的低效勞動，節(jié)約辦公成本，提高辦公效率，而且能夠有效彌補現(xiàn)有系統(tǒng)對辦公人員主動違規(guī)操作行為的監(jiān)管缺失。

五、結(jié)語

我國政府辦公自動化建設(shè)雖然在這些年來取得了長足進步，但還并不成熟，隨著科學(xué)技術(shù)的革新和管理水平的提高，政府辦公自動化必將向著更優(yōu)化、更穩(wěn)定、更安全的方向發(fā)展，成為推動我國建設(shè)高效型、節(jié)約型政府的重要技術(shù)保障。

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