淺談辦公自動化文書檔案管理的問題與對策

文/福建省億力文化傳媒有限公司　林欽

淺談辦公自動化文書檔案管理的問題與對策

文/福建省億力文化傳媒有限公司林欽

衡量單位檔案管理水平的重要標準就是文書檔案管理，這是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。社會發(fā)展的歷史過程都詳細地記錄在文書檔案中，它將基本建設(shè)、問題處理、研究開發(fā)以及領(lǐng)導(dǎo)決策等方面的成果與過程都客觀地展示出來?？茖W(xué)技術(shù)水平的快速發(fā)展使得文書檔案辦公自動化的應(yīng)用范圍也越來越廣泛，其帶給我們工作更多便捷的同時，也依舊存在著較多的問題和缺陷。

辦公自動化；文書檔案管理；策略

隨著我國改革開放的不斷深入與市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個全新的臺階。文書檔案管理的辦公自動化一般依靠電子計算機等新型辦公設(shè)備與技術(shù)來迅速、準確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動化的應(yīng)用有著很好的發(fā)展前景和巨大的優(yōu)勢，同時它還有一系列的問題需要處理，這就要求管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度需要不斷加快，同時借助科學(xué)有效的手段提高文書檔案的保密性，進而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開展。

一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業(yè)性和技術(shù)性結(jié)合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質(zhì)，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養(yǎng)只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用進行熟練的掌握，同時對傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)、原則、方法和理論也要相當(dāng)熟悉，進而才能以較高水平的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)將文書檔案工作的管理水平進一步提高。

（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導(dǎo)致文件內(nèi)容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發(fā)現(xiàn)改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質(zhì)文件一樣進行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導(dǎo)致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性，同時也嚴重削弱了文件自身的保密性。

二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略

文書檔案管理中，辦公自動化的有效應(yīng)用具有得天獨厚的優(yōu)勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進行著手解決。

（一）積極進行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善。文書檔案辦公自動化應(yīng)用的前提是必須擁有電子計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及其他類型的數(shù)字化設(shè)備，所以，加快硬件設(shè)備的建設(shè)速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用之中，就必須對文檔管理的硬件環(huán)境進行改善，加快檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度，進而完成文檔技術(shù)設(shè)備與管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，使得檔案管理水平得到進一步的提高。

（二）促使檔案管理人員實現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機結(jié)合。在實現(xiàn)檔案管理辦公自動化的進程中，檔案管理人員的現(xiàn)代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理工作還存有工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平不高亦或是技術(shù)“文盲”的現(xiàn)象，這就致使部分現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理的過程中不能充分地發(fā)揮出自身的優(yōu)勢與作用，實現(xiàn)文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅猛的新環(huán)境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進行強化，認清時代發(fā)展的形勢，借助學(xué)習(xí)或者是培訓(xùn)來主動掌握以往的檔案管理的技術(shù)、原則、方法以及理論等專業(yè)技能，除此之外，還應(yīng)該不斷增強對計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的掌握能力，進而完成自身專業(yè)化與現(xiàn)代化的有效結(jié)合。

（三）加強對系統(tǒng)自動化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局。確保網(wǎng)絡(luò)安全，提高網(wǎng)絡(luò)完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務(wù)進行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現(xiàn)有效的隔離防護。通常來講，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻基本都具有認證機制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業(yè)務(wù)進行封堵；檢測和告警網(wǎng)絡(luò)攻擊；管理進出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問行為；記錄經(jīng)過防火墻的信息和活動內(nèi)容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進一步提高。

三、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理工作是現(xiàn)階段社會經(jīng)濟發(fā)展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關(guān)，衡量一個單位管理水平的重要標準就是是否實行全面科學(xué)化的文書檔案管理。這就對相關(guān)部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質(zhì)，加強對文書檔案管理工作的重視，促進各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標準化、安全化和規(guī)范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規(guī)化的道路發(fā)展，保障社會效益與經(jīng)濟效益的最終實現(xiàn)。

[1]張亞平.淺談辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用[J].山西檔案，2013（07）：36-37.

[2]路艷.淺談應(yīng)用辦公自動化進行文書檔案管理[J].新經(jīng)濟，2013（12）：23-25.