基于人事檔案審核工作的思考

文/江蘇省特種設(shè)備安全監(jiān)督檢驗(yàn)研究院蘇州分院　陳慰

基于人事檔案審核工作的思考

文/江蘇省特種設(shè)備安全監(jiān)督檢驗(yàn)研究院蘇州分院陳慰

干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，是維護(hù)干部合法權(quán)益的重要憑證，是研究組織干部工作規(guī)律的重要史料，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。因此，做好干部人事檔案管理工作至關(guān)重要。認(rèn)真做好檔案專項(xiàng)審核工作，才能確保人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。

干部人事檔案專項(xiàng)審核；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；解決問(wèn)題

為深入貫徹落實(shí)省質(zhì)監(jiān)局蘇質(zhì)監(jiān)黨發(fā)〔2015〕12號(hào)（關(guān)于印發(fā)《省質(zhì)監(jiān)局干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》的通知）文件精神，根據(jù)省院工作部署，蘇州分院于2015年4月開始著手干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，至目前為止已基本完成。在此期間，本人作為主管人事工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，受省院人事部門委托，曾多次對(duì)其它多個(gè)分院的人事檔案進(jìn)行了審核和抽查。現(xiàn)結(jié)合本次審核工作，就如何做好人事檔案管理工作談一些做法和個(gè)人想法。

一、高度重視，組織實(shí)施

為做好本次專項(xiàng)審核工作，分院領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視，制定了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作方案，做到組織到位，分工明確，責(zé)任到人。采取兩人一組審核并由主管領(lǐng)導(dǎo)審定的方法進(jìn)行。即先由檔案員初審、由檔案部門負(fù)責(zé)人復(fù)審，再由分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)專家審定，逐卷逐頁(yè)查問(wèn)題，認(rèn)真排查風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。審檔人員經(jīng)相關(guān)部門專業(yè)培訓(xùn)后，嚴(yán)格按照有關(guān)政策，本著尊重歷史、尊重事實(shí)的原則，重點(diǎn)審核了“三齡二歷一身份”等信息，以及檔案材料是否涂改造假、重要原始材料是否規(guī)范完整，是否存在以不實(shí)信息獲取利益等現(xiàn)象。審核完成后，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行了集中，再請(qǐng)有關(guān)專家進(jìn)行確認(rèn)并請(qǐng)示上級(jí)有關(guān)部門最終審定。

二、審核到位，完善補(bǔ)充

我們針對(duì)材料不齊全、不規(guī)范的，按規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充或說(shuō)明；干部重要信息記載不一致的，嚴(yán)格按照相關(guān)政策規(guī)定進(jìn)行認(rèn)定。根據(jù)認(rèn)定結(jié)果，規(guī)范填寫，形成了每名干部的《干部任免審批表（檔案審核專用）》，認(rèn)定有問(wèn)題的，形成了《干部人事檔案專項(xiàng)審核認(rèn)定表》，由所在單位黨組織進(jìn)行反饋，與干部本人見面，進(jìn)行簽字確認(rèn)。對(duì)于干部職工信息認(rèn)定有變動(dòng)的，耐心向他們講清政策規(guī)定、利害關(guān)系和紀(jì)律要求，力爭(zhēng)消除誤解、打消顧慮。與此同時(shí)收集整理了學(xué)歷、學(xué)位材料、年度考核登記表、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、工資材料、干部任免材料等進(jìn)行歸檔整理。在本次專項(xiàng)審核中，本人共審核76名在職干部職工檔案，其中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題110處，收集、補(bǔ)充、整理入檔65份。材料整理入檔后，添加新的檔案目錄，再按省院要求定做最新檔案裝具，并全部進(jìn)行了更換。我們還借此次檔案審核的契機(jī)，專門設(shè)置了人事檔案工作室，配備了專門的電腦等辦公設(shè)備，進(jìn)一步提高了工作的規(guī)范化和管理效率，更進(jìn)一步推進(jìn)了干部檔案信息化進(jìn)程。

三、慎重對(duì)待，解決問(wèn)題

對(duì)于審核中出現(xiàn)的問(wèn)題，我們嚴(yán)格按政策和文件規(guī)定，尊重歷史的原則，對(duì)出現(xiàn)較多的問(wèn)題，我們是這么解決的：

1.鑒于有的干部檔案中記載出生日期的材料比較多，散見于各個(gè)類別的材料中，比如履歷、自傳、學(xué)歷學(xué)位、工資調(diào)整表、任免等材料，我們依據(jù)檔案里最早出現(xiàn)年齡的那份材料（一般是《入團(tuán)志愿書》），同時(shí)還通過(guò)邏輯推理來(lái)核定其出生年月。

2.對(duì)姓名中出現(xiàn)多音字或多名字的，請(qǐng)其“出示更改證明”。比如我們單位有一名職工，在檔案中出現(xiàn)了兩個(gè)名字，一個(gè)是*東東，另外一個(gè)*東，雖然從檔案中我們能推斷其為同一人，我們還是要求派出所出具了兩名字為同一人的證明。

3.早期材料具備真實(shí)性，但是沒有蓋章，認(rèn)定為事實(shí)依據(jù)。

4.最早期材料僅記載出生年份，沒有記載月份的。按照時(shí)間順序，如果第二早的材料記載的年份相同，則把該份材料的月份作為認(rèn)定依據(jù)；如果年份不同，就不作為認(rèn)定依據(jù)。

5.對(duì)于學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、職稱材料、考察材料和任免材料的審核，根據(jù)干部本人最新任免材料和履歷材料所記載的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、任職經(jīng)歷，反向倒查之前的學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、職稱材料、考察材料和任免材料是否齊全，相互印證。

6.首份工作的時(shí)間和工資定級(jí)表時(shí)間不一致的，以定級(jí)表時(shí)間為準(zhǔn)。

7.參加工作時(shí)間不一致，以定級(jí)表的起薪日為準(zhǔn)，定級(jí)表上有兩個(gè)時(shí)間，一個(gè)是表上寫的參加工作時(shí)間，一個(gè)是批準(zhǔn)的起薪時(shí)間，以起薪時(shí)間為準(zhǔn)，前后對(duì)比，綜合研判。

8.未滿18周歲參軍入伍的，參加工作時(shí)間從批準(zhǔn)參軍入伍時(shí)間算起。

9.對(duì)于因特殊原因沒有及時(shí)歸檔的檔案材料，根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同，可以分別采取補(bǔ)充收集、復(fù)制和重新制作填寫等不同方式來(lái)整改。

四、認(rèn)真梳理，分析原因

1.出生日期的前后不一致，有公歷與農(nóng)歷、采用虛歲等不同習(xí)慣造成的，也有筆誤，也有個(gè)別人為滿足入學(xué)、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意所為。

2.姓名出現(xiàn)多音字或多名字，是歷史原因造成的，在沒有居民證的年代，人們對(duì)自己的名字隨意換用與其他同音的字，總之沒有確定名字的意識(shí)。

3.對(duì)于干部履歷表、鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)人員登記表、干部任免審批表、學(xué)歷材料、年度考核表、職稱等材料的缺失主要原因在于人事檔案管理部門沒有及時(shí)組織填寫、收集歸檔，還有干部職工本人檔案管理意識(shí)薄弱，未及時(shí)上交檔案管理部門而造成的。

然而，目前的現(xiàn)狀是，各單位人事檔案管理人員都是兼職，沒有時(shí)間精力來(lái)做好這項(xiàng)工作，也沒更多的時(shí)間去從個(gè)人手上收集，以致造成對(duì)應(yīng)的材料不能及時(shí)、完整歸檔。

五、多方著手，提高水平

通過(guò)這次人事檔案專項(xiàng)審核，針對(duì)存在這么多問(wèn)題及目前人事檔案工作狀況，為不斷提高人事檔案管理水平，我有以下粗略的想法和建議：

（一）嚴(yán)格日常管理，嚴(yán)把材料審核關(guān)。要嚴(yán)格按照中組部《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》的要求，嚴(yán)把檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)新納入管理范圍的干部檔案進(jìn)行審核，對(duì)擬存檔的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，確保材料真實(shí)性，嚴(yán)格遵守干部人事檔案有關(guān)管理規(guī)定。

（二）加強(qiáng)信息利用，提供保障。1.嚴(yán)格執(zhí)行干部任前檔案審核制度。要將干部任前檔案審核作為干部選拔任用的必經(jīng)程序和干部監(jiān)督的有力手段，對(duì)所有擬選拔任用干部、新進(jìn)干部的檔案，均進(jìn)行嚴(yán)格審核。任前審核中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的，立即查核，未核準(zhǔn)前一律暫緩考察并停止任職、錄用程序。2.做好相關(guān)信息的利用。在此次專項(xiàng)審核中，審檔人員嚴(yán)格按照相關(guān)政策規(guī)定，將每一名干部的基本信息予以審核確認(rèn)，規(guī)范填寫了《干部任免審批表》。在下一步工作中，要及時(shí)更新人員數(shù)據(jù)信息，為組織決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。

（三）提高管理水平，完善制度。對(duì)單位人員達(dá)到一定數(shù)量的設(shè)置專崗，設(shè)專人負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，制定、完善檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度。

（四）開展專題培訓(xùn)，打下基礎(chǔ)。經(jīng)常組織員工、干部開展講座，提高大家的歸檔意識(shí)和專業(yè)水平，變被動(dòng)為主動(dòng)，同時(shí)更應(yīng)對(duì)檔案管理人才的信息化培訓(xùn)和進(jìn)行統(tǒng)一的人事檔案信息化規(guī)范指導(dǎo)，為建立全面性的人事檔案信息化管理，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)時(shí)跟蹤。管理人員跟蹤、收集，形成管理網(wǎng)絡(luò)，比如參加培訓(xùn)人員、職稱評(píng)審人員、出國(guó)人員、獎(jiǎng)懲人員，檔案人員首先要獲取這些人員名單，然后跟蹤，及時(shí)收集，最后一一歸檔。

總之，人事檔案的管理工作一定要從實(shí)際出發(fā)，通過(guò)“三化”管理（標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化）和創(chuàng)新的科學(xué)模式來(lái)提升管理的效率，促使單位內(nèi)部的良性運(yùn)行和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。

[1]國(guó)家干部人事管理制度改革創(chuàng)新實(shí)務(wù)手冊(cè)[M].黑龍江人民大學(xué)出版社,2005.

[2]付榮娟.人事檔案的整理和清理[J].蘭臺(tái)世界,2013(Z6).

[3]胡杰軍.淺談人事檔案管理及發(fā)展趨勢(shì)展望[J].科協(xié)論壇

(下半月),2012(09).