論高校檔案管理工作的創(chuàng)新方略

文/廣東藥科大學綜合檔案室　鄧英姿

論高校檔案管理工作的創(chuàng)新方略

文/廣東藥科大學綜合檔案室鄧英姿

本文分析了當前高校檔案管理工作中存在的問題，闡述了高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，并提出了幾點創(chuàng)新方略，旨在加強高校的檔案管理工作，促進高校的發(fā)展。

高校；檔案管理；創(chuàng)新

完善的檔案管理不僅有利于高校的發(fā)展壯大，而且在一定程度上關(guān)系著高校全體師生的前途和命運。隨著時代的進步，檔案管理工作也不再局限于對紙質(zhì)資料的保管，而是開發(fā)了各種多媒體電子檔案。利用網(wǎng)絡技術(shù)，高校管理者能夠隨時隨地的對這些電子檔案進行查閱和分析，極大提高了高校的工作效率。新時期，高校檔案管理工作也應該不斷創(chuàng)新管理方式，提高高校行政管理水平，促進高校的進一步發(fā)展。

一、高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

（一）緊跟時代潮流發(fā)展的需求。高校檔案涉及高校的每一個學生和教師，如此龐大的數(shù)量給檔案管理工作增添了難度，為了保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量，高校檔案管理工作人員必須緊跟時代潮流，積極創(chuàng)新檔案管理工作方式，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念。只有這樣，才能確保檔案管理工作能夠充分發(fā)揮自身的功能，為高校的進步和發(fā)展貢獻力量。

（二）滿足高校檔案管理工作發(fā)展的需求。當前高校管理檔案工作仍采用手工登記管理的方式，這種方式可以保證以往的工作需求，但是隨著檔案數(shù)量的增多，必不可少的是增加人員，增加人工成本。為了適應當前的管理需要，有必要讓檔案管理者學著應用現(xiàn)代科學技術(shù)手段去管理檔案，并在此基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新提高。這就要求我們的校領(lǐng)導們高度重視，提高檔案管理工作在各部門之間的比重，從管理者的角度去推動信息化檔案管理工作的改善。

（三）高校檔案管理工作發(fā)展的必然性。在當前高校管理中，檔案管理已經(jīng)趨于信息化，采用統(tǒng)一的電子網(wǎng)絡平臺，將檔案平臺化，各個部門之間可以將自己的檔案資料上傳至網(wǎng)絡共享平臺，這樣在有需要調(diào)閱和修改完善時可以隨時進行更新，不再需要從檔案室進行借調(diào)才能做更新工作。網(wǎng)絡建立檔案平臺可以提高檔案盤點的效率，在定期進行檔案盤點時可以通過網(wǎng)上查閱，通過電子登記進行盤點，這樣的先進方式不但應用于資產(chǎn)物品盤點，賬務盤點，在檔案管理方面也有獨到的效率和安全性，尤其是相比較紙版文件的防潮防腐防火等附加的管理工作方面。

二、高校檔案管理工作存在的主要問題

（一）落后的觀念，淡薄的意識。當前，很多高校領(lǐng)導缺乏對檔案管理工作的重視。他們認為，學校的主要工作應當放在科研成果的實現(xiàn)以及高校畢業(yè)生的就業(yè)上。因此，高校檔案管理工作經(jīng)常被高校領(lǐng)導忽視，使得各大高校的檔案管理部門成為擺設(shè)。同時，高校檔案管理工作無法吸引年輕人才，造成檔案管理者大部分是一些年長的工作者，這些管理人員的思想比較落后，認為檔案管理工作就是整理檔案和保存檔案，沒有充分利用檔案資源的意識。此外，高校在檔案管理工作上，也沒有投入相應的資金，使得檔案管理設(shè)施不能得到及時更新，高校檔案信息化建設(shè)也就無從談起。在現(xiàn)代化的信息社會，高校應該充分利用學校各種檔案資源，并使其為高校的建設(shè)發(fā)展服務。

（二）管理落后，方法繁瑣。檔案管理工作比較復雜和繁瑣，例如，資料的收集、檔案的整理、檔案分類、檔案目錄編制、檔案的保管以及檔案的利用都是檔案管理工作的范疇?？梢姡瑱n案管理工作不僅任務重，工作量也比較大。當前很多高校在檔案管理工作中雖然使用了電腦，但是只限于對檔案的查詢和檢索，其余工作仍然是以手工操作為主，不僅使得檔案管理工作效率低下，而且也不利于檔案的有效利用。

（三）體制滯后，制度缺失。由于很多高校沒有給予檔案管理工作應有的重視，使得檔案管理工作一直缺乏創(chuàng)新。加上檔案管理工作中沒有完善的分配制度和獎勵制度，同時缺乏機構(gòu)體制建設(shè)，嚴重制約了檔案管理工作的發(fā)展。應提高和改善檔案管理制度，創(chuàng)新原有的體制，使檔案管理工作能夠有新的面貌。通過制度的約束督促員工去改善檔案管理工作，并制定相應的措施提高員工檔案管理工作的積極性。

（四）人才缺乏，素質(zhì)偏低。高校檔案管理工作一直以來都是高校的冷門工作，很多人不愿意從事檔案管理工作，因此，高校檔案管理工作人員大部分是高校行政部門的兼職教師，還有一部分是退休的教師，整體素質(zhì)偏低，缺乏檔案管理工作專業(yè)知識和技能。高校檔案管理工作急需一支既具備專業(yè)知識又通曉檔案業(yè)務的復合型人才。

三、高校檔案管理工作的創(chuàng)新方略

（一）創(chuàng)新檔案管理工作理念。檔案管理工作并非只是對檔案進行整理和保存，更多的是發(fā)掘其中的有效信息，為高校的未來建設(shè)和發(fā)展提供依據(jù)?？梢?，高校檔案管理工作對工作人員的技術(shù)性、專業(yè)性要求都非常高。因此，高校領(lǐng)導必須轉(zhuǎn)變觀念，充分認識到檔案管理工作的重要性，提高對高校檔案管理工作的重視度。同時，加大對檔案管理工作的資金投入，加快檔案管理信息化建設(shè)的速度。此外，高校還應當鼓勵檔案管理工作人員不斷創(chuàng)新，樹立現(xiàn)代化的服務意識，為實現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡化和社會化奠定基礎(chǔ)；改變傳統(tǒng)檔案管理工作的評價方式，注重檔案的利用效率和檔案管理工作人員的服務效果。作為檔案管理工作人員，更應該秉持服務至上的理念，以服務用戶為宗旨，創(chuàng)新檔案管理方式，滿足學校和社會的各種需求。

（二）做好人才資源的創(chuàng)新工作。人才對于任何一個行業(yè)都是非常重要的，檔案管理也不例外。面對當前高校檔案管理團隊存在的諸多問題，必須及時改善。首先，積極引進高素質(zhì)專業(yè)人才，努力打造一支技術(shù)強、業(yè)務精、工作嚴的專業(yè)化隊伍。其次，高校必須定期對檔案管理工作人員進行信息化培訓，提高他們的計算機網(wǎng)絡技術(shù)水平。再者，對一些年長的檔案管理人員進行在職培訓，拓展他們的知識水平，確保他們能夠跟上時代的步伐。最后，設(shè)立獎勵措施，鼓勵檔案管理工作人員不斷創(chuàng)新管理方式。

（三）創(chuàng)新機制，完善制度。高校檔案管理工作必須做到符合時代的發(fā)展、符合高校的發(fā)展，同時積極改善陳舊落后的管理方式，從高校師生的不同需求出發(fā)，建立新型管理機制。首先，在管理機制方面，建立量化管理標準，將責任落實到每一個崗位，并通過有效的內(nèi)部用人制度、分配制度、獎勵制度等，激勵檔案管理工作人員不斷創(chuàng)新，確保檔案管理部門充滿活力。其次，在完善制度方面，應當充分考慮時代的要求和特點，通過加強檔案的借閱制度，確保高校檔案不會受到隨意改動。另外，高校檔案管理不同于行政機關(guān)和企業(yè)，要根據(jù)新情況新形勢建立健全新內(nèi)容，如在對學生的檔案的記錄與管理方面，多數(shù)高校只限于本人簡單的政治、學習和行為表現(xiàn)，對學生的動態(tài)表現(xiàn)信息體現(xiàn)較少，應增加社會實踐活動、科技創(chuàng)新活動、心理健康狀況、職業(yè)能力考核等相關(guān)信息內(nèi)容。

（四）加大軟硬件方面的設(shè)施投入。隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案管理工作信息化建設(shè)成為高校檔案管理發(fā)展的新趨勢，這使得檔案管理工作對硬件和軟件的要求越來越高。因此，高校應該加大對檔案管理工作的資金投入力度，為檔案管理人員添置必備的辦公設(shè)備和器材。例如，掃描儀、打印機、電腦等，能夠在很大程度上提高檔案管理工作效率。此外，為了滿足高校對檔案資源的利用需求，高校還應當開發(fā)相應的軟件，確保檔案信息資源得到最大化利用。

四、結(jié)語

高校眾多管理部門中，檔案管理是尤為重要的部門，其中檔案管理包含所有學生的檔案也包含教師隊伍的檔案，保證檔案管理工作的有效順利開展是高校發(fā)展和晉級的必要工作。對于檔案管理制度的創(chuàng)新要有自己的方向，在保證現(xiàn)行管理方案執(zhí)行的情況下，穩(wěn)健地創(chuàng)新提高信息化檔案管理制度，可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

[1]米軍.高校檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化[J].中國管理信息化,2015（02）:177-178.

[2]張巖,叢日麗.高校檔案管理工作的創(chuàng)新對策分析[J].赤峰學院學報(自然科學版),2015（05）:171-172.

[3]李繼軍.創(chuàng)新高校檔案管理工作的策略分析[J].經(jīng)營管理者,2015（29）:275.

[4]許靜.淺談信息時代下高校檔案管理工作的創(chuàng)新[J].亞太教育,2016（11）:40.

[5]袁芝.論高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2012（03）:45-46.