承德高校檔案管理存在的問題和對策

文/河北旅游職業(yè)學(xué)院 閆桂蓮

承德高校檔案管理存在的問題和對策

文/河北旅游職業(yè)學(xué)院 閆桂蓮

在中共河北省委《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形式下全省檔案工作意見》指導(dǎo)下，承德各高校檔案工作得到了長足的發(fā)展，并取得了一定的成績。但也存在著領(lǐng)導(dǎo)體制、資金、設(shè)備、人才等諸多問題，只有破解這些制約檔案工作發(fā)展的難題，才能真正促進(jìn)檔案工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

檔案工作；問題；對策

中共河北省委辦公廳冀辦發(fā)〔2015〕第24號文《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形式下全省檔案工作的意見》，為我省檔案管理工作明確了新標(biāo)準(zhǔn)、指明了新方向。近年來，隨著各單位人事檔案改版升級、消防工程驗(yàn)收以及一些法律糾紛問題的出現(xiàn)，各級領(lǐng)導(dǎo)越來越認(rèn)識到檔案工作的重要性，把檔案工作放在全局工作的重要戰(zhàn)略地位。在這種大背景下，積極探索高校檔案管理工作就顯得更加重要。

一、承德高校檔案管理情況

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》和省市檔案局檔案工作規(guī)范管理達(dá)標(biāo)升級的有關(guān)文件要求，承德各高校檔案管理工作得到了長足的發(fā)展，承德公辦本科和高職高專院校共6所，其中4所已升級達(dá)標(biāo)到AA級管理水平。各學(xué)校檔案管理正在由單人管理逐步走向以學(xué)校檔案室為中心，各部門指定專人負(fù)責(zé)成為兼職檔案管理人員，全面覆蓋的檔案工作網(wǎng)格局，與此同時(shí)逐步提高檔案數(shù)字化工作進(jìn)程。但通過問卷調(diào)查和實(shí)地考察，承德高校檔案管理主要存在以下幾方面的問題：

（一）檔案領(lǐng)導(dǎo)體制不合理。根據(jù)教育部和國家檔案局制定的《高校檔案管理辦法》規(guī)定，建校歷史在50年以上，全日制在校生規(guī)模在1萬人以上，已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米以上），具備上述條件之一的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館，設(shè)館長1名，根據(jù)需要可設(shè)副館長1至2名。承德共有6所高校，其中承德醫(yī)學(xué)院、河北民族師范學(xué)院、承德石油高等專科學(xué)校在校生均在1萬人以上，河北旅游職業(yè)學(xué)院、承德護(hù)理職業(yè)學(xué)院、承德技師學(xué)院建校歷史在50年以上。按照相關(guān)文件規(guī)定都應(yīng)設(shè)有檔案館或綜合檔案室，并配備相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。而承德6所高校只有承德醫(yī)學(xué)院建有綜合檔案室，其它各高校都沒有綜合檔案室，而是隸屬于學(xué)院辦公室，有的學(xué)校沒有專職檔案管理人員。領(lǐng)導(dǎo)體制不合理、專業(yè)人員缺乏、專項(xiàng)資金缺乏等，都嚴(yán)重制約承德高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理遭遇庫房、設(shè)備、資金和人才的瓶頸。檔案管理要達(dá)到科學(xué)、規(guī)范、齊全、完整需要具備四個(gè)方面的條件，即標(biāo)準(zhǔn)的庫房、先進(jìn)的設(shè)備、充足的資金和專業(yè)的人才，而承德各高校檔案管理恰遇這四個(gè)方面的瓶頸。

1.庫房。按照學(xué)校規(guī)模和庫存檔案數(shù)量，要建立現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的綜合檔案庫房，能容納學(xué)校形成的各類檔案。而目前承德多數(shù)高校檔案庫房面積不達(dá)標(biāo)，不能集中統(tǒng)一保管學(xué)校形成的各類檔案，多數(shù)學(xué)校的教學(xué)、基建檔案都分別存放于相關(guān)科室，這種存放檔案的方法不便于檔案的統(tǒng)一整理和保存，也影響檔案的齊全和完整性。

2.設(shè)備。按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103—2008）要求，檔案室應(yīng)當(dāng)配置密集架、電腦、打印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害物等必要設(shè)施，存放涉密檔案的專門庫房。通過問卷調(diào)查和走訪，目前承德各高校均沒有按要求配齊相關(guān)設(shè)備，這就嚴(yán)重制約檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程，影響檔案保存壽命。

3.資金。檔案工作在學(xué)校各項(xiàng)工作中列不上議事日程，學(xué)校每年除了升級達(dá)標(biāo)外檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)非常有限，資金不足影響檔案管理的規(guī)范化。

4.人才瓶頸。經(jīng)過調(diào)查，承德各高校檔案管理人員均沒有科班出身，而且學(xué)歷偏低，相對專業(yè)教師或其它系列，檔案人員職稱偏低或者沒有本專業(yè)系列職稱。

（三）檔案工作宣傳利用方面欠缺。目前，承德各高校檔案宣傳和開發(fā)利用工作欠缺，基本上是處于有來查檔就提供的狀態(tài)，很少主動(dòng)宣傳、配合中心工作主動(dòng)提供利用。

二、提高承德高校檔案管理的對策

（一）完善領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制。檔案主管部門嚴(yán)格按照教育部和國家檔案局制定的《高校檔案管理辦法》的規(guī)定，凡是在校生和庫存檔案達(dá)到相應(yīng)規(guī)模的必須設(shè)立檔案館或綜合檔案室，并配備相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和專職工作人員。檔案管理部門根據(jù)工作需要指定各部門專人為兼職檔案員，并定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，形成橫向到邊，縱向到底全面覆蓋的檔案工作網(wǎng)絡(luò)格局，使部門檔案管理更加規(guī)范合理，學(xué)院綜合檔案室檔案齊全完整，服務(wù)水平不斷提高。

（二）加大檔案工作投入力度，引進(jìn)高層次水平人才。人力資本是檔案管理的靈魂，學(xué)校檔案工作人員的素質(zhì)和水平更是直接影響著檔案工作的質(zhì)量。因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案工作的高水平管理，就必須引進(jìn)高學(xué)歷、高層次檔案專業(yè)，具有扎實(shí)的專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理方法的人員。同時(shí)還要配備標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室、現(xiàn)代化的裝具、“七防”設(shè)施以及相關(guān)設(shè)備，以提高檔案管理水平，延長檔案保存壽命。

（三）加大宣傳、開發(fā)利用，提升檔案工作的影響力。學(xué)校檔案室長期處于封閉、半封閉的工作狀態(tài)，基本上停留在有來查檔的就提供利用，“皇帝女兒不愁嫁”“酒香不怕巷子深”的被動(dòng)工作狀態(tài)，檔案工作很難引起領(lǐng)導(dǎo)和部門的重視。因此，我們要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)檔案宣傳工作，如定期發(fā)布一些檔案工作簡報(bào)、信息等；建立檔案工作網(wǎng)站，一些不保密的檔案信息可以掛在網(wǎng)上，便于大家利用；圍繞學(xué)院中心工作以及各階段工作重點(diǎn)，開發(fā)現(xiàn)有檔案資源，提供給領(lǐng)導(dǎo)和各部門使用，這樣既能達(dá)到檔案多角度開發(fā)利用，又能達(dá)到宣傳檔案的作用。

（四）堅(jiān)持依法治檔，促進(jìn)檔案工作有序發(fā)展。檔案規(guī)范化管理，離不開檔案法制化、規(guī)范化建設(shè)，因此，要根據(jù)單位檔案形成特點(diǎn)制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度。還要利用各種機(jī)會(huì)加大《檔案法》的宣傳力度，擴(kuò)大宣傳范圍，提高廣大教職工的檔案法制觀念和法制意識，堅(jiān)持普法和依法治檔相結(jié)合，確保各類檔案安全管理和有效利用相結(jié)合。

（五）多角度提供利用，彰顯檔案的信息參考作用。近來年，隨著網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展以及辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，提供檔案利用渠道也越來越寬泛。各學(xué)?？梢越ㄔO(shè)檔案局域網(wǎng)，把不涉密的檔案信息傳上去，方便領(lǐng)導(dǎo)和各部門利用；對于學(xué)生學(xué)歷等信息可以設(shè)置專用軟件，只要輸入身份證號就可以查閱本人信息；可以提供QQ在線查詢、微信查詢、電話熱線查詢等，既能提高檔案利用率和查詢效率，又能節(jié)省查檔者的時(shí)間和費(fèi)用，還能擴(kuò)大檔案工作的影響力。

（六）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一規(guī)劃實(shí)施。目前，承德各高校檔案多數(shù)以紙質(zhì)檔案為主，只有本單位形成的公文等檔案有電子版，檔案目錄實(shí)現(xiàn)電子檢索，即便如此，檔案工作的效率也有明顯提高。因此，目前高校檔案工作的重點(diǎn)是加速紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，加速電子檔案接收工作，要達(dá)到這一目的，就必須加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一規(guī)劃實(shí)施。由學(xué)校檔案室配備相應(yīng)多媒體設(shè)備，把所有庫存檔案全部錄入計(jì)算機(jī)，本單位檔案材料進(jìn)行電子版接收。并統(tǒng)一協(xié)調(diào)各歸檔部門，避免組織、人事、科研、學(xué)生、財(cái)務(wù)等部門各自為政，整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)各部門的軟件開發(fā)應(yīng)由同一家軟件公司實(shí)施。在公共數(shù)據(jù)采集和管理方面，由檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)并通過將數(shù)據(jù)錄入中心數(shù)據(jù)庫供系統(tǒng)內(nèi)各部門共享使用。涉及到本部門數(shù)據(jù)由本部門負(fù)責(zé)，將所有檔案信息真正整合管理起來，形成檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，滿足查檔者對檔案信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的要求。

總之，高校檔案管理要適應(yīng)教育教學(xué)改革和學(xué)校發(fā)展的需要，從領(lǐng)導(dǎo)重視、機(jī)構(gòu)合理、制度健全、保障有力、人員專業(yè)等方面入手，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃實(shí)施才能促進(jìn)承德各高校檔案工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展，把死的檔案變成活的信息，才能“廣、快、精、準(zhǔn)”地為廣大教職工服務(wù)。

[1]王靜霞.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題及對策.檔案天地,2014（01）:48-49.

[2]王金翠.談?wù)勅绾渭訌?qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作.檔案天地,2008（11）:57-59.

2016年承德市社會(huì)科學(xué)發(fā)展研究課題《承德高校檔案管理情況調(diào)查研究》最終成果。（課題編號：H20162020）