淺議如何提高職業(yè)院校檔案利用工作

文/內(nèi)蒙古阿拉善職業(yè)技術(shù)學(xué)院　鄧燕

淺議如何提高職業(yè)院校檔案利用工作

文/內(nèi)蒙古阿拉善職業(yè)技術(shù)學(xué)院鄧燕

本文從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析存在的問題，提出解決方案，重點(diǎn)從增強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新檔案利用的方式和內(nèi)容、提高編研工作水平等方面論述了新形勢(shì)下如何提高職業(yè)院校檔案利用工作。

職業(yè)院校；檔案；利用

開發(fā)利用檔案信息資源，滿足教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等工作的需要是高等職業(yè)學(xué)院檔案管理的最終目的，也是院校檔案工作其它環(huán)節(jié)的落腳點(diǎn)和歸宿。在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生的教學(xué)科研成果成為高等職業(yè)院校檔案部門保存數(shù)量最大、最為豐富的館藏信息資料，管理和開發(fā)這些信息資源對(duì)高等職業(yè)院校的發(fā)展具有十分重要的意義?，F(xiàn)階段檔案信息服務(wù)內(nèi)容不斷豐富，檔案信息服務(wù)范圍的迅速擴(kuò)大以及用戶對(duì)檔案信息服務(wù)要求的逐步提高等，都需要檔案管理工作必須有所創(chuàng)新，始終圍繞著利用的優(yōu)化原則來展開，其主要目的就是為了有效地利用院校檔案資源，最大限度地滿足利用需求。高等職業(yè)院校檔案管理人員要從滿足社會(huì)需要、學(xué)校需要、師生需要的角度，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。

一、不斷增強(qiáng)檔案管理者的服務(wù)意識(shí)

學(xué)校檔案利用者是指在學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中，需要利用檔案信息資源的各職能部門或個(gè)人。學(xué)校檔案利用者（包括教師、科研人員、行政管理人員和學(xué)生以及社會(huì)其他人員）對(duì)學(xué)校檔案信息資源的要求和愿望。由于院校不同利用者的知識(shí)結(jié)構(gòu)、心理素質(zhì)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)及年齡閱歷的不同，造成了對(duì)檔案信息需求方向的不同。因此，學(xué)院檔案管理部門要從用戶需求特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，以庫(kù)藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，對(duì)檔案信息進(jìn)行多層次、多角度的揭示，增強(qiáng)檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性和能動(dòng)性，預(yù)見性和針對(duì)性，以滿足不同利用者的需求，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用的效益最大化。要充分滿足檔案利用者的信息需求，要重點(diǎn)把握好以下幾個(gè)方面。首先要了解用戶的需求，并使之細(xì)化和具體化，做到有針對(duì)性、目的性、有效性地指導(dǎo)利用實(shí)踐工作。其次檔案管理人員要增強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)，要主動(dòng)深入基層，深入實(shí)際，調(diào)查和了解本校黨政、教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理工作的特點(diǎn)及對(duì)檔案需求的內(nèi)容和規(guī)律性，為開展檔案利用工作提供參考性信息。比如學(xué)校管理者，他們的管理職能決定了他們的需求是帶有全局性、綜合性的檔案信息，檔案管理部門就要注意收集與這些有關(guān)的上級(jí)指導(dǎo)性文件及學(xué)?；顒?dòng)形成的各種文件材料、工作總結(jié)等；學(xué)校的教學(xué)人員肩負(fù)著教書育人的重任，檔案部門要注意收集上級(jí)傳達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件，各專業(yè)的教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)置、教學(xué)改革、教育教學(xué)評(píng)估及各種教研活動(dòng)中有保存價(jià)值的檔案，教學(xué)工作人員以此為依據(jù)，不斷總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，更新教學(xué)內(nèi)容，改進(jìn)教學(xué)方法，從而提高教學(xué)質(zhì)量；學(xué)生對(duì)檔案的需求則是用來指導(dǎo)畢業(yè)論文和答辯，進(jìn)行就業(yè)指導(dǎo)的一些畢業(yè)論文、調(diào)查報(bào)告、數(shù)據(jù)分析及證明材料等。再次注意創(chuàng)設(shè)良好的高校檔案利用者需求的心理環(huán)境，以便保證用戶需求的順利實(shí)現(xiàn)。要注重為用戶提供最簡(jiǎn)便最直接的檢索方式，讓用戶以最快的速度查到自己需要的資料，保證用戶需求的順利實(shí)現(xiàn)。要建立反饋機(jī)制，根據(jù)利用者對(duì)現(xiàn)存檔案實(shí)際利用的評(píng)價(jià)，不斷了解利用效果和各方面的利用需求，為檔案的收集、編研工作提供線索。

二、不斷創(chuàng)新檔案利用的內(nèi)容和方式

在職業(yè)學(xué)院檔案的利用方式上，要從查閱服務(wù)轉(zhuǎn)向咨詢式服務(wù)，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)、超前服務(wù)，從檢索工具式服務(wù)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化、多途徑式服務(wù)。一是院校檔案應(yīng)充分利用資源的優(yōu)勢(shì)。通過舉辦校史展覽，教學(xué)成果、德育教育成果和校園文化特色展覽、出版學(xué)校規(guī)章制度及教科研成果的檔案文獻(xiàn)匯編，印發(fā)檔案知識(shí)宣傳普及冊(cè)及檔案資料利用指南等多種形式，更好地服務(wù)于檔案利用者。二是創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的服務(wù)創(chuàng)新。檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的創(chuàng)新，不能僅僅等于網(wǎng)上宣傳欄，要盡可能地提供本校檔案資源，使其形成有序的信息群，最大限度地向利用者提供所需的信息，同時(shí)還要提供一個(gè)和檔案利用者相互交流的平臺(tái)。比如可以開發(fā)在線咨詢平臺(tái)，利用者可以通過電子郵件、QQ、網(wǎng)絡(luò)電話、語音交流等方式，向檔案工作者提出在檔案的利用過程中，涉及到檔案信息管理和提供信息服務(wù)中遇到的問題，由檔案工作者進(jìn)行解答，全面滿足用戶的咨詢需要。還可以提供在線閱覽，各院校檔案部門可根據(jù)自身實(shí)際情況來確定不同服務(wù)對(duì)象，這些服務(wù)對(duì)象也可以注冊(cè)、登記，成為電子文件中心或電子檔案館會(huì)員，由檔案部門對(duì)這些會(huì)員實(shí)行區(qū)分管理和授權(quán)查閱權(quán)限等。

三、不斷創(chuàng)新檔案的編目和編研工作

檔案的編目和編研工作必須進(jìn)行創(chuàng)新，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，全方位、多層次、網(wǎng)絡(luò)化的編研成果將會(huì)受到高校利用者的歡迎。檔案編研工作創(chuàng)新應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：一是要立足于學(xué)校實(shí)際調(diào)研，檔案管理只有在十分熟悉檔案的保藏情況下，立足院校教學(xué)、科研、管理和學(xué)校工作特點(diǎn)，根據(jù)利用的實(shí)際需要，因時(shí)、因地、因事選擇最佳編研課題，真正發(fā)揮其服務(wù)功能。二是多角度合作編研。檔案管理人員在自己編研的同時(shí)，還要積極主動(dòng)與校內(nèi)有關(guān)職能部門的編研力量實(shí)行橫向多角度、多層次、全方位的立體合作編研。這樣既能增強(qiáng)編研力量，又能提高編研工作的時(shí)效性，又可以全面提升編研成果的質(zhì)量水平。三是注重編研工作的現(xiàn)代化。在編研工作手段上，要積極采用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行電子化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，提高編研工作效率，對(duì)編研成果實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，及時(shí)有效地獲得編研信息，更好地實(shí)現(xiàn)高層次檔案信息資源的共享。

[1] 劉家真 .電子文件管理理論與實(shí)踐.科學(xué)出版社，2003.

[2]陳嵐.淺談高校檔案工作的現(xiàn)狀與對(duì)策.湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2005年（04）.

[3]齊建華.以編研為中心是當(dāng)務(wù)之急.集美大學(xué)學(xué)報(bào)，2009（03）.