探究如何加快城市建設(shè)檔案管理信息化步伐

文/山東省棗莊市市中區(qū)城市管理局　呂強

探究如何加快城市建設(shè)檔案管理信息化步伐

文/山東省棗莊市市中區(qū)城市管理局呂強

本文重點提出檔案管理在城市建設(shè)發(fā)展中的重要作用，并且探究加快城市建設(shè)檔案管理信息化步伐的方法。

城市建設(shè)檔案；檔案管理；信息化

城市建設(shè)的發(fā)展離不開城建檔案管理。城市管理可以直接從檔案管理體現(xiàn)出來，其主要表現(xiàn)為技術(shù)要求高、工作量大。在城市發(fā)展建設(shè)過程中產(chǎn)生一系列具有長期甚至永久保存價值的資料及文件，這就要求檔案管理相關(guān)部門要將城建檔案進行科學(xué)有效的收集、分類、整理、歸檔，并且建立一套完整的管理體系。城建檔案管理不僅能夠為城市未來的擴建、維護提供及時、有效的資料支持，并且能夠綜合不同階層對城市管理的評價，經(jīng)過收集、整理之后反饋給城建相關(guān)部門，從而優(yōu)化施工方案、優(yōu)化城建設(shè)計，減少不必要的投資，為城市發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、檔案管理在城市建設(shè)發(fā)展中起到的作用

（一）促進城市未來建設(shè)發(fā)展。檔案管理促進城市發(fā)展主要作用表現(xiàn)在以下兩個方面：一是能夠為未來城市發(fā)展提供動態(tài)管理資料及科技資料，通過情報資料、書面、雜志、電子郵件等方式表現(xiàn)出來，為城市未來發(fā)展提供科學(xué)、合理的理論依據(jù)。二是通過城市各階層管理，為城市未來建設(shè)提供更加全面的服務(wù)。城建檔案作為城市發(fā)展的信息集合體，不同時期的城市建設(shè)、管理方式能夠幫助城建工作吸取過去的經(jīng)驗，從而更好地發(fā)展。通過檔案信息記錄各個階段的總結(jié)、研究，為未來城建工作提供更加先進的管理模式。

（二）檔案管理是城市建設(shè)中的重要組成部分。一個城市的形象是通過城市文化建設(shè)體現(xiàn)的，一個良好的城市文化能夠提供人民的自豪感、使命感以及凝聚力。城市檔案正是城市文化中的一部分或者是子系統(tǒng)，而檔案室正是可以表現(xiàn)不同單位文化屬性的部門，檔案室作為檔案管理的重要場所，同樣也是不同機構(gòu)的信息中心。要充分發(fā)揮檔案室的作用，利用其文化屬性，就要將檔案室建立成一個集教育、文化、宣傳、服務(wù)為一體的管理機構(gòu)，讓其成為城市文化中心。通過檔案記錄城市文化面貌，從而提高城市文化的知名度及市民的使命感和榮譽感。

由于城市建設(shè)管理工作的多樣性、綜合性等特點，要求檔案管理要更加深層次地挖掘信息資源，以能夠最大化為城建工作服務(wù)為根本目的。檔案管理工作的展開要以城市建設(shè)為中心，逐漸進行完善、整合，開發(fā)出全新的服務(wù)領(lǐng)域。并且檔案管理要充分利用先進技術(shù)與方法，擴大服務(wù)領(lǐng)域及服務(wù)對象，最大程度上提高城建文化品牌形象。

二、加快城市建設(shè)檔案管理信息化的方式

信息化城建檔案管理是指城建檔案管理機構(gòu)利用信息技術(shù)，通過對城市信息資源廣泛利用及深度開發(fā)，逐漸提高城建檔案的指導(dǎo)、接受、決策、管理、水平，從而加強城建檔案管理機構(gòu)的社會效益及經(jīng)濟效益的過程。信息化城建檔案要求管理形式信息化、管理環(huán)節(jié)自動化、信息決策智能化、信息資料電子化。由于我國城建檔案機構(gòu)建設(shè)較晚，其還處于初期發(fā)展階段，想要促進城建檔案信息化必須要做到以下幾點：

（一）樹立城建檔案信息化觀念。信息化城建檔案管理建設(shè)是以城建檔案為基礎(chǔ)，運用信息技術(shù)進行管理。信息化城建檔案同樣也是管理機構(gòu)未來的發(fā)展方向，其信息化管理的完善程度直接影響著檔案管理機構(gòu)在信息時代下的地位。如今，我國信息化城建檔案管理依舊在起步階段，這與社會經(jīng)濟發(fā)展嚴重不符。所以，城建檔案管理工作必須摒棄傳統(tǒng)的管理方式及觀念，必須將城建檔案管理融入現(xiàn)代化城市建設(shè)中，正確認識信息化城建檔案管理對城市建設(shè)未來發(fā)展的作用。根據(jù)城市發(fā)展實際情況制定一個符合城市發(fā)展檔案管理計劃，利用信息技術(shù)讓城建檔案更加透明、高效，最終使城建檔案管理能夠與社會發(fā)展、城市建設(shè)相適應(yīng)。

（二）建立信息化城建檔案管理配套設(shè)施。信息化城建檔案管理的配套設(shè)施是跟上社會發(fā)展、城市建設(shè)步伐的重要方式。如今，我國城建檔案建設(shè)的滯后性非常嚴重，例如應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊伍建設(shè)都與社會發(fā)展、城市建設(shè)不適應(yīng)。如今的信息化城建檔案管理的主要問題在于：一方面，如今的信息化城建檔案管理還不夠完善，檔案資料庫無法開發(fā)全部的信息，其廣度及深度無法滿足社會需求，并且對于信息化檔案管理的軟硬件投資無法與社會發(fā)展相適應(yīng)；檔案管理工作人員無法勝任信息化檔案管理深度、廣度的要求。所以，根據(jù)這類問題，檔案管理機構(gòu)應(yīng)該借鑒國內(nèi)外先進的管理經(jīng)驗，建立健全信息化城建檔案管理，加強對信息化管理的資金支持，為今后的信息化檔案管理發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)，并且加大人才的引進及工作人員的培訓(xùn)，讓其能夠更加適應(yīng)信息化檔案管理的需求。另一方面，針對城建檔案信息開發(fā)利用問題，在很多情況下檔案管理依舊存在很強的主觀性，使信息開發(fā)價值、深度、服務(wù)水平都會受信息化管理者水平的影響。所以，在信息化城建檔案管理中要將其管理制度不斷完善，其信息決策要更加民主、客觀，避免“一人獨大”的情況出現(xiàn)。在管理者方面要施行“能者居上”的理念，確保管理者的素質(zhì)過硬，保證信息化城建檔案管理的合理性。

（三）樹立城建檔案信息化的社會觀念。想要樹立信息化檔案社會觀念，要求檔案管理機構(gòu)不僅要做信息收集工作，而且還要加強檔案管理的督導(dǎo)工作，通過分析、研究檔案管理問題，進而優(yōu)化城建檔案管理制度。

總之，未來城建檔案管理會更加公開化、全面化，為社會提供更加真實、可靠的信息，因此我們必須樹立一種檔案管理的社會觀念，把城建檔案管理發(fā)展當作每一位公民的義務(wù)，從我做起、從大眾做起。

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