加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理工作的思考

文/深圳市寶安區(qū)建設(shè)檔案室　楊菲暉

加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理工作的思考

文/深圳市寶安區(qū)建設(shè)檔案室楊菲暉

工程檔案管理與建設(shè)工程的質(zhì)量具有密切的關(guān)系，本文對(duì)建設(shè)工程的檔案管理工作展開了研究，分析了工程檔案對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量提高的作用，詳細(xì)介紹了加強(qiáng)工程檔案管理、促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量提高的措施，為建設(shè)工程檔案管理工作的開展提供了參考。

建設(shè)工程；工程檔案；管理；工程質(zhì)量

隨著我國(guó)建設(shè)行業(yè)的快速發(fā)展，人們對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量也提出了更高的要求。建設(shè)工程質(zhì)量直接關(guān)系到建設(shè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益及人們的生命財(cái)產(chǎn)安全，而工程檔案管理工作與工程質(zhì)量之間具有密切的關(guān)系，加強(qiáng)工程檔案管理工作對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的提高具有十分重要的意義。因此，如何加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理工作成為當(dāng)前建設(shè)企業(yè)面臨的重要問(wèn)題。

一、工程檔案建設(shè)的作用分析

在建設(shè)工程中，工程檔案占有十分重要的作用，它能夠?qū)⒐こ藤|(zhì)量直接反映出來(lái)。

通常情況下，建設(shè)工程質(zhì)量能夠通過(guò)工程檔案的建立直接反映出來(lái)，除了理解其字面意思之外，我們還要從更深層次對(duì)其進(jìn)行理解。有多數(shù)工序在工程建設(shè)過(guò)程中屬于隱蔽工程，通常這種類型的工程在竣工之后我們是看不到的，很難對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)。如果想對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的了解，也只能夠借助掩蓋之前的圖紙、錄像、照片以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄。站在現(xiàn)代管理科學(xué)的角度對(duì)其進(jìn)行分析可知，建設(shè)工程質(zhì)量的重要組成部分也包括了建設(shè)工程檔案質(zhì)量。如果一個(gè)工程檔案質(zhì)量較高，這也就充分說(shuō)明了該工程進(jìn)行了規(guī)范管理，工作人員均具有較高素質(zhì)，并且還具有較高的工程管理質(zhì)量。

通常情況下，建設(shè)工程檔案出現(xiàn)在工程建設(shè)之前，建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行審批、決策以及確立這一過(guò)程中的真實(shí)記錄稱之為建設(shè)工程立項(xiàng)文件。例如，在進(jìn)行招標(biāo)、投標(biāo)、設(shè)計(jì)項(xiàng)目概要、編制項(xiàng)目預(yù)算的過(guò)程中，其重要的參考依據(jù)均為建設(shè)工程立項(xiàng)文件。但是在招標(biāo)、投標(biāo)、設(shè)計(jì)項(xiàng)目概要、編制項(xiàng)目預(yù)算等一系列過(guò)程中出現(xiàn)的文件材料優(yōu)勢(shì)進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。勘察測(cè)量項(xiàng)目的重要依據(jù)。換句話說(shuō)，在建設(shè)工程項(xiàng)目之前，就已經(jīng)形成了大量資料。如果在一個(gè)建設(shè)工程中將文件積累這一重要過(guò)程去除掉，那么這一建設(shè)工程是很難形成的。在施工的具體過(guò)程中，具體施工進(jìn)程和文件材料產(chǎn)生之間也存在密切相關(guān)性。

現(xiàn)階段，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，科學(xué)管理思潮也在很大程度上獲得發(fā)展，建筑項(xiàng)目的實(shí)施也越來(lái)越廣泛，這就要求建設(shè)工程必須擁有更高質(zhì)量。尤其是在精細(xì)化管理與量化分析盛行時(shí)期，這就要求建設(shè)工程建立起一套科學(xué)合理的精確評(píng)價(jià)體系。如果我們對(duì)建設(shè)工程管理模式有著嚴(yán)格要求，特別注重圖紙與數(shù)據(jù)的精確分析，那么我們就會(huì)自然摒棄感覺經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ?。在這種新模式下，我們不僅會(huì)注重工程現(xiàn)場(chǎng)，而且會(huì)將工程檔案的建設(shè)作為重要基礎(chǔ)，并且在此過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)分析，最后再對(duì)其進(jìn)行綜合性的評(píng)價(jià)。換句話說(shuō)，建設(shè)工程質(zhì)量是可以直接通過(guò)建設(shè)工程檔案反映的，所以應(yīng)該對(duì)工程質(zhì)量采用建設(shè)工程檔案進(jìn)行全面性評(píng)價(jià)。

二、 完善工程檔案管理工作

工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量控制在城市建設(shè)工程中主要通過(guò)施工現(xiàn)場(chǎng)和施工組織質(zhì)量控制表現(xiàn)，需要對(duì)制度、材料、方法以及人員這幾個(gè)方面進(jìn)行全面考慮。

（一）制度。通過(guò)對(duì)國(guó)務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析可知，第一次站在國(guó)家法規(guī)的高度，在建設(shè)工程質(zhì)量控制體系中納入了建設(shè)工程檔案管理，強(qiáng)制性規(guī)定了建設(shè)工程的法律責(zé)任、報(bào)送移交程序、質(zhì)量要求以及相關(guān)內(nèi)容，《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》屬于推動(dòng)我國(guó)城建檔案工作發(fā)展的一部重要法規(guī)。

（二） 方法。檔案員要對(duì)記錄施工方法、流程以及創(chuàng)新工藝的工程文件進(jìn)行嚴(yán)格保管，確保其完整性與準(zhǔn)確性。

（三） 材料。建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體包括建筑材料使用說(shuō)明書、出廠合格證以及檢測(cè)報(bào)告等資料。所以在對(duì)檔案進(jìn)行編制的過(guò)程中，檔案員要對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真檢查與核對(duì)，做好各方面工作，以此來(lái)確保工程質(zhì)量和工程方案相符合。

（四）人員。 在工程建設(shè)中，建設(shè)工程檔案工作人員，也就是所說(shuō)的資料員具有十分重要的作用。通常情況下，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項(xiàng)目中沒有得到充分重視?，F(xiàn)階段，隨著工程檔案管理工作的不斷發(fā)展，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項(xiàng)目中的重要性也慢慢凸現(xiàn)出來(lái)，對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高，需要其擁有相應(yīng)的資格證才能上崗。每年在市政建設(shè)類工程項(xiàng)目開動(dòng)之前，市政工程建設(shè)處都會(huì)起到良好的帶頭作用，市政建設(shè)檔案由不同業(yè)務(wù)科室派出專業(yè)人員進(jìn)行工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。除此之外，將《檔案(資料)員合格證》發(fā)布到網(wǎng)上，有利于相關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)的核對(duì)與查詢。其次，還要求每一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目的工程資料編制工作均要由持有《檔案(資料)員合格證》的專職人員進(jìn)行，在工程完全竣工之后，需要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申報(bào)之后，才能夠驗(yàn)收申報(bào)過(guò)的建設(shè)工程項(xiàng)目。

三、 提高建設(shè)工程質(zhì)量

對(duì)城建方案館近期的實(shí)際業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行科學(xué)總結(jié)，并且和工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行積極主動(dòng)的協(xié)調(diào)，進(jìn)而建立起一套科學(xué)完善的城建檔案綜合管理系統(tǒng)，并對(duì)其它發(fā)達(dá)城市先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行大力借鑒。

在施工合同簽署的過(guò)程中，首先要對(duì)建設(shè)方關(guān)于工程檔案建設(shè)的相關(guān)要求進(jìn)行明確，在合同中明確相關(guān)責(zé)任，要求承建方對(duì)專門檔案管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行明確，并且終身負(fù)責(zé)工程資料，將其檔案管理的責(zé)任意識(shí)提高。實(shí)施方法包括：首先要抓好工程建設(shè)源頭，在進(jìn)行工程項(xiàng)目規(guī)劃審批與報(bào)建的過(guò)程中，就要和建設(shè)單位將工程檔案移交報(bào)送責(zé)任書簽署好，通過(guò)這樣的方式來(lái)確保管理方與建設(shè)方均了解工程建設(shè)的相關(guān)信息，同步管理建設(shè)工程檔案質(zhì)量及相關(guān)內(nèi)容。其次，要有專人負(fù)責(zé)工程檔案，并且要對(duì)其進(jìn)行全程跟蹤以及科學(xué)合理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，如果在此過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，就要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)性的整改。最后，在快竣工之前，要預(yù)驗(yàn)收工程檔案，合格之后才能夠?qū)こ添?xiàng)目竣工進(jìn)行驗(yàn)收。這一系列措施和建設(shè)行政職能進(jìn)行充分融合，并且能夠工程檔案編制與收集的系統(tǒng)性、真實(shí)性、原始性，最終提高建設(shè)工程質(zhì)量。

要對(duì)管理工作細(xì)節(jié)之處加強(qiáng)重視，可以采用跟蹤服務(wù)或者預(yù)約服務(wù)的方式，謹(jǐn)防資料員在沒有做好充分準(zhǔn)備的情況下對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行重復(fù)辦理，進(jìn)而將工作效率提高。通過(guò)反復(fù)多次的大廳柜臺(tái)復(fù)檢業(yè)務(wù)辦理以及現(xiàn)場(chǎng)工程檔案業(yè)務(wù)集中指導(dǎo)，能夠形成一個(gè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)日志，并且具有較強(qiáng)的條理性。

在進(jìn)行建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的具體實(shí)踐過(guò)程中，存在著施工單位的實(shí)際活動(dòng)與相關(guān)文件不吻合的情況。這就需要我們及時(shí)整改出現(xiàn)的這些問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)工程檔案的真實(shí)性進(jìn)行有效保證，促使工程質(zhì)量管理中工程檔案管理能夠發(fā)揮出有效的作用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在建設(shè)工程中，工程檔案管理屬于一個(gè)十分重要的組成部分，并且工程檔案管理工作和工程質(zhì)量之間的關(guān)系具有高度緊密性。為了有效確保工程質(zhì)量，就必須加強(qiáng)工程檔案管理。所以，在建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員要樹立起管理意識(shí)，提高責(zé)任感，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量管理中的相關(guān)教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，提高檔案管理水平，最終達(dá)到提高建設(shè)工程質(zhì)量的目的。

[1]段潔.加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的有效途徑[J].陜西檔案.2015(05).

[2]曹珍珍,張玉.加強(qiáng)工程檔案管理對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的價(jià)值探討[J].智能城市.2016(05).