轉(zhuǎn)變工作思路 提高管理效率
——淺談街道辦事處的檔案管理工作

文/福建省邵武市昭陽街道辦事處　林俊

轉(zhuǎn)變工作思路 提高管理效率
——淺談街道辦事處的檔案管理工作

文/福建省邵武市昭陽街道辦事處林俊

本文從檔案管理對街道辦職能發(fā)揮的影響作用出發(fā)，以筆者本人所在的單位為例，探討了此項工作中需要注意的問題及影響因素，并提出了轉(zhuǎn)變思路、提高效率的可行路徑。

街道辦；檔案管理；問題；對策

作為街道辦開展相關(guān)工作的重要支撐，檔案管理發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用，其不僅可以實現(xiàn)街道面貌的如實反映，還能夠為黨工委及相關(guān)部門的決策提供參考，而保證此項工作的有效進(jìn)行，是推動基層建設(shè)、維持社會穩(wěn)定的必然要求。所以，當(dāng)前階段的管理工作中，必須要結(jié)合時代變化，對傳統(tǒng)管理模式加以創(chuàng)新，以達(dá)到提升效率、改善質(zhì)量的目的。

一、街道辦檔案管理概述

（一）作用及意義。結(jié)合街道辦的功能來講，檔案管理的作用及意義主要體現(xiàn)在：第一，此項工作關(guān)系到國家《檔案法》的執(zhí)行，對于街道辦正常開展工作具有顯著影響。街道辦的職能決定了其對社會秩序的影響力，也只有做好此項工作，才能保證街道秩序和穩(wěn)定。比如，檔案中記錄的關(guān)于下崗職工的信息，可以作為街道辦為民解難工作的指導(dǎo)，使相關(guān)工作的開展更有針對性。所以，做好檔案管理工作固然是執(zhí)行《檔案法》的基本要求，但其作用卻不局限于此，其還是街道建設(shè)的保障。第二，此項工作屬于街道辦管理工作的一部分，是維護(hù)社會穩(wěn)定的重要保障。結(jié)合檔案管理的內(nèi)容來講，其對街道辦的影響作用主要體現(xiàn)在其可以為街道辦開展工作提供依據(jù)。

（二）街道檔案管理成效。結(jié)合當(dāng)前我國街道辦檔案管理工作的開展方式及本單位實際，筆者單位在設(shè)施、人員、收集、管理等工作中取得了突出成績。在設(shè)施方面：領(lǐng)導(dǎo)比較重視檔案管理工作，增加了基礎(chǔ)設(shè)施方面的投入，設(shè)立了專門的檔案室，有效避免了檔案混放造成的損失。同時在工作中，單位也提出了要保證環(huán)境整潔等要求，環(huán)境對檔案保存的負(fù)面作用大為減輕。由此可見，設(shè)施條件給檔案管理工作帶來積極的推動作用，取得的效果十分明顯。在人員方面：采取了加強(qiáng)培訓(xùn)的措施，定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)活動，一定程度上提高了工作人員的能力與素質(zhì)，為檔案管理工作的開展提供有力的人才支撐。在收集工作中：由于單位領(lǐng)導(dǎo)多次強(qiáng)調(diào)檔案收集工作的重要性并對相關(guān)員工進(jìn)行了教育，負(fù)責(zé)管理的人員對于檔案收集工作的認(rèn)識發(fā)生了巨大變化，員工對于檔案收集的重視程度明顯提高，各個科室之間也開始就此項問題進(jìn)行溝通，重復(fù)歸檔的現(xiàn)象不復(fù)存在，資料收集效率因此顯著提高。在管理方面：管理人員充分意識到做好檔案管理工作的現(xiàn)實意義，街道辦對相關(guān)人員的檔案管理行為加以嚴(yán)格要求，尤其嚴(yán)格監(jiān)督相關(guān)制度的執(zhí)行情況，使得檔案管理工作更加規(guī)范。同時，在街道辦檔案管理領(lǐng)導(dǎo)高度重視下，不斷完善工作制度，使其更好地滿足當(dāng)前檔案管理工作要求，尤其還確定了嚴(yán)格的檢查機(jī)制，有效防止了“有制度不執(zhí)行”的情況，檔案管理一直處于井然有序的狀態(tài)。

二、提高街道辦檔案管理效率的對策建議

（一）通過可行渠道，獲得領(lǐng)導(dǎo)支持。根據(jù)上文的分析可知，領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理成效的影響作用是十分顯著的。所以，要想改變檔案管理工作當(dāng)前的局面，就必須要想辦法獲取領(lǐng)導(dǎo)支持，借助其影響力使相關(guān)人員自覺重視檔案管理?？紤]到領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙、精力有限，檔案管理者有必要積極發(fā)揮自身的能動性，通過各種可行渠道，將領(lǐng)導(dǎo)的注意力吸引到檔案管理上來，進(jìn)而使其支持此項工作。為此，相關(guān)人員應(yīng)抓住匯報工作等機(jī)會，改觀領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識，使其意識到檔案管理在街道辦工作中的基礎(chǔ)地位。只有領(lǐng)導(dǎo)意識到此項工作的重要性和當(dāng)前局面可能導(dǎo)致的后果，其才會提高對檔案管理工作質(zhì)量及相關(guān)人員的要求，督促其盡快改善。而領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威性則可以放大其對管理的積極影響，使檔案管理目前的問題和缺陷在盡量短的時間內(nèi)得到改善。

（二）健全檔案管理制度。為了保證檔案管理工作有據(jù)可依，現(xiàn)階段必須要加緊制度建設(shè)。為此，街道辦有必要在正視檔案管理基礎(chǔ)作用的前提下，注重以下幾項工作：第一，統(tǒng)籌全局、精心安排，將健全檔案管理制度作為重點工作推進(jìn)。第二，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，并建立專門小組。這個小組的組員應(yīng)包括來自行政辦以及黨政辦等部門的工作人員，組長應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真挑選，最好由分管此項工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。第三，結(jié)合檔案管理崗位的要求，確定清晰的任職條件，以保證上崗者具有相應(yīng)的專業(yè)基礎(chǔ)與強(qiáng)烈的責(zé)任意識。第四，在工作中應(yīng)推行責(zé)任制，強(qiáng)化制度的約束作用，避免出現(xiàn)管理松散或者互相推諉等現(xiàn)象。第五，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)規(guī)范落實狀況的監(jiān)督，并輔以有效的執(zhí)行保障措施，確保相關(guān)工作規(guī)范進(jìn)行。第六，結(jié)合時代變化與工作要求，推動管理體制的革新與完善，并在實踐中注重經(jīng)驗總結(jié)，以優(yōu)化管理方式、提高工作效率。第七，對檔案管理者實施專業(yè)培訓(xùn)，并逐步完善考核機(jī)制，提升相關(guān)人員的管理能力，使其在工作中發(fā)揮出更大的積極作用。

（三）注重設(shè)備更新和硬件設(shè)施的完善，為管理成效的改善提供物質(zhì)條件。盡管當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)取得了良好成效，但依舊存在進(jìn)一步提升的空間，其中，設(shè)備更新以及硬件設(shè)施完善屬于極為關(guān)鍵的兩點。為此，現(xiàn)實中有必要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步增加投入，給予管理工作更可靠的物質(zhì)保障。這方面的主要工作包括：第一，街道辦必須正確看待增加經(jīng)費的必要性，并在年度預(yù)算中對此進(jìn)行考慮。第二，要確保檔案管理中的必要支出有充足的經(jīng)費作為保障。

第三，要根據(jù)檔案保管需要，添置更多的檔案柜，以確保檔案資料能夠得到妥善保存。同時，也要視需要對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新，以不斷提高管理水平。第四，完善防火設(shè)施，并在日常管理中認(rèn)真貫徹管理要求，做好“防蟲”等工作，以免檔案資料損壞。第五，對于檔案管理中的各個流程，比如收集環(huán)節(jié)和利用環(huán)節(jié)，都要制定相應(yīng)的管理條款，以約束相關(guān)人員的行為。第六，清晰界定管理范圍，并進(jìn)一步明確要求與工作原則，以保證檔案安全。第七，在管理實踐中要注重不斷改進(jìn)，以促使此項工作逐漸趨于規(guī)范化和高效化。

（四）街道辦檔案管理工作未來發(fā)展。一般來說，影響街道辦檔案管理成效的因素主要有領(lǐng)導(dǎo)因素、管理人員、考核因素三方面，因此，街道辦檔案管理工作未來發(fā)展過程中應(yīng)積極采取措施，不斷提高這三方面的管理水平。首先，領(lǐng)導(dǎo)因素方面。領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理持何種態(tài)度，直接影響著相關(guān)人員對檔案管理的重視度。在領(lǐng)導(dǎo)格外重視此項工作的時候，相關(guān)人員就會自覺地做好工作；在領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為此項工作無關(guān)緊要的時候，相關(guān)人員就會認(rèn)為“好不好無所謂”，工作態(tài)度則是得過且過。因此，街道辦檔案管理未來發(fā)展中，應(yīng)結(jié)合管理工作實際，不斷調(diào)整與完善相關(guān)工作制度，避免借還隨意、制度松散等問題的發(fā)生。其次，在管理人員方面。街道辦事處應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理人員思想教育，提高管理人員思想認(rèn)識，使其進(jìn)一步了解檔案資料的重要性。眾所周知，在工作態(tài)度不端正的情況下，管理人員無論是在收集檔案的過程中，還是在管理檔案時，對于自身工作的要求都不夠嚴(yán)格，很容易導(dǎo)致資料遺失問題。因此，為促進(jìn)未來檔案管理工作更好地發(fā)展，應(yīng)切實扭轉(zhuǎn)相關(guān)人員的思想，從內(nèi)心意識到自身工作的重要性，進(jìn)而加強(qiáng)自我約束，實現(xiàn)管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步提高。最后，考核因素方面：考核可以增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，將管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碡?zé)任，對于管理要求的落實能夠起到保障與約束作用。因此，街道辦事處應(yīng)注重考核方面，結(jié)合檔案管理工作實際，構(gòu)建合理的考核機(jī)制，不斷鞭策管理人員勇于突破自己，促進(jìn)檔案管理工作邁向一個新的臺階。

總而言之，檔案管理在街道辦發(fā)揮功能的過程中起著重要的基礎(chǔ)作用，可以為相關(guān)工作的開展提供依據(jù)和幫助，因此，街道辦事處針對當(dāng)前檔案管理工作取得的成績不能驕傲，應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的艱巨性，尤其應(yīng)認(rèn)真分析當(dāng)前管理工作狀況，尋找優(yōu)化檔案管理工作的有效方法與途徑，尤其注重從領(lǐng)導(dǎo)、管理人員以及考核方面入手，做好檔案管理工作未來發(fā)展規(guī)劃，為檔案管理工作的未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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