論水利工程檔案的管理

文/天津市海河管理處 賈燕華

論水利工程檔案的管理

文/天津市海河管理處 賈燕華

本文從水利工程檔案管理的重要性入手，分析了水利工程檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

水利工程；檔案；管理

水利工程檔案是指水利工程從其立項(xiàng)到竣工等各個(gè)建設(shè)階段直接產(chǎn)生的具有重要價(jià)值的各種原始的文件材料，是水利工程項(xiàng)目開(kāi)展規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、維護(hù)等工作的重要依據(jù)，是國(guó)家作出相關(guān)水利管理決定和策略的重要依據(jù)和憑證。在水利工程建設(shè)過(guò)程中，各參建單位對(duì)水利工程檔案管理重視不夠，將會(huì)導(dǎo)致水利工程檔案管理工作水平不高，效率低下等局面，影響水利事業(yè)的整體發(fā)展。

一、水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案是工程建設(shè)、管理的真實(shí)記錄，具有憑證和依據(jù)作用，工程檔案對(duì)于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造等具有不可替代的重要作用。一項(xiàng)水利工程從可研、初設(shè)、施工、竣工，到運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改造等，要經(jīng)過(guò)相當(dāng)漫長(zhǎng)的時(shí)間。在水利工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中，會(huì)逐漸形成各類(lèi)文件資料，在工程竣工后整理歸檔，并在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)妥善保存，為水利工程的后續(xù)管理提供資料支持和保障，因此，真實(shí)而完整的檔案資料對(duì)于水利工程的安全運(yùn)行和效益發(fā)揮至關(guān)重要，要加強(qiáng)水利工程檔案的管理。

二、水利工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度滯后于水利工程項(xiàng)目管理體制改革。隨著國(guó)家對(duì)建設(shè)管理體制改革的逐漸深入，水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理體制也發(fā)生了很大的變化，招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗(yàn)收制度和市場(chǎng)稽查制度逐步完善，而水利工程檔案管理制度、法規(guī)卻沒(méi)能及時(shí)作出相應(yīng)的調(diào)整和修改，依然沿用原來(lái)的管理制度，已經(jīng)有許多不適應(yīng)水利工程新形勢(shì)的內(nèi)容，需要進(jìn)行修改和完善。

（二）對(duì)水利檔案管理的重視不夠。水利工程檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理員有相當(dāng)程度的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)，因此需要水利工程項(xiàng)目建設(shè)單位和水管單位配備專(zhuān)職檔案工作人員，并做好檔案管理員的培訓(xùn)工作，而實(shí)際工作中，卻往往忽視了水利工程各階段資料的重要性，或者沒(méi)有配備專(zhuān)職檔案管理員，或雖有專(zhuān)職人員但疏于管理，流于形式，導(dǎo)致水利工程建設(shè)過(guò)程中文件資料不能隨時(shí)收集、整理等，影響了檔案資料的完整性、真實(shí)性，從而給水利工程建設(shè)、管理的檔案資料保障留下了隱患。

（三）檔案管理制度不健全，不完善。很多單位沒(méi)有建立完善齊全的檔案管理規(guī)章制度，或者有規(guī)章制度，卻形同虛設(shè)，不能有效地實(shí)施，也沒(méi)有監(jiān)督機(jī)制，使檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化。檔案管理制度不完善，使得檔案管理員在工作中隨意性較大，水利工程文件資料不能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響了水利工程檔案的系統(tǒng)性、科學(xué)性、完整性。

（四）檔案管理員專(zhuān)業(yè)技能較低。水利工程的檔案管理員一般是工程技術(shù)人員多，沒(méi)有接受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不熟悉工程檔案管理，而檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)或有檔案館員中、高級(jí)職稱(chēng)的人員較少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)ΜF(xiàn)有檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化開(kāi)發(fā)的人員更是少之又少。且檔案人員多為兼職，還需要處理其他事務(wù)，無(wú)法對(duì)水利工程檔案進(jìn)行細(xì)致管理和數(shù)字化開(kāi)發(fā)利用，部分檔案管理員對(duì)水利工程缺少必要的了解，對(duì)水利工程檔案管理缺乏有效而準(zhǔn)確的指導(dǎo)，也使檔案管理員在水利工程檔案管理工作中很被動(dòng)，并缺少針對(duì)性。

（五）水利工程檔案信息化程度較低。水利工程檔案由于文件材料形成周期長(zhǎng)，范圍廣，內(nèi)容復(fù)雜，因此，目前的水利工程檔案管理基本以紙質(zhì)文件為主，極少有電子文件，更談不上數(shù)字化、系統(tǒng)化管理，而隨著水利工程事業(yè)和檔案學(xué)研究的發(fā)展，各方對(duì)水利工程電子檔案的需求越來(lái)越迫切，因此，水利檔案信息化程度底的現(xiàn)狀也亟須得到改變。

三、加強(qiáng)水利工程檔案管理的對(duì)策

（一）完善科學(xué)合理的檔案管理體制。把檔案管理工作納入水利工程管理中，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。在工程前期，檔案行政管理人員應(yīng)及時(shí)了解工程項(xiàng)目的情況，對(duì)工程資料員及時(shí)進(jìn)行必要的檔案工作指導(dǎo)，使工程資料的收集整理工作與工程同步進(jìn)行；建設(shè)單位在工程建設(shè)初期，應(yīng)根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求，制定本工程的檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案管理作出具體規(guī)定，使該工程的檔案管理與工程管理工作同步開(kāi)展，做到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，有法可依；工程檔案管理單位要建立健全檔案管理制度，檔案管理工作要切實(shí)做到有制度，有組織，有人員，提高可操作性。

（二）全面提高檔案管理人員的檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。工程檔案管理人員不但要學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，精通檔案業(yè)務(wù)，還要懂水利工程，并隨時(shí)關(guān)注本單位近期開(kāi)工的水利工程等，做到有的放矢；還要努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，用新技術(shù)提高水利工程檔案管理水平，滿足新形勢(shì)下水利事業(yè)對(duì)檔案管理工作的需求。

（三）不斷推進(jìn)水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)下，隨著水利事業(yè)的發(fā)展，水利檔案管理工作的涉及面越來(lái)越廣，數(shù)量不斷增加，水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。因此，要充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大信息資源的加工、存儲(chǔ)速度，提高信息檢索速度和深度，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，不斷提高水利工程檔案的管理和利用水平。

水利工程檔案是水利事業(yè)發(fā)展的重要見(jiàn)證和今后工作的重要保障，新形勢(shì)下的水利事業(yè)對(duì)水利檔案工作提出了更高的要求，檔案工作者也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)、解放思想、積極創(chuàng)新，推動(dòng)水利工程檔案管理工作不斷發(fā)展，為各項(xiàng)水利事業(yè)提供更好、更專(zhuān)業(yè)的服務(wù)。

[1]賽蘭.淺談加強(qiáng)水利檔案工作[J].新疆社科論壇,2008（2）.

[2]張輝,呂廓.淺談如何做好新時(shí)期水利檔案工作[J].黑河學(xué)刊,2007（01）.