淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

文/龍口市檔案局 王耀波

淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

文/龍口市檔案局 王耀波

當(dāng)前的文書檔案管理存在較多問題，包括檔案工作部門缺乏銜接性、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視以及管理人員整體素質(zhì)偏低等，嚴(yán)重影響當(dāng)前的檔案管理工作，因此，應(yīng)當(dāng)采取有效措施加以解決，本文主要淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策。

文書；檔案；管理

文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要作用，如果缺乏文書檔案管理工作，企業(yè)就失去了發(fā)展活力以及重要檔案資源。企業(yè)的經(jīng)營水平以及運(yùn)行水平通過文書檔案管理工作可以明顯體現(xiàn)出來。其中，文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)經(jīng)營以及運(yùn)行具有重要作用，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)文書檔案管理工作加強(qiáng)重視。針對(duì)當(dāng)前文書檔案管理工作中的問題，比如領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視、工作銜接不好以及員工素質(zhì)偏低等，應(yīng)當(dāng)采取有力措施加以解決，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度，強(qiáng)化部門工作銜接以及提升員工素質(zhì)等，全面提高當(dāng)前文書檔案管理水平。

一、文書檔案管理工作中的問題分析

文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)提高市場競爭力以及增加經(jīng)濟(jì)效益具有十分重要的作用，然而，當(dāng)前的文書檔案管理工作依然存在很多問題亟待解決，主要包括三個(gè)問題：工作銜接不足、領(lǐng)導(dǎo)重視不足、員工素質(zhì)偏低。只有重視文書檔案管理工作中的這些問題，才能切實(shí)做好文書檔案管理工作，促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益提高。

（一）工作銜接不足。文書檔案管理工作對(duì)于單位管理以及運(yùn)行具有重要作用。做好文書檔案管理工作才能切實(shí)把握好檔案管理工作。其中，文書檔案管理工作和檔案管理工作既存在一定相似之處，也存在明顯的不同，因此，針對(duì)兩者關(guān)系應(yīng)當(dāng)切實(shí)認(rèn)識(shí)，并且做好檔案管理工作。然而，當(dāng)前大部分文書檔案管理工作和檔案管理工作沒有區(qū)分，普遍認(rèn)為做好文書檔案管理工作就等同于做好檔案管理工作，從而導(dǎo)致文書檔案管理和檔案工作存在一定偏差，文書檔案工作和檔案管理在銜接方面存在問題。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視不足。當(dāng)前我國的文書檔案管理工作歷程比較短，起步比較晚。只是最近幾年才進(jìn)入企業(yè)行政管理，大部分員工對(duì)于文書檔案管理工作缺乏深刻認(rèn)識(shí)并且沒有進(jìn)行仔細(xì)調(diào)查，在實(shí)際工作中存在不規(guī)范管理的問題。部分企事業(yè)單位雖然投入一定人力進(jìn)行文書管理工作，然而實(shí)際效果卻不理想。這主要是因?yàn)榇蟛糠制髽I(yè)雖然進(jìn)行相關(guān)工作，但是缺乏必要計(jì)劃以及流程，導(dǎo)致浪費(fèi)人力、物力以及財(cái)力。

（三）員工素質(zhì)偏低。一般來講，文書檔案管理工作發(fā)展時(shí)間并不長，企業(yè)對(duì)于文書檔案管理缺乏必要重視，相關(guān)管理人員重視程度不符合當(dāng)前工作需要。此外，還因?yàn)槿鄙俦匾呐嘤?xùn)工作。文書檔案管理工作中大多數(shù)員工并不是專業(yè)檔案管理人員，不但責(zé)任心不強(qiáng)，而且綜合素質(zhì)較低。整體而言，由于員工素質(zhì)問題導(dǎo)致文書檔案管理工作缺乏有效性以及合理性。對(duì)于員工素質(zhì)問題，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)采取有效措施加以改善。

二、改善文書檔案管理工作的有效措施分析

文書檔案管理工作對(duì)于政府機(jī)關(guān)、企業(yè)以及事業(yè)單位具有十分重要的作用。其中，文書檔案管理水平高低嚴(yán)重影響檔案的質(zhì)量以及完整性。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文檔管理的研究，切實(shí)提高文檔管理水平，促使文書檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。然而，當(dāng)前的文書檔案管理存在較多問題，包括檔案工作部門缺乏銜接性、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視以及管理人員整體素質(zhì)偏低等，嚴(yán)重影響當(dāng)前的檔案管理工作，因此，應(yīng)當(dāng)采取有效措施加以解決。

（一）強(qiáng)化部門銜接。文書檔案管理工作對(duì)于單位發(fā)展具有十分重要的意義，因此，強(qiáng)化檔案管理工作以及與其它部門的交接工作具有重要意義。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)和企業(yè)其他部門人員進(jìn)行必要的溝通以及交流，確保文書檔案管理工作的有效性以及全面性，促使文書檔案管理工作更為成熟并且得到快速發(fā)展。

（二）提升重視程度。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視文書檔案管理工作，促使文書檔案管理工作得到一定程度的改變。領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，對(duì)于文書檔案管理工作順利開展具有重要作用，此外，加強(qiáng)文書檔案工作宣傳力度，促使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及各部門加深對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從而提高員工工作積極性。

（三）提高員工素質(zhì)。企業(yè)人才對(duì)于改善企業(yè)現(xiàn)狀具有十分重要的意義，其中，文書檔案管理工作相關(guān)人才對(duì)于提高管理水平具有重要作用。因此，可以加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，提高員工的素質(zhì)，從而強(qiáng)化文書檔案管理工作以及學(xué)習(xí)新型管理理念。此外，對(duì)于新員工，應(yīng)當(dāng)給予系統(tǒng)性崗前培訓(xùn)，保障所有員工持證上崗，并且規(guī)范文書檔案管理工作，提高員工的素質(zhì)。

三、結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)、事業(yè)單位等具有重要作用。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的研究力度，促使文書檔案管理水平得到提高，促使文書檔案管理工作更加規(guī)范化以及科學(xué)化。針對(duì)當(dāng)前文書檔案管理工作中的問題，包括部門銜接不夠、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠以及員工素質(zhì)偏低等，應(yīng)當(dāng)采取有效措施加以改善，強(qiáng)化部門銜接，促使領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)Υ烁叨戎匾暎陬I(lǐng)導(dǎo)重視的情況下，使得員工的素質(zhì)得到相應(yīng)的提升。

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