如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作

文/洮南市人民政府采購中心 金國輝

如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作

文/洮南市人民政府采購中心 金國輝

本文通過對政府采購檔案的內(nèi)涵和意義進(jìn)行分析探究，并相應(yīng)地提出建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作的方法，有效提高我國政府采購檔案管理工作水平，促進(jìn)我國政府采購檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

建設(shè)規(guī)范化；政府采購檔案；管理工作；分析探究

政府的采購工作是一項(xiàng)規(guī)模較大的系統(tǒng)性工程，需要根據(jù)法律規(guī)定的方式、程序和方法等，對具體的物品進(jìn)行采購，并且在政府采購的整個(gè)活動(dòng)中，政府采購檔案管理工作尤為重要，它是對政府采購行為和相關(guān)決策的詳細(xì)記錄，具有真實(shí)性、客觀性、反腐倡廉等功能，不僅可以提高政府采購工作的效率，同時(shí)對政府良好社會(huì)形象的樹立也有著重要的作用。

一、政府采購檔案的基本內(nèi)涵及意義

（一）政府采購檔案的基本內(nèi)涵。政府采購檔案主要就是對政府進(jìn)行采購活動(dòng)的整個(gè)過程和相關(guān)決策內(nèi)容的詳細(xì)記錄，是指我國政府采購管理工作部門、相關(guān)采購工作人員、各個(gè)采購代理部門在政府采購活動(dòng)中的記錄，一般情況下都是以圖片、表格、硬盤、文字、聲像等形式存在的，有利于實(shí)現(xiàn)各個(gè)政府部門公平、公開地進(jìn)行采購活動(dòng)。

（二）政府采購檔案管理工作的意義。政府采購檔案管理工作是我國政府強(qiáng)化管理、提高采購管理和規(guī)范采購行為的重要工作內(nèi)容。它可以為政府的采購行為進(jìn)行詳細(xì)記錄、統(tǒng)計(jì)分析、結(jié)果總結(jié)、財(cái)政支出的節(jié)約、接受監(jiān)督部門的檢查、處理各項(xiàng)采購活動(dòng)的問題提供有力證據(jù)，強(qiáng)化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。此外，建立完善的政府采購檔案管理機(jī)制，有利于推進(jìn)政府的清正廉潔建設(shè)，幫助政府樹立良好的采購形象和社會(huì)公眾形象。

二、建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作的方法

（一）建立健全政府采購檔案管理體系。政府在采購檔案的管理工作過程中，要選用工作人員來專門負(fù)責(zé)采購檔案的管理工作，對政府的采購活動(dòng)和相關(guān)決策進(jìn)行詳細(xì)的記錄和收集，將收集到的政府采購檔案以時(shí)間的順序或者是特征進(jìn)行合理的分類、管理、編排等，保證政府采購檔案管理朝著合理化、科學(xué)化的方向發(fā)展，防止各種不良因素對采購檔案的破壞，強(qiáng)化對政府采購檔案的管理工作，提高采購檔案的有效使用年限，保證政府采購檔案的全面性和完整性，不僅可以提高政府采購檔案的利用效率，同時(shí)還可以對政府采購過程中的具體行為進(jìn)行全面反映。

（二）完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性。政府要建立完善的采購檔案管理制度，并保證采購檔案的安全性和完整性，促進(jìn)政府采購檔案的可持續(xù)健康發(fā)展。首先，政府要建立健全采購檔案的相關(guān)借閱制度，對于那些已經(jīng)整理好的政府采購檔案文件，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和允許不得私自進(jìn)行借閱和查閱。如果是工作原因需要借閱采購檔案，借閱人需要通過寫申請書或者填申請表，并在其中詳細(xì)說明所借檔案的名稱、借閱日期、借閱數(shù)量、保管方法以及借閱的具體原因等，交給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審核后才可以進(jìn)行借閱。但是，對于那些關(guān)于商業(yè)的機(jī)密投標(biāo)文件卻不能隨意進(jìn)行借閱，防止政府的機(jī)密文件發(fā)生泄露。

（三）要明確政府采購檔案工作的職責(zé)，提高采購檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。在當(dāng)前政府采購檔案的管理工作過程中，由于政府采購檔案的管理工作人員普遍存在專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水平不高的現(xiàn)象，大部分檔案管理工作人員身兼數(shù)職，很多甚至沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)以及沒有經(jīng)過檔案知識(shí)培訓(xùn)，對我國當(dāng)前政府采購工作的相關(guān)程序和法律規(guī)范并不了解，進(jìn)而無法有效地對采購檔案進(jìn)行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。由此可見，我國政府采購檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力還有待進(jìn)一步提高和加強(qiáng)，需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)檔案管理方面的新知識(shí)、新技能，熟練掌握當(dāng)前我國政府存在的相關(guān)法律法規(guī)和工作要求，加強(qiáng)自身對政府采購檔案工作的認(rèn)識(shí)和了解。同時(shí)，政府還應(yīng)該對檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購檔案管理工作的效率，提高政府采購檔案資料的使用壽命。

（四）從根本上掌握政府采購檔案信息的精準(zhǔn)性和真實(shí)性。政府采購檔案管理人員在對相關(guān)資料進(jìn)行建檔時(shí)，要保證書寫的字跡清晰，必須選用鋼筆書寫或者是打印，保證政府采購檔案的原始性。歸檔后的資料一律不允許隨意地修改，并且在借閱的過程中不可以在檔案資料上進(jìn)行標(biāo)記，例如劃線、折疊、圈點(diǎn)、折頁等，保證政府采購檔案的完整性。此外，政府各項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人在完成工作之后，需要立刻將項(xiàng)目資料交給檔案管理工作人員進(jìn)行建檔，然后檔案管理人員在對各種資料進(jìn)行整理、分離、立卷、歸檔、保存等，保證政府采購資料檔案的全面性和真實(shí)性。

三、結(jié)語

總而言之，政府采購檔案的相關(guān)管理工作是政府采購工作中的一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。因此，我國應(yīng)該建立健全政府采購檔案管理體系；完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性；要明確政府采購檔案工作的職責(zé)，提高采購檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；從根本上掌握政府采購檔案信息的精準(zhǔn)性和真實(shí)性，有效提高我國政府采購檔案管理工作的效率。

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