新時期電子檔案在檔案管理中的應用

文/巨野縣衛(wèi)生和計劃生育局 劉麗華 黃秋平

新時期電子檔案在檔案管理中的應用

文/巨野縣衛(wèi)生和計劃生育局 劉麗華 黃秋平

新時期，電子檔案在檔案管理中應用具有重要意義，能確保檔案安全、提高管理效率。但目前管理工作存在一些問題，主要表現(xiàn)為安全管理不足、相關制度缺失、人員素質(zhì)偏低。為彌補這種不足，需要采取有效的改進對策：加強安全管理、完善管理制度、提高工作人員素質(zhì)，并重視電子檔案備份、優(yōu)化管理服務方式。

新時期；電子檔案；檔案管理；安全管理

新時期，在信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術不斷進步和應用的時代背景下，檔案管理工作也面臨全新變革，電子檔案出現(xiàn)并得到廣泛應用。同時，為促進電子檔案更好發(fā)揮作用，采取有效措施，提高電子檔案管理水平是必要的。本文將結(jié)合電子檔案管理需要，有針對性地提出管理對策，希望能為實際工作開展提供啟示。

一、新時期電子檔案在檔案管理中應用的意義

隨著信息技術和計算機技術的發(fā)展進步，新時期電子檔案的應用越來越廣泛，并發(fā)揮十分重要的作用，其重要意義表現(xiàn)在以下幾點：

（一）確保檔案安全。電子檔案管理工作中，安全問題尤為突出。因此，為促進電子檔案安全管理水平的提升，避免電子檔案受到損失，應該結(jié)合具體需要，構建完善的完全管理制度措施。同時還要明確管理人員的職責，讓他們有效適應電子檔案管理需要，并做好備份工作，綜合應用防火墻技術，密鑰技術，重視病毒查殺，加強安全防護工作，避免電子檔案受到不必要的攻擊和破壞，進而確保電子檔案的安全。

（二）提高管理效率。電子檔案將紙質(zhì)檔案進行掃描和處理之后，進行存儲和分類，方便統(tǒng)計和查詢，為廣大用戶使用電子檔案創(chuàng)造便利。同時還能為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務，減輕管理人員的勞動強度，讓他們有效適應管理工作需要，實現(xiàn)提高電子檔案管理水平的目的。

二、新時期電子檔案在檔案管理中應用的不足

雖然電子檔案的出現(xiàn)，對檔案管理具有重要作用。但由于受到制度、人員等因素制約，當前電子檔案管理仍然存在不足，存在的問題體現(xiàn)在以下方面：

（一）安全管理不足。未能結(jié)合電子檔案管理工作需要，構建健全完善的管理規(guī)章制度，制約安全管理水平提高。管理人員安全意識淡薄，難以全面提升安全管理水平，忽視電子檔案備份，一旦丟失，數(shù)據(jù)無法找回。

（二）相關制度缺失。電子檔案制度缺失，相關規(guī)定不完善，難以有效約束和規(guī)范管理工作，制約電子檔案管理的規(guī)范化和制度化進程。同時，相關工作人員責任不明確，電子檔案管理責任制沒有嚴格落實，影響管理工作水平提升。

（三）人員素質(zhì)偏低。一些管理人員素質(zhì)偏低，未能有效適應電子檔案管理需要，管理專業(yè)技能缺乏，現(xiàn)代信息技術應用水平不強，也忽視加強管理培訓工作，制約信息技術應用水平和電子檔案管理效率提升。

三、新時期電子檔案在檔案管理中應用的對策

為彌補電子檔案管理的不足，促進管理水平提升，結(jié)合新形勢和新要求，根據(jù)存在的問題，筆者認為可以采取以下對策：

（一）加強安全管理。重視軟件維護，確保電子檔案安全有效運營。完善安全管理措施，預防安全隱患發(fā)生，明確管理人員的職責和權限，讓他們有效開展安全管理的各項工作。另外還要加強軟件和系統(tǒng)更新維護，確保電子檔案存儲設備安全。落實專機專用制度，保證電子檔案存儲設備處于良好性能和運營狀態(tài)。做好日常巡視工作，注重電子檔案備份，避免出現(xiàn)安全隱患。加強網(wǎng)絡防火墻建設，重視安全密鑰的使用，合理設置密碼，防止受到攻擊和破壞，促進電子檔案安全管理水平的提升。

（二）完善管理制度。根據(jù)電子檔案管理需要，建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實管理責任制，讓每個管理人員有效開展管理工作。這樣既能預防安全隱患，還能推動電子檔案管理的規(guī)范化和制度化，保障電子檔案管理效率提升。

（三）提高工作人員素質(zhì)。管理人員要了解電子檔案的信息，挖掘、開發(fā)和綜合利用電子檔案資源。及時存儲電子檔案信息資源，構建完善的資源庫，方便電子檔案資料查詢。提高管理人員的服務意識，加強管理培訓，具備愛崗敬業(yè)精神，具有服務意識和奉獻精神。構建先進的網(wǎng)絡服務體系，提供在線咨詢服務，提升管理水平。

（四）重視電子檔案備份。電子檔案要及時備份，保證其安全性與可靠性。對相關軟件定期升級和維護，使軟件處于良好性能和運營狀態(tài)。加強備份管理，避免資料丟失，改進并應用現(xiàn)代化管理手段，有效保障電子檔案的安全。

（五）優(yōu)化管理服務方式。綜合利用多媒體技術、光盤制作技術、信息技術，為用戶提供個性化服務，促進電子檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務，完善電子檔案咨詢平臺，嚴格各項操作，優(yōu)化管理服務方式。

四、結(jié)語

新時期，隨著電子檔案的應用越來越廣泛，給檔案利用帶來巨大方便。在這樣的形勢下，更應該認識電子檔案的重要作用，結(jié)合管理工作需要，完善管理制度，確保電子檔案的安全，并提高管理人員素質(zhì)。從而促進電子檔案管理水平提升，使其更好地發(fā)揮作用。

[1]苗李蒙,梁娟娟.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].電子技術與軟件工程,2016(5):107.

[2]邢潔.電子檔案在檔案管理中的應用[J].才智,2016(4):230.

[3]韓凌.電子檔案在高校檔案管理中的應用[J].現(xiàn)代交際,2016(3):30.