檔案工作的創(chuàng)新服務(wù)勢(shì)在必行

文/寧德職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)工處 林華

檔案工作的創(chuàng)新服務(wù)勢(shì)在必行

文/寧德職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)工處 林華

本文圍繞創(chuàng)新服務(wù)做文章，突破那些與時(shí)代發(fā)展不適應(yīng)的工作理念和模式，緊緊圍繞服務(wù)這個(gè)主題，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，全方位地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

檔案；創(chuàng)新；服務(wù)

近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案部門的大力普及與發(fā)展，檔案信息資源服務(wù)的基礎(chǔ)和手段正逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)變?；诰W(wǎng)絡(luò)的檔案信息服務(wù)作為一種趨勢(shì)，不僅是服務(wù)手段的拓展，更成為眾多檔案部門探索與實(shí)踐的重點(diǎn)。與工作開展和利用者多樣化、綜合化、便捷化的需求相比，還存在著不小差距。

一、更新服務(wù)思想觀念

檔案工作服務(wù)機(jī)制是創(chuàng)新的前提，創(chuàng)新的前提是觀念的更新。創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制，要求我們解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想，樹立正確的、全新的檔案服務(wù)意識(shí)，樹立檔案工作為社會(huì)服務(wù)、為政治服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為人民群眾服務(wù)的觀點(diǎn)。根據(jù)我國現(xiàn)狀，現(xiàn)代的社會(huì)化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動(dòng)密集型走向自動(dòng)化、程序化。計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)管理活動(dòng)的方方面面。因此，檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，為全面建成小康社會(huì)服務(wù)。要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為經(jīng)濟(jì)社會(huì)提供服務(wù)，就必須加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

二、創(chuàng)新服務(wù)手段

（一）建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案部門要充分利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為各部門提供更好的服務(wù)。目前，國內(nèi)許多單位檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上檔案查閱服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源化、數(shù)據(jù)庫化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動(dòng)化、檔案信息管理法制化，建立“大檔案”。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與各部門密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

（二）建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。加強(qiáng)與本信息管理部門的密切配合，建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在本單位綜合檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在綜合檔案室的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級(jí)或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上本單位的各部門通過網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案室自行開發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到綜合檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。

三、開展多種服務(wù)

（一）開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望能通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的手工式的檔案提供利用方式必將逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

（二）提供查詢和咨詢服務(wù)。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案室通過電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通信，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和咨詢服務(wù)。

（三）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱有關(guān)部門制定文件的人員逐年增多。為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，必須進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率。目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)管理和使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，從數(shù)據(jù)庫中得出最主要的經(jīng)驗(yàn)有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和本單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高。

四、拓展服務(wù)領(lǐng)域

（一）信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要有針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。在信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越來越復(fù)雜，越來越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案室的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

對(duì)于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場(chǎng)信息，為保護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

（三）檔案管理將進(jìn)入社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。伴隨著電子商務(wù)時(shí)代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進(jìn)入到社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。

檔案工作者對(duì)電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的內(nèi)部網(wǎng)而擴(kuò)展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。檔案人員除了要繼續(xù)做好檔信息資源的收集和保管，更多地了解需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容外，一方面要配合現(xiàn)代的營銷手段，同領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員一道，建立信息資料庫，選取最能體現(xiàn)優(yōu)勢(shì)、樹立良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場(chǎng)；另一方面要從網(wǎng)上獲取有效信息為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策、為生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)，主動(dòng)地、全過程地提供產(chǎn)、供、銷、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊密聯(lián)系市場(chǎng)的檔案信息管理體系。這的確給檔案工作者提出了又一次挑戰(zhàn)。

[1]蔡哲.論樹立新時(shí)期的檔案意識(shí)[J].機(jī)電兵船檔案,2008.

[2]馮寧.淺談如何加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新工作[J].福建檔案,2013.

[3]肖鵬.檔案數(shù)據(jù)信息交互平臺(tái)的應(yīng)用[J].國家檔案,2015.

[4]石大泱.現(xiàn)代科技的應(yīng)用對(duì)檔案工作的影響、認(rèn)識(shí)與對(duì)策[J];檔案學(xué)研究,1996（S1）.

[5] 張濤.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機(jī)制 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)[A].煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集（2010）[C].2011.