基于文件雙重價值理論的文檔鑒定模式研究

文/天津醫(yī)科大學綜合檔案室 杜鵬

基于文件雙重價值理論的文檔鑒定模式研究

文/天津醫(yī)科大學綜合檔案室 杜鵬

“文件雙重價值理論”基于廣義文件視角，揭示出文件的第一價值與第二價值，其理論內(nèi)涵超越了我國的檔案價值理論；我國文檔鑒定工作在具體執(zhí)行、職責分工以及鑒定素養(yǎng)、視野等方面存在一定的問題；我國應(yīng)以“文件雙重價值理論”為指導(dǎo)，構(gòu)建符合我國國情的文檔鑒定模式，通過建立“文檔一體化”的工作體制、制定文檔鑒定職責分工、實行檔案行政管理部門對于文檔鑒定的整體控制與前端控制，以此客觀、全面、合理地留存文檔價值，滿足社會利用者多元化的檔案利用需求。

謝倫伯格；文件雙重價值理論；文檔鑒定模式

文檔鑒定模式，作為鑒別與判定文檔價值的程式化、規(guī)范化的方式與方法，對于確保機關(guān)組織文檔鑒定工作的順利開展，維系文檔價值的長遠留存具有十分重要的作用。然而，在實際工作中，文檔鑒定工作往往存在著執(zhí)行不到位、不合理等現(xiàn)實問題，并由此導(dǎo)致檔案館館藏內(nèi)容的結(jié)構(gòu)性失衡，繼而無法滿足社會利用者多元化的利用需求。為了解決這些問題，我們有必要從文檔鑒定理論與文檔鑒定工作兩方面入手，構(gòu)建符合我國國情的文檔鑒定模式，并通過采取相關(guān)制度舉措，為科學合理地落實機關(guān)組織的文檔鑒定工作提供務(wù)實有效的思路、方法與實踐路徑。

一、文件雙重價值理論的簡要闡述及對我國文檔鑒定工作的啟示

作為自上世紀五六十年代至今，美國國家檔案與文件署仍然沿用的管理依據(jù)與準則，“文件雙重價值理論”在國際檔案學界與檔案實踐領(lǐng)域引發(fā)了深刻的變革，并成為在我國檔案學界備受推崇的文檔價值理論?！拔募p重價值理論”是由美國著名檔案學家謝倫伯格在1956年出版的代表作《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書中系統(tǒng)提出的。在書中，謝倫伯格闡述了公共文件所具有的兩種不同價值——“第一價值”與“第二價值”?！暗谝粌r值”是指文件對于形成機關(guān)的“原始價值”，具體包含行政管理價值、法律價值、財物價值與科研價值；“第二價值”是指文件對其他機關(guān)和個人利用的“從屬價值”（亦稱“檔案價值”），具體包含證據(jù)價值與情報價值。其中，文件形成機關(guān)的行政官員主要負責鑒定第一價值；而第二價值的鑒定主要由檔案部門及其工作人員完成。此外，謝倫伯格還指出：“應(yīng)著眼于文件的整體性，從機關(guān)地位、職能、活動三個層次分析，弄清文件之間的內(nèi)在有機聯(lián)系”。

實際上，謝倫伯格的“文件雙重價值理論”使用的是“廣義文件”概念，包括文件從其形成到銷毀或永久保存的完整生命周期。我國則參照這一理論，提出了檔案的雙重價值理論。實際上，相較于“文件價值理論”，我國是基于“檔案”概念及其視角來研究文檔價值理論的。由此可見，二者的理論形態(tài)存在顯著差異：在謝倫伯格看來，“文件”（廣義文件）是不同部門處理的整體對象，應(yīng)對現(xiàn)行文件管理與檔案管理作統(tǒng)一的處理；而在我國，則將現(xiàn)行文件與檔案視為不同事物，并由此將現(xiàn)行文件管理與檔案管理予以截然分割，并相應(yīng)導(dǎo)致文檔鑒定活動呈現(xiàn)出明顯的階段性特點。相較于“文件雙重價值理論”所采納的文件整體性視角，基于檔案價值理論的文檔鑒定工作，無法從現(xiàn)行文件與檔案的整體角度，實現(xiàn)對“廣義文件”的“第一價值”以及“第二價值”的整體掌控，繼而無法保證文檔價值的全面留存。

二、我國文檔鑒定工作存在的具體問題

在我國，文檔鑒定工作可大致分為三個層次：第一層次是文書部門或業(yè)務(wù)部門在文件立卷歸檔時所進行的鑒定；第二層次是機關(guān)檔案室在檔案保存期滿移交檔案館之前所進行的鑒定；第三層次是檔案館進行的鑒定，一般屬于定期審查性質(zhì)。在實際工作中，由于文檔鑒定的第一層次與第二層次在其形成機關(guān)內(nèi)部沒有被嚴格執(zhí)行，進而導(dǎo)致大量沒有價值的、重復(fù)的檔案被移交進館，迫使檔案館不得不進行重新篩選與鑒定，耗費了大量的人力物力。實際上，這種狀況的根源在于，我國的文檔鑒定工作缺乏統(tǒng)一的監(jiān)管與控制，沒有形成統(tǒng)一的管理模式與制度，最終導(dǎo)致文檔鑒定工作流于形式，沒有得到機關(guān)組織的充分重視。

此外，在第一層次的鑒定過程中，承擔鑒定工作的業(yè)務(wù)人員或文書人員通常從本部門的實際需要出發(fā)，著眼于文件的第一價值進行鑒定，而相對忽視文件的第二價值；而承擔第二層次鑒定工作的機關(guān)檔案室人員，通常隸屬于特定的組織機構(gòu)，他們的檔案鑒定工作，往往受到機關(guān)組織領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門的直接或間接影響，由此對于檔案價值（第二價值）鑒定很難做到全面與客觀。實際上，我國現(xiàn)行的文檔鑒定體系沒有把第一價值與第二價值的鑒定責任分解開，交給不同的部門去承擔，而是在第一鑒定層次，賦予同一部門鑒定第一價值與第二價值的兩種責任，即同時給予了決定文件命運的權(quán)力，這顯然是不科學的。

再者，由于文檔種類的多樣性，機關(guān)組織內(nèi)部檔案人員通常缺乏相應(yīng)的宏觀視野、專業(yè)知識與文化素養(yǎng)，對某些專業(yè)活動形成的文檔資源的價值，不能做出全面、客觀的鑒別與認定，導(dǎo)致有保存價值的檔案被隨意處置或銷毀，從而造成社會檔案文化財富的流失。

三、基于文件雙重價值理論，構(gòu)建我國的文檔鑒定模式

（一）以“文件雙重價值理論”為指導(dǎo)，打造符合我國國情的文檔鑒定模式。基于我國文檔價值理論、文檔工作實踐存在的具體問題，按照謝倫伯格的“文件雙重價值理論”的有關(guān)要求，著眼于完整的文檔價值鑒定工作流程，維系與協(xié)調(diào)不同文檔鑒定階段之間的關(guān)系，從整體性和階段性兩個層面打造符合我國國情的文檔鑒定模式。具體而言，應(yīng)基于“廣義文件視角”，制定清晰、明確的文檔鑒定工作職責分工，打造以實現(xiàn)文件第一價值、第二價值的全面、合理甄別、留存為最終目的，檔案行政管理部門的整體控制與前端控制為根本保證，以文檔一體化工作體制為基礎(chǔ)的機關(guān)組織辦公室（業(yè)務(wù)部門或文書部門）、檔案室、檔案館多方協(xié)同配合、相互制約的文檔鑒定模式。

（二）構(gòu)建文檔鑒定工作的職責分工。為了實現(xiàn)文檔鑒定模式的順利實施，應(yīng)以完整統(tǒng)一的文檔鑒定視角，構(gòu)建不同階段的文檔鑒定活動的職責分工。具體來講，機關(guān)組織業(yè)務(wù)部門或文書部門主要負責鑒定文檔的第一價值，機關(guān)組織檔案室、公共檔案館負責鑒定文檔的第二價值，檔案行政管理部門負責監(jiān)管不同文檔鑒定主體的鑒定行為，確保文檔“第一價值”與“第二價值”鑒定活動的合法進行。此外，公共檔案館應(yīng)負責會同各領(lǐng)域?qū)＜覍W者、機關(guān)組織、檔案人員、社會領(lǐng)用者等，共同研討、預(yù)判與鑒定不同形成機關(guān)的文檔價值，從而站在宏觀、整體的社會視角，鑒別與判定文檔的現(xiàn)實價值與長遠價值，并通過聽取社會各方面的聲音、意見，及時調(diào)整文檔鑒定工作的思路與方向，及時、全面地滿足從文檔形成者到社會利用者各方面的文檔利用需求。

（三）建立“文檔一體化”的工作體制?！拔募p重價值理論”作為西方“文件生命周期理論”形成與發(fā)展的理論基礎(chǔ)，從根本上強調(diào)文件的整體性，主張將文件與檔案、文件工作與檔案工作實行統(tǒng)一管理。參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應(yīng)將我國機關(guān)組織的文件工作與檔案工作統(tǒng)一起來，從業(yè)務(wù)體制上建立緊密的聯(lián)系，形成文件處理部門、檔案室、檔案館協(xié)同配合的文檔一體化工作體制。實際上，基于“文件雙重價值理論”的“廣義文件”視角，結(jié)合我國文檔鑒定工作的實際情況，建立“文檔一體化”的工作體制，可以確保文檔鑒定模式能基于統(tǒng)一的文檔工作體制得以實施，在協(xié)調(diào)不同部門的文檔鑒定活動的同時，確保文檔鑒定工作整體有序地開展。

（四）實行檔案行政管理部門對文檔鑒定工作的整體控制與前端控制。檔案行政管理部門對文檔鑒定實施整體控制與前端控制，對于保證文檔鑒定模式的有效實施具有十分重要的作用。首先，作為檔案管理的專門機構(gòu)，檔案行政管理部門能從專業(yè)角度，以文檔鑒定管理的整體視角，指導(dǎo)機關(guān)組織人員開展文檔鑒定工作，更有利于提升文檔鑒定工作的連貫性、一致性與規(guī)范化程度，提高文檔鑒定效率，減少、甚至避免無保存價值的檔案移交進館，又能對有重要價值的檔案實施重點監(jiān)控，確保順利移交進館。

檔案行政管理部門對文檔鑒定實施整體控制與前端控制，可以有效地監(jiān)控文檔留存與銷毀的全過程，確保具有第二價值的文檔被全面移交進館，從根本上維系檔案為全社會服務(wù)的功能屬性。事實上，及早介入文檔鑒定工作，可以有效防止機關(guān)組織單純從自身利用需要出發(fā)，忽視文檔的從屬價值鑒定，造成文檔價值流失的情況。此外，檔案行政管理部門指導(dǎo)下的文檔鑒定工作，主要基于社會利用者的實際利用需求，對檔案價值進行全面、科學、合理的鑒定。檔案行政管理部門，作為文檔鑒定工作總的掌舵人，更能從為國家與社會留存歷史文化財富的角度，全面維系與留存文檔價值，從而為滿足社會利用者對于檔案的多元化利用需求提供根本保障。

四、結(jié)束語

我國機關(guān)組織的文檔鑒定工作由于缺乏完整的基礎(chǔ)理論指引，加之工作制度不完善，造成了文檔鑒定工作實踐領(lǐng)域存在諸多問題，需要引起我們的高度重視。實際上，通過構(gòu)建、推行科學有效的文檔鑒定模式，可以極大地改善甚至扭轉(zhuǎn)文檔鑒定工作的不利局面，實現(xiàn)文檔價值的全面發(fā)掘、整體把控與科學維護。此外，我們還應(yīng)通過多方面的制度改革與模式創(chuàng)新，逐步實現(xiàn)我國機關(guān)組織文檔鑒定的科學化與系統(tǒng)化，從而為社會利用者全面、有效地獲取檔案資源提供管理基礎(chǔ)與制度保障，繼而為我國的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻力量。

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