工程建設(shè)項(xiàng)目中文檔管理信息化的應(yīng)用

文/中海煉化惠州煉化分公司 張潔瓊

工程建設(shè)項(xiàng)目中文檔管理信息化的應(yīng)用

文/中海煉化惠州煉化分公司 張潔瓊

新時(shí)代背景下，工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模和投資規(guī)模不斷擴(kuò)大，工程項(xiàng)目文檔信息量越來(lái)越大，管理難度隨之提高，傳統(tǒng)文檔管理模式與技術(shù)手段已不能完全適用。傳統(tǒng)管理方式不僅效率低成本高，且具有一定滯后性，信息利用率低下。為適應(yīng)新時(shí)代，適應(yīng)行業(yè)發(fā)展需求，應(yīng)積極進(jìn)行信息化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建信息化文檔管理模式，提高文檔管理水平。本文針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目中文檔管理信息化的應(yīng)用與重要性展開(kāi)研究和分析，以促進(jìn)文檔管理職能的有效發(fā)揮。

工程項(xiàng)目；文檔管理；信息化；重要性

工程項(xiàng)目文檔不僅是工程建設(shè)憑證，更是工程建設(shè)科學(xué)研究的可靠資料，能夠?yàn)橘|(zhì)量原因分析、事故鑒定、責(zé)任判定提供參考資料和有效依據(jù)，對(duì)這些工程文檔資料進(jìn)行有效管理，不僅能保護(hù)文檔資料，避免資料丟失，更能延長(zhǎng)文檔資料使用壽命，使其使用價(jià)值得以體現(xiàn)。但當(dāng)前很多企業(yè)在文檔管理方面存在問(wèn)題，管理模式落后，管理有效性差，信息化程度低，文檔管理難以得到有效落實(shí)。因此，為提高工程項(xiàng)目文檔管理水平，建筑企業(yè)應(yīng)積極進(jìn)行文檔管理改革創(chuàng)新，構(gòu)建信息化管理模式，使文檔管理職能得到最大化發(fā)揮。

一、工程建設(shè)項(xiàng)目中文檔管理信息化的重要性

工程項(xiàng)目文檔是工程項(xiàng)目建設(shè)前、建設(shè)過(guò)程中及竣工驗(yàn)收的真實(shí)記錄，能為工程項(xiàng)目后期運(yùn)維管理提供重要參考，其中包括：施工資料文件、工程驗(yàn)收文件、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案、工程收益評(píng)估報(bào)告、技術(shù)管理資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、施工記錄、質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)等多方面內(nèi)容，是質(zhì)量原因分析、事故鑒定、責(zé)任判定的主要依據(jù)。在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，工程項(xiàng)目規(guī)模不斷擴(kuò)大，結(jié)構(gòu)越來(lái)越復(fù)雜，工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的文檔信息量越來(lái)越大，文件資料類型越來(lái)越豐富，使得文檔管理難度隨之提高。傳統(tǒng)文檔管理模式不僅人力物力投入大，勞動(dòng)強(qiáng)度高，且紙質(zhì)文檔易破損、丟失、受潮，分類、編號(hào)、整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，已逐漸難以滿足建筑行業(yè)發(fā)展需求?；谛畔⒒Ｊ较碌墓こ添?xiàng)目文檔管理，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、無(wú)紙化文檔管理，能有效降低文檔管理難度和勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)約文檔管理財(cái)力物力人力投入。且這種模式下，文檔信息的收集、管理、整合都通過(guò)計(jì)算機(jī)完成，文檔數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)或服務(wù)器上不易丟失和損壞，并能通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行文檔管理解決數(shù)據(jù)冗余問(wèn)題，通過(guò)數(shù)據(jù)索引功能快速對(duì)所需文檔信息進(jìn)行調(diào)取，有效提高文檔信息利用率，提升工程項(xiàng)目文檔管理水平，構(gòu)建一種新型文檔管理模式。

二、工程建設(shè)項(xiàng)目中文檔管理信息化建設(shè)思路

21世紀(jì)是一個(gè)信息時(shí)代，信息技術(shù)被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，文檔管理信息化已成為主流趨勢(shì)。建筑企業(yè)應(yīng)認(rèn)清時(shí)代發(fā)展格局，積極適應(yīng)新的社會(huì)環(huán)境，加強(qiáng)信息化建設(shè)，在文檔管理工作中融入信息技術(shù)，構(gòu)建信息化文檔管理模式。下面通過(guò)幾點(diǎn)來(lái)分析工程建設(shè)項(xiàng)目中文檔管理信息化建設(shè)思路：

（一）提高信息化水平。文檔管理信息化建設(shè)離不開(kāi)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的支持，所以建筑企業(yè)必須加快文檔管理部門(mén)的信息化建設(shè)，提高辦公信息化程度，引進(jìn)先進(jìn)軟硬件設(shè)備。在具體建設(shè)中，要遵循經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性、針對(duì)性等基本原則，根據(jù)實(shí)際文檔管理需求及資金基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)。若有充足支持情況下，且文檔數(shù)據(jù)信息量龐大，涉及利益相關(guān)方多，則可選擇購(gòu)買服務(wù)器，建設(shè)自身企業(yè)工作站，設(shè)置文檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)。例如：Z640 E5-1620V3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)穩(wěn)定，非常適合于工程文檔管理。若缺乏資金可選擇租用云服務(wù)器的方式，建設(shè)云檔案管理存儲(chǔ)模式。租用云服務(wù)器能節(jié)約大筆設(shè)備運(yùn)維費(fèi)用，但信息安全性和系統(tǒng)穩(wěn)定性有待提高。

（二）文檔信息化。想要建設(shè)信息化文檔管理模式，必須要先實(shí)現(xiàn)文檔信息化。因此，信息化建設(shè)中要合理設(shè)計(jì)文檔管理系統(tǒng)，考慮文檔資料采集與信息化應(yīng)用問(wèn)題。在文檔管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中應(yīng)選擇模塊化設(shè)計(jì)思路，信息采集模塊應(yīng)加強(qiáng)對(duì)CDR技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)CDR來(lái)獲取HIS、CLS等信息，對(duì)于無(wú)法自動(dòng)采集的個(gè)性化文檔數(shù)據(jù)可用利用EXECL進(jìn)行錄入。而文檔管理與整合方面，應(yīng)采取數(shù)據(jù)庫(kù)模塊對(duì)文檔進(jìn)行管理，并設(shè)置預(yù)覽權(quán)限，確保文檔信息安全性。

（三）加強(qiáng)信息人才培養(yǎng)。文檔管理信息化建設(shè)離不開(kāi)信息化人才支持，信息人才是實(shí)現(xiàn)文檔信息化管理的前提基礎(chǔ)。信息化文檔管理與傳統(tǒng)文檔管理模式有著本質(zhì)區(qū)別，不論管理模式還是管理技術(shù)都有很大不同，對(duì)相關(guān)管理人員信息技術(shù)水平和信息意識(shí)有更高要求。倘若文檔管理人員自身不具備信息知識(shí)，不能進(jìn)行信息化操作，文檔管理信息化便無(wú)從談起。因此，為適應(yīng)文檔管理新模式，建筑企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息人才培養(yǎng)，不但要組織現(xiàn)有人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使其掌握信息技術(shù)，而且要引進(jìn)新型專業(yè)信息人才，為文檔管理信息化建設(shè)提供人力支持。

三、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代背景下，社會(huì)信息化程度越來(lái)越高，文檔管理信息化已成為必然趨勢(shì)。當(dāng)前工程項(xiàng)目文檔信息越來(lái)越龐大，傳統(tǒng)管理手段已難以發(fā)揮有效管理職能。因此，建筑企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，培養(yǎng)信息人才，引進(jìn)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，進(jìn)行文檔管理信息化建設(shè)。

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[3]張春生.水運(yùn)工程施工監(jiān)理項(xiàng)目信息化管理架構(gòu)及實(shí)現(xiàn)[D].長(zhǎng)沙理工大學(xué)，2013（27）:193.