檔案管理信息化建設(shè)探究

文/神華神東煤炭集團(tuán)設(shè)備管理中心 高慧敏

檔案管理信息化建設(shè)探究

文/神華神東煤炭集團(tuán)設(shè)備管理中心 高慧敏

本文從企業(yè)檔案管理信息化的意義出發(fā)，通過(guò)分析檔案管理信息化的現(xiàn)狀，找出當(dāng)前檔案管理信息化面臨的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的對(duì)策，從這幾個(gè)方面對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)作初步探究。

企業(yè)；檔案管理；信息化；現(xiàn)狀；對(duì)策

隨著科學(xué)技術(shù)與社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，改善傳統(tǒng)的檔案管理方式已是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理工作是各個(gè)企業(yè)檔案工作的核心內(nèi)容，主要包含整理、搜集及保存企業(yè)重要的文檔資料，以及存儲(chǔ)、下載、上傳、傳送、節(jié)約、分類、檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及到企業(yè)工作的各個(gè)方面。其整體工作質(zhì)量對(duì)企業(yè)辦公室管理服務(wù)效用起著重要影響，主要包括對(duì)文書檔案的數(shù)字化、安全化、網(wǎng)絡(luò)化的全面管理，需要科學(xué)、有效的處理方法來(lái)支持引導(dǎo)。為了保證檔案管理工作的科學(xué)、有序、高效、穩(wěn)固，相關(guān)企業(yè)及工作人員應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)有效的實(shí)施策略，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。

一、檔案管理信息化的必要性

（一）檔案管理信息化是必然趨勢(shì)。檔案管理工作在企業(yè)辦公室工作中愈發(fā)重要，只有實(shí)現(xiàn)其管理的現(xiàn)代化，才能在保持檔案文件歷史原貌的基礎(chǔ)上增強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確率和便捷性。傳統(tǒng)的檔案管理容易造成工作人員的工作倦怠，發(fā)生遺漏文件和檢索效率低下的現(xiàn)象。通過(guò)實(shí)行檔案管理的信息化，能夠提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，極大降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，避免文檔的存積，使工作人員在放松身心的情況下對(duì)檔案管理工作投入更多精力，從而提升檔案管理工作的效率。

（二）檔案信息用戶數(shù)量增加，檔案類型復(fù)雜多變。我國(guó)經(jīng)過(guò)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和政治民主化的進(jìn)程加快，人們的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，檔案信息用戶的群體也逐漸龐大起來(lái)。用戶群體的擴(kuò)大避免不了用戶類型的增加，不同類型的檔案信息用戶對(duì)應(yīng)著不同程度的管理方式，檔案資源的利用方法需要工作人員從其目的、對(duì)象及角度等多方面進(jìn)行評(píng)判，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作面臨著巨大的壓力。

由于現(xiàn)代化檔案信息的管理工作對(duì)檔案工作人員的要求較高，相關(guān)企業(yè)則需要聘用更高知識(shí)層次的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，而當(dāng)下企業(yè)的檔案部門恰恰缺少現(xiàn)代高技術(shù)人才，進(jìn)而使復(fù)雜繁瑣的檔案工作疏于管理，無(wú)法發(fā)揮企業(yè)現(xiàn)代化設(shè)備的作用。電子文件沒(méi)有固定的形式，在修改和整理的過(guò)程中無(wú)法保存任何痕跡，一旦出現(xiàn)問(wèn)題難以恢復(fù)其原始樣貌，保密工作無(wú)法順利進(jìn)行，從而喪失了文件的原始性，檔案工作則更加復(fù)雜多變，難以控制。

（三）檔案信息利用向多元、自主、專業(yè)化方向發(fā)展。檔案信息用戶的增加使檔案管理工作的范圍逐漸擴(kuò)大，其內(nèi)部容易因檔案管理類型的豐富而導(dǎo)致不同特性的變化。例如，由于檔案信息資源的劇增，信息所包含的重要內(nèi)容可能出現(xiàn)不夠精準(zhǔn)、時(shí)效差的特性，這使得許多檔案信息的濃度逐漸下降，甚至出現(xiàn)冗余信息、虛假信息的增多，導(dǎo)致用戶需求無(wú)法向精品化、個(gè)性化及專業(yè)化的形勢(shì)發(fā)展。

此外，檔案信息用戶往往習(xí)慣通過(guò)網(wǎng)上檢索等便捷方法對(duì)所需信息進(jìn)行查詢，甚至希望能夠更加簡(jiǎn)便地通過(guò)檔案的目錄及關(guān)鍵詞查詢來(lái)獲取自己所需的重要內(nèi)容，往往認(rèn)為通過(guò)檔案部門的特定查詢?nèi)狈r(shí)間上的便捷，這使得檔案信息利用的需求也更加依賴于檔案部門提供的服務(wù)方式，從而使檔案管理出現(xiàn)多樣化、自主化、廣泛化的趨勢(shì)，這就要求相關(guān)部門加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)與投入，從而更加全面地把握檔案信息資源發(fā)展的走勢(shì)，使檔案管理工作在保證用戶便利的基礎(chǔ)上逐步實(shí)現(xiàn)自我創(chuàng)新與完善。

二、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）雙套制問(wèn)題。盡管檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)大面積展開(kāi)并取得相當(dāng)?shù)某删停窃谌藗兊臋n案思維中，依舊是對(duì)紙質(zhì)的檔案心存依賴，認(rèn)為電子化的檔案不安全，所以在很多單位甚至國(guó)家機(jī)關(guān)對(duì)已經(jīng)頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，都規(guī)定要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。不解決雙套制的問(wèn)題，是無(wú)法推動(dòng)信息化發(fā)展的，信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)積極推動(dòng)，可見(jiàn)它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

（二）企業(yè)員工素質(zhì)有待提高。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分的檔案管理人員由于沒(méi)有及時(shí)地接受現(xiàn)代化的培訓(xùn)以至于技術(shù)水平有限，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當(dāng)程度的檔案管理能力，還必須有一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理能力和信息技術(shù)處理能力，這使得檔案管理人員素質(zhì)成為制約信息化發(fā)展的重要因素。

（三）標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范問(wèn)題。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，并且檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這些都嚴(yán)重制約著檔案信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

（四）檔案信息化管理的安全意識(shí)較差。檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級(jí)文件，因此重視對(duì)檔案的管理至關(guān)重要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，易造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證，因此，加強(qiáng)檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。

三、檔案管理信息化建設(shè)方法

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，建立企業(yè)檔案管理信息化的管理理念。新形勢(shì)下加快檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)觀念上的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，首先，提高企業(yè)檔案管理人員的信息化意識(shí)，了解企業(yè)檔案管理的不足與缺陷，為企業(yè)的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。其次，加大企業(yè)檔案管理信息化的宣傳力度，提高企業(yè)管理層對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的必要性認(rèn)識(shí)，為檔案管理信息化建設(shè)提出科學(xué)決策。最后，更新檔案管理的服務(wù)觀念，提高檔案服務(wù)效率，加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供全面、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案服務(wù)。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化制度建設(shè)。這有利于明確檔案管理信息化建設(shè)的目的，從宏觀方面來(lái)看，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)是提升檔案管理水平、促進(jìn)企業(yè)信息化發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)全面協(xié)調(diào)、健康穩(wěn)定發(fā)展。從具體方面來(lái)看，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的獨(dú)立性，明確各個(gè)部門的管理職責(zé)，提高檔案信息資源的服務(wù)功能。

（三）建立健全企業(yè)檔案管理信息化法律法規(guī)。企業(yè)檔案管理的信息化需要健全的法律法規(guī)作支撐，提高檔案信息資源的法律效力，真正體現(xiàn)其憑證作用。從企業(yè)數(shù)字化檔案資源建設(shè)、電子資源的生成、利用與保管、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)到信息安全，都要制定合理的法律法規(guī)，為企業(yè)檔案管理信息化的日常工作提供法律保障和制度規(guī)范。

（四）提高企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)水平。這是增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的重要表現(xiàn)。一方面要加快建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)，注重軟硬件設(shè)施的開(kāi)發(fā)和建設(shè)。另一方面要加快企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和完善，為企業(yè)信息資源的網(wǎng)絡(luò)檢索和共享奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)論

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，加快對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探究對(duì)我國(guó)企業(yè)的管理改革和未來(lái)發(fā)展具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深刻的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。企業(yè)檔案管理信息建設(shè)要從思想建設(shè)出發(fā)，改善傳統(tǒng)的管理觀念，依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)企業(yè)信息資源進(jìn)行整合、處理以及管理。另外，還要加快檔案管理人員的后續(xù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的系統(tǒng)性、及時(shí)性和創(chuàng)新性，切實(shí)提高企業(yè)處理和運(yùn)用信息資源的效率，從而提升企業(yè)效益、促進(jìn)企業(yè)在新時(shí)期的跨越式發(fā)展。

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