談法院系統(tǒng)檔案信息化改革的思考

文/榮成市檔案館 李向紅

談法院系統(tǒng)檔案信息化改革的思考

文/榮成市檔案館 李向紅

新時期對法院檔案管理有了新的要求，要改變傳統(tǒng)思想束縛，樹立檔案管理改革意識，要切實加大投入，積極穩(wěn)妥推進信息化建設(shè)，要依法制定標準，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化。

法院檔案；信息化改革；思考

法院系統(tǒng)的檔案管理工作是其工作的一個重要組成部分，隨著科技進步，信息化無疑給法院檔案工作帶來了新的機遇。利用信息技術(shù)傳播速度快、存儲量大、查詢快捷和信息資源共享的優(yōu)勢，完善檔案管理改革工作，充分運用先進的管理思想、技術(shù)，完善檔案管理制度，可以為法院的審執(zhí)工作提供有力的信息支持。

一、傳統(tǒng)檔案管理存在不足之處

（一）傳統(tǒng)檔案管理方式較為封閉單一。傳統(tǒng)的檔案記錄方式較為單一，各級法院形成較為封閉的本院訴訟檔案管理空間。以各級法院管理本院自身形成的訴訟檔案并不能夠滿足多人查閱，卷宗使用環(huán)節(jié)效率不高。借閱環(huán)節(jié)上安全無法充分保障無疏漏，對于信息的完整性及客觀性無法做到全程監(jiān)控，這一定程度上導(dǎo)致案件的跨區(qū)域辦理障礙。

（二）傳統(tǒng)檔案數(shù)量與管理空間不協(xié)調(diào)。隨著時間的推移，法治進程的不斷加深，法院案件受理數(shù)量不斷增加，檔案管理的空間日趨緊張。很多單位在檔案室的建立上缺乏前瞻性，檔案管理沒有形成足夠的空間儲存。另一方面，對于紙質(zhì)的檔案保存也缺乏相應(yīng)有效的措施，難以避免出現(xiàn)磨損現(xiàn)象，制約了檔案的長久保存。

（三）傳統(tǒng)檔案信息缺乏專業(yè)規(guī)范化管理。法院對于審執(zhí)工作的重視程度一般會高于檔案管理工作，造成檔案工作缺乏相關(guān)專業(yè)管理人員，在很長時間內(nèi)不能形成統(tǒng)一的歸檔統(tǒng)計標準，造成歸檔不及時、不規(guī)范，無法將客觀的情況反映。同時，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無法查閱的問題，辦案人員調(diào)取相關(guān)卷宗的工作量相應(yīng)增加，對檔案的運用效率造成了較大的影響。

二、檔案信息化改革的優(yōu)勢

（一）一次投入，多次利用。隨著立案登記制度的不斷完善，收案數(shù)量不斷增加，檔案信息化改革可以實現(xiàn)對檔案信息的快速再次利用。通過信息化平臺將檔案信息進行統(tǒng)一管理，在浩如煙海的檔案中能夠精準化找到所需文件資料，并實現(xiàn)多次呈現(xiàn)，省去了手工操作的重復(fù)勞動，并且能同時滿足資源共享。

（二）標準統(tǒng)一，管理規(guī)范。檔案信息化管理能夠有效將各級法院的檔案信息實現(xiàn)統(tǒng)一標準。檔案信息管理系統(tǒng)通過與法院審判管理系統(tǒng)的對接，并提供網(wǎng)上歸檔信息登記，對各立檔部門形成的電子檔案實行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，可以改變法院檔案管理各自為政的傳統(tǒng)模式，有利于更好地規(guī)范檔案管理工作，形成統(tǒng)一的標準。

（三）分級管理，安全保密。檔案信息化建設(shè)可以減少原紙制材料的調(diào)閱，使得原本檔案材料可以長期封存保護，避免紙質(zhì)檔案損毀。 電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問題，及時查找到案件負責人。同時，訴訟檔案的信息化建設(shè)可以對案卷進行保密管理，限制查詢?nèi)藛T，特定檔案只對有權(quán)限用戶開放，分級管理，有效解決檔案泄密等問題，能夠提高法院檔案的安全保密性。

三、檔案信息化改革的建議

（一）改變傳統(tǒng)思想束縛，樹立檔案管理改革意識。思想意識不能緊跟時代步伐，管理就會被落在后面。新時期對檔案管理有了新的要求，法院對于檔案信息化改革建設(shè)也提出了新的需求，每一個干警切實改變頭腦中固有的思想束縛是實現(xiàn)檔案信息化管理改革的重要標志。檔案管理人員更應(yīng)當加強對于檔案信息化管理的專業(yè)學(xué)習(xí)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段實踐到具體工作中。領(lǐng)導(dǎo)干部必須具備大局意識和長遠意識，拓寬視野，提高思想意識，正確認識到檔案信息化管理改革的重要性和緊迫性。

（二）切實加大投入，積極穩(wěn)妥推進信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項投入大、周期長、見效慢的工作，但是可以為今后的案件查詢等工作帶來實實在在的效果。根據(jù)《人民法院訴訟檔案管理辦法》的要求，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費納入預(yù)算范圍，并為檔案室購置與其信息化建設(shè)相配套的基礎(chǔ)設(shè)備，減輕相關(guān)人員的工作量。實現(xiàn)照片檔案、訴訟檔案、文書檔案等資料的數(shù)字化、信息化，逐步推廣電子文檔。檔案信息化建設(shè)需要緊緊依托網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺的進一步完善，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支撐能力。同時，法院檔案信息化管理必須兼顧安全保密建設(shè)，提高抵御安全風險的水平。全面實施涉密信息系統(tǒng)分級保護和非涉密信息系統(tǒng)等級保護工程，滿足法院檔案信息化需要的安全保密平臺。

（三）依法制定標準，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化。檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為一種趨勢，相關(guān)的法律法規(guī)正逐步健全和完善。在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,檔案載體也呈現(xiàn)出多元化,法院應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合其實際情況,制定相關(guān)標準和制度,建立和完善檔案管理體系。

第一，電子檔案的鑒定及電子文件的形成、保管、上傳都應(yīng)制定相應(yīng)的標準和格式要求,使其規(guī)范化。第二，不斷完善檔案信息化管理的制度建設(shè)，及時應(yīng)對新情況、解決新問題。修訂檔案信息管理工作標準、格式,以健全檔案信息管理體制、理論內(nèi)涵,保障檔案信息化建設(shè)的實施。第三,加強檔案管理科學(xué)化的激勵約束制度的建設(shè),保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實,促進檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。

由于傳統(tǒng)檔案的封閉性，大部分檔案成為“信息孤島”，檔案信息資源不能充分發(fā)揮應(yīng)有的價值。建立統(tǒng)一的法院系統(tǒng)檔案信息化資源庫，對分散的司法檔案信息資源進行整合和應(yīng)用，是法院檔案信息化建設(shè)的必由之路。

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