教學(xué)秘書如何做好工作

文/河南農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院 謝玉明

教學(xué)秘書如何做好工作

文/河南農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院 謝玉明

教學(xué)秘書作為秘書的一種類型，其主要職責(zé)是協(xié)助教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)做好輔助管理，同時(shí)要為學(xué)校、部門領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生做好綜合服務(wù)，具有輔助性、綜合性、事務(wù)性等特征。教學(xué)秘書要做好工作，首先要擺正位置、端正心態(tài)。其次要深入師生、服務(wù)大局。最后要干在實(shí)處、走在前列。

教學(xué)秘書；服務(wù)；協(xié)調(diào)

筆者自2006年開始擔(dān)任某高職院校教學(xué)秘書一職，曾先后在系、教務(wù)處等教學(xué)單位從事教學(xué)秘書工作，至今已有十年經(jīng)歷。期間歷經(jīng)院系機(jī)構(gòu)調(diào)整、主要負(fù)責(zé)人更換、人才培養(yǎng)水平評(píng)估、國(guó)家骨干高職院校建設(shè)乃至教育部部長(zhǎng)到校調(diào)研等重大事件，當(dāng)然更多的是為領(lǐng)導(dǎo)撰寫材料、起草相關(guān)文件、參與人才培養(yǎng)方案修訂等輔助工作，也有大量的日常事務(wù)，諸如安排教學(xué)任務(wù)和教學(xué)課表、進(jìn)行教學(xué)督導(dǎo)和教學(xué)檢查、組織召開教學(xué)座談會(huì)、編制教學(xué)簡(jiǎn)報(bào)等。

總結(jié)起來，可以說，教學(xué)秘書的工作，既涉及學(xué)校人才培養(yǎng)大事，也與課堂教學(xué)過程中的細(xì)微環(huán)節(jié)息息相關(guān)，是高校履行人才培養(yǎng)職能的重要內(nèi)容，教學(xué)秘書是教育教學(xué)過程中不可或缺的重要角色。因此，教學(xué)秘書一定要擺正位置、端正心態(tài)，只有這樣，才能真正發(fā)揮輔助管理作用，圍繞中心工作作出貢獻(xiàn)；同時(shí)，秘書還要經(jīng)常深入師生進(jìn)行調(diào)研，想問題辦事情從學(xué)校大局出發(fā)，只有這樣，才能起到綜合服務(wù)作用，為教育教學(xué)工作順利開展增磚添瓦；此外，秘書還要干在實(shí)處、走在前列，在各方面起表率作用，時(shí)刻保持良好形象，只有這樣，才能做到工作到位。

一、擺正位置，端正心態(tài)

教學(xué)秘書是秘書的一種。要當(dāng)好教學(xué)秘書，首先要認(rèn)清秘書的含義和特點(diǎn)，熟悉教學(xué)秘書的主要工作內(nèi)容。其次，要了解掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的流程和具體做法，能夠針對(duì)工作中常見的問題采取行之有效的措施；關(guān)鍵是要做到擺正位置，端正心態(tài)。

國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部頒發(fā)的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》中對(duì)“秘書”的定義是：“專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員?！绷?xí)近平總書記早在1990年就指出：“秘書是個(gè)特殊的職業(yè)。”“秘書干的是輔助性、鋪墊性工作，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。秘書的工作性質(zhì)，決定了它要正確對(duì)待名利榮辱，樹立無私奉獻(xiàn)的精神，不斷加強(qiáng)和深化自身的修養(yǎng)?！薄白鳛槊貢藛T，隨時(shí)隨地都要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，學(xué)習(xí)時(shí)事，不斷提高自己的理論素養(yǎng)和政治水平?！薄懊貢奶厥庑怨ぷ?，光有埋頭苦干的精神還是不夠的。就我個(gè)人體會(huì)，秘書在加強(qiáng)自身修養(yǎng)中，還要特別注意培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)，注意生活小節(jié)，即要努力做到不自恃、不自負(fù)、不自詡、不自卑、不自以為是等”。教學(xué)秘書作為秘書的一種類型，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，主要起著輔助管理和綜合服務(wù)作用，要主動(dòng)作為，敢于擔(dān)當(dāng)，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。

作為教學(xué)秘書，經(jīng)常會(huì)遇到許多突發(fā)事件。比如剛開學(xué)時(shí)，老師記不清課表，該上課忘了，學(xué)生找不到老師，也沒有任課老師聯(lián)系方式，情況反映到教學(xué)秘書這里，該怎么辦？是直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按教學(xué)事故處理，還是第一時(shí)間通知任課教師趕往教室，抑或自己先安撫學(xué)生情緒，這是考驗(yàn)教學(xué)秘書辦事水平的難題。如果認(rèn)清了秘書所處的位置，這個(gè)問題就會(huì)迎刃而解。首先要做的是安撫學(xué)生情緒，讓學(xué)生先在教室自習(xí)，然后通知任課教師立刻到教室上課，教師實(shí)在到不了現(xiàn)場(chǎng)的就要立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，再考慮是否按程序更換教師或者調(diào)整上課時(shí)間，最后才是處理教師的問題。如果教師能及時(shí)趕往教室上課，事后也要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)此事，以便領(lǐng)導(dǎo)能夠了解事情緣由，同時(shí)還要提醒教師按學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)，至于是否需要“下不為例”這樣的忠告仍需領(lǐng)導(dǎo)決定后再作表態(tài)，切勿為了所謂的人情世故而擅自行事。

此外，教學(xué)秘書作為具體事務(wù)的執(zhí)行者和處理人，尤其是在涉及師生利益時(shí)，難免會(huì)遭人誤解甚至被人非議。這時(shí)一定要沉下心去，努力做好工作，用事實(shí)“說話”，而不能到處“訴苦”，說自己都是“公道正派，純屬冤枉好人”。面對(duì)種種“不理解”和“不公正待遇”，教學(xué)秘書要端正心態(tài)，耐得住寂寞、經(jīng)得起考驗(yàn)。

二、深入師生，服務(wù)大局

教學(xué)秘書的主要服務(wù)對(duì)象有所在教學(xué)單位的領(lǐng)導(dǎo)、任課教師和學(xué)生，此外還涉及到不同院系和不同部門的相關(guān)人員。處在溝通上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的樞紐位置，教學(xué)秘書肩負(fù)著教學(xué)工作能否順利開展的重大使命。因此，教學(xué)秘書一定要經(jīng)常深入一線，到師生中開展調(diào)查研究，聽取他們的心聲、了解他們的困難，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，從大局出發(fā)，提出可行性建議。

2015年12月21日，李克強(qiáng)總理接見全國(guó)政府秘書長(zhǎng)和辦公廳主任會(huì)議 代表時(shí)強(qiáng)調(diào)：“要觀大勢(shì)、謀大局，密切關(guān)注改革發(fā)展中的新情況、新變化，圍繞破解發(fā)展難題和突出矛盾加強(qiáng)調(diào)查研究?！睂?duì)于教學(xué)秘書來說，就要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的教育方針政策，結(jié)合本地區(qū)、本單位實(shí)際貫徹落實(shí)，時(shí)刻做到深入師生、服務(wù)大局。在具體工作中，教學(xué)秘書既要耐心傾聽教師的訴求、收集學(xué)生的意見，更要站在學(xué)校發(fā)展穩(wěn)定的大局來正確面對(duì)工作中出現(xiàn)的問題。因此，教學(xué)秘書在處理日常事務(wù)中要及時(shí)了解把握當(dāng)前學(xué)校的大事要事，緊緊圍繞中心工作，時(shí)刻想著高校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新等基本職能。特別是當(dāng)個(gè)別教師以家庭生活為由對(duì)工作挑三揀四時(shí)，教學(xué)秘書就要從大局出發(fā)，給他講清是非曲直和輕重緩急，同時(shí)要根據(jù)實(shí)際情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，適時(shí)做好協(xié)調(diào)處理。

教學(xué)秘書不一定每學(xué)期都要擔(dān)任教學(xué)任務(wù)，進(jìn)行課堂教學(xué)，但要經(jīng)常深入教學(xué)一線和頂崗實(shí)習(xí)現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)時(shí)掌握師生動(dòng)態(tài)，便于做好服務(wù)。有的新入職教師，本著對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)一些教學(xué)資源提出了新要求和建議，意見很好，但是目前學(xué)校的發(fā)展現(xiàn)狀并不具備實(shí)施條件。這時(shí)教學(xué)秘書就要?jiǎng)又郧椋蛟摻處熤v清楚學(xué)校目前存在的困難，同時(shí)要及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，將此事列入部門發(fā)展規(guī)劃和議事日程。在召開教學(xué)工作座談會(huì)時(shí)，學(xué)生發(fā)言除了對(duì)課程設(shè)置、課時(shí)安排、教師上課情況、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)條件等提出合理性建議，也會(huì)涉及到諸如教室衛(wèi)生、宿舍管理、水電供應(yīng)、學(xué)生管理等內(nèi)容，這就需要教學(xué)秘書按要求整理相關(guān)信息，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，反饋給相關(guān)部門，為學(xué)生成長(zhǎng)成才提供幫助。

三、干在實(shí)處，走在前列

教學(xué)秘書作為教學(xué)單位的形象代言人，是任課教師和學(xué)生最熟悉的直接“領(lǐng)導(dǎo)”，在廣大師生看來，教學(xué)秘書的一言一行，在無形中代表了教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)的意見和態(tài)度；同時(shí)，教學(xué)秘書又是領(lǐng)導(dǎo)身邊最主要的“群眾”，教學(xué)秘書所反饋的信息和呈現(xiàn)的狀態(tài)，在領(lǐng)導(dǎo)看來，很大程度上代表了群眾的呼聲、體現(xiàn)了民意。因此，教學(xué)秘書一定要在工作中干在實(shí)處、公道正派，力爭(zhēng)在各項(xiàng)工作中以突出的業(yè)績(jī)贏得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，以真誠(chéng)的態(tài)度贏得廣大師生的認(rèn)同。

干在實(shí)處，首先體現(xiàn)在落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)意圖上。秘書的工作一個(gè)很大的特點(diǎn)就是輔助性，因此秘書工作是否能落到實(shí)處，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)就是落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)意圖是否到位。如果領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，你忘了、沒有按時(shí)完成、質(zhì)量不高、打折扣了，這就是辦事不力、落實(shí)不到位。只有嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)批示辦事、按照規(guī)定和時(shí)間節(jié)點(diǎn)辦事，才有可能落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)意圖。干在實(shí)處，還體現(xiàn)在為人真誠(chéng)老實(shí)上，如果師生的反饋意見你壓著不放，領(lǐng)導(dǎo)就有可能獲得信息不夠全面，乃至影響作出決策的科學(xué)有效；如果上級(jí)文件精神和領(lǐng)導(dǎo)的批示要求你不及時(shí)傳達(dá)，就有可能影響貫徹落實(shí)，甚至造成不穩(wěn)定因素，影響發(fā)展大局。干在實(shí)處，關(guān)鍵一點(diǎn)是工作作風(fēng)要扎實(shí)。要把主要精神放到貫徹落實(shí)上，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地做好上情下達(dá)，讓廣大師生在第一時(shí)間了解學(xué)校大局和發(fā)展愿景，加強(qiáng)其作為學(xué)校一員的存在感、認(rèn)同感、使命感和責(zé)任感，凝聚學(xué)校改革發(fā)展的共識(shí)，形成干事創(chuàng)業(yè)的良好氛圍，帶領(lǐng)廣大師生扎實(shí)推進(jìn)各項(xiàng)工作。

走在前列，并不是說教學(xué)秘書要在行進(jìn)中“走”在領(lǐng)導(dǎo)前面，而是在籌備事務(wù)時(shí)，要做好領(lǐng)導(dǎo)的堅(jiān)強(qiáng)“前哨”，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，事前做好準(zhǔn)備；在推動(dòng)工作時(shí)，要急師生之所急，做好領(lǐng)導(dǎo)穩(wěn)定“后院”，為工作順利開展提前做好謀劃。此外，教學(xué)秘書還要有優(yōu)秀的品質(zhì)，理論水平要高、知識(shí)面要寬、工作能力要強(qiáng)、人際關(guān)系要好等等。只有這樣，才能干在實(shí)處，走在前列，做好工作。

[1]習(xí)近平.秘書工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心[J].秘書工作,2014(04).

[2]楊芳.李克強(qiáng)接見全國(guó)政府秘書長(zhǎng)和辦公廳主任會(huì)議全體代表[EB/O L].人民網(wǎng),2015-12-24.

[3]張同欽.秘書學(xué)概論(第二版)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2014.