教育改革對高校文秘人員的素質(zhì)要求

文/成都大學(xué) 王雁南

教育改革對高校文秘人員的素質(zhì)要求

文/成都大學(xué) 王雁南

教育改革要求高校文秘人員具備強大的綜合能力與素質(zhì)。要適應(yīng)高校文秘工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、部門同事以及廣大師生服務(wù)，文秘工作者需具備高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)以及扎實的專業(yè)技能。

高校；文秘人員；職業(yè)道德；專業(yè)技能

高校文秘工作是高校辦公室管理工作中的一部分。在傳統(tǒng)上，主要負(fù)責(zé)文書工作，即文書的撰寫、處理和保管、隨著高校教育改革的提出和深入，新常態(tài)與改革創(chuàng)新的指導(dǎo)思想已逐步滲透至高校教育與行政的方方面面，與我國經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)等各領(lǐng)域所呈現(xiàn)出的全方位新常態(tài)相適應(yīng)。高校文秘工作已不再歸為單純文件整理或端茶遞水的刻板工作性質(zhì)，而是創(chuàng)新型、智慧型的工作；是內(nèi)參與管理助手，是一個內(nèi)涵豐富的概念，具有高度的綜合性，在本質(zhì)上是綜合輔助管理工作。

一、高校文秘人員應(yīng)具備的職業(yè)道德

職業(yè)道德“就是指人們在一定的職業(yè)活動中所形成和遵循的，具有自身職業(yè)特征的道德規(guī)范以及與之相適應(yīng)的道德觀念、情操和品質(zhì)”。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）服務(wù)意識。文秘人員應(yīng)隨時隨地牢固樹立服務(wù)意識，在新形勢、新要求下，要不畏壓力，重事業(yè)、輕得失、講奉獻(xiàn)，做到服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、部門、廣大師生。

（二）保密意識。秘書工作會涉及大量秘密?！暗谝活愂菄颐孛?，一旦泄露，會給國家的安全和利益造成重大損失；第二類是商業(yè)技術(shù)秘密，一旦泄露，會給當(dāng)事人造成一定經(jīng)濟(jì)損失；第三類屬于領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)內(nèi)部不宜公開或者暫時不公開的事項，如正在醞釀而尚未確定的干部任免事項，領(lǐng)導(dǎo)人之間的意見分歧等。這類秘密一旦泄露，往往給領(lǐng)導(dǎo)工作造成極大的被動?！?/p>

在信息網(wǎng)絡(luò)時代，數(shù)據(jù)共享為文秘工作帶來了極大的便捷性，但與此同時，也存在信息泄露的風(fēng)險。所以在處理文件傳遞時需注意私密性，在條件允許的情況下，應(yīng)設(shè)立機(jī)要室和獨立網(wǎng)絡(luò)，配備專人專職管理。存儲工具應(yīng)具有專屬性，不可與公開文件的存儲工具混淆。涉密文件的影印亦不可與一般文件產(chǎn)生交叉，包括所使用的硒鼓等配件不可隨意丟棄，需開設(shè)專門通道作廢棄處理。

（三）創(chuàng)新意識。創(chuàng)新從大的方面來講，是一個國家和民族解決自身生存，發(fā)展問題能力大小的最客觀和最重要的標(biāo)志。它激發(fā)人的主體性、能動性、創(chuàng)造性的進(jìn)一步發(fā)揮。從而使人自身的內(nèi)涵獲得極大豐富和擴(kuò)展。世界日新月異地改變，沒有創(chuàng)造力將找不到新路。對于高校文秘工作而言，創(chuàng)造力不僅是會整理文件，會寫發(fā)言稿件，更是發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，并且積極改變環(huán)境的能力。尋求自我發(fā)展而不被淘汰的獨特實力，才是適應(yīng)高校改革與教育改革的不二法門。文秘工作是具有創(chuàng)造性的，而非對號入座地去接受。

（四）大局意識。無論何時何地，大局觀念、大局意識斷然不能淡薄。大局事關(guān)戰(zhàn)略部署，事關(guān)整體合力，事關(guān)人心向背。高校文秘人員應(yīng)隨時隨地牢記大局意識，不因個人情緒影響整體工作的開展。應(yīng)具有吃苦耐勞、辛勤奉獻(xiàn)的精神，以平和的心境面對加班以及無法規(guī)律作息的犧牲。

了解大局，既要加強學(xué)習(xí)，對有關(guān)政策措施要注意原原本本學(xué)習(xí)，力爭吃深吃透；又要聯(lián)系實際學(xué)習(xí)，通過深入實際，調(diào)查研究，及時發(fā)現(xiàn)苗頭性、傾向性問題，及時了解領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生的迫切需求，通過協(xié)調(diào)關(guān)系，解決突出矛盾，化解不和諧因素，在駕馭大局中進(jìn)一步了解大局。

“胸?zé)o全局者，不足以謀一域”，無論負(fù)責(zé)哪一級、哪一個部門的文秘工作，都要時刻胸懷全黨全國工作的大局，堅持大局為重，不可僅著眼自己手頭的工作，而應(yīng)該懷揣集體意識、團(tuán)隊意識。為同事、領(lǐng)導(dǎo)、師生分憂解勞。美國著名管理學(xué)家杜拉克在《管理的使命、實務(wù)、責(zé)任》中曾寫明：“一個人不論職位有多高，如果總是強調(diào)自己的職權(quán)，那么他永遠(yuǎn)只能是別人的部屬?！狈囱灾?，一個重視貢獻(xiàn)的人，一個注意對成果負(fù)責(zé)的人，盡管他位卑職小，還是可以位列于‘高階層’，因為他以整體的績效為己任。

（五）責(zé)任意識?！柏?zé)任”是一個很厚重的概念，是檢驗一個人做人是否合格的重要標(biāo)準(zhǔn)和尺度。近代學(xué)者梁啟超說：“人生于天地間，各有責(zé)任。一家之人各個放棄責(zé)任，則家必落；一國之人各個放棄責(zé)任，則國必亡?！笨梢姟柏?zé)任”對做人的重要性。具備責(zé)任意識，至少要做到盡職盡責(zé)。組織行為學(xué)上有個名詞叫做“角色期待”，不論扮演哪一種角色，人們都會對這個角色有一個相應(yīng)的期望值。能否達(dá)到期望值取決于對所扮演的角色是否有足夠的責(zé)任。角色永遠(yuǎn)與責(zé)任聯(lián)系在一起，對角色的認(rèn)同也就是對責(zé)任的認(rèn)同。

高校文秘人員所承擔(dān)的責(zé)任是繁重的，需要將高校內(nèi)紛繁復(fù)雜的事物及時辦妥。做好上傳下達(dá)的工作，在節(jié)假日期間堅守崗位，收發(fā)重要文件，為學(xué)校的穩(wěn)定、安全保障貢獻(xiàn)力量。

二、高校文秘人員應(yīng)具備的專業(yè)技能

（一）辦公管理系統(tǒng)的熟練運用。信息化建設(shè)已成為我國各級政府機(jī)構(gòu)、各類企事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵抓手和重要任務(wù)。數(shù)字化校園建設(shè)，尤其是辦公自動化（以下簡稱OA）的實施為高校的管理工作注入了前所未有的活力，并取得了極大的成效。隨著OA系統(tǒng)的普及與發(fā)展，文秘人員的辦公效率得到顯著提高。作為文秘工作者，應(yīng)加強對自動化辦公軟件的學(xué)習(xí)與使用，網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、承辦并將OA系統(tǒng)中已有的文件著錄信息、閱處意見及全文與對應(yīng)的紙質(zhì)材料同步歸檔，摒棄原來手工流轉(zhuǎn)、承辦并整理、擬寫卷標(biāo)題、敲頁碼、裝訂、組卷移交歸檔的方式。極大減少對紙張的浪費，優(yōu)化對具體事務(wù)的督查督辦，發(fā)揮無紙化辦公的優(yōu)勢，以及通過OA系統(tǒng)安排會議。

（二）寫作能力的提升。在大數(shù)據(jù)時代的影響下，信息的收集方式已變得多元化。一個好的秘書僅僅善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖還不夠，沒有充足的材料是很難寫成好文章的，材料是秘書的寫作之本，因此要培養(yǎng)秘書收集材料的能力。收集材料是一項艱苦的工作，既需要熟悉機(jī)關(guān)或單位的業(yè)務(wù)，又需要熟悉相關(guān)部門的業(yè)務(wù)；既需要掌握一定的科學(xué)知識，又需要有一定的分析能力。文秘工作者所撰寫的各類文書應(yīng)富有時代特點，具有豐富的信息量，所列舉的事例可通過龐大的網(wǎng)絡(luò)體系，不斷推陳出新。

總之，在教育改革下的高校文秘人員應(yīng)隨時加強自我學(xué)習(xí)，不斷提升自我修養(yǎng)與素質(zhì)，提高自身能力，增強改革意識，創(chuàng)新意識與服務(wù)意識。適應(yīng)改革發(fā)展的新常態(tài)，高標(biāo)準(zhǔn)，履職履責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)和全校師生做好基層服務(wù)工作。

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