試論如何提高現(xiàn)代秘書的行政管理素質(zhì)

文/金陵科技學(xué)院 王靜欣

試論如何提高現(xiàn)代秘書的行政管理素質(zhì)

文/金陵科技學(xué)院 王靜欣

在秘書的職業(yè)化趨勢(shì)下，現(xiàn)代秘書行政管理素質(zhì)更是朝著多元化、綜合性的趨勢(shì)在發(fā)展，對(duì)秘書人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高。秘書必須從自身入手，提高綜合素質(zhì)，有效完成秘書事務(wù)。與此同時(shí)，秘書素質(zhì)的培養(yǎng)也存在著許多的問(wèn)題，很大程度上忽略了秘書素質(zhì)綜合性的培養(yǎng)。針對(duì)這些問(wèn)題，需要通過(guò)不同的途徑來(lái)培養(yǎng)現(xiàn)代秘書的行政管理素質(zhì)，從而更好地應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。

現(xiàn)代秘書；行政管理；素質(zhì)

“對(duì)于秘書這一特殊群體來(lái)說(shuō)，秘書的素質(zhì)是指基于先天稟賦的生理素質(zhì)，經(jīng)過(guò)后天的工作和學(xué)習(xí)所養(yǎng)成的一種品質(zhì)，這種品質(zhì)是相對(duì)穩(wěn)定的、內(nèi)在的，同時(shí)也是作為秘書必備的、在日常生活中起作用的基本品質(zhì)的總和?！辈煌瑫r(shí)代、國(guó)度、社會(huì)背景、文化背景及不同的行業(yè)，對(duì)秘書人員的素質(zhì)要求也是不同的。

隨著時(shí)代的變遷，社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)當(dāng)前的秘書來(lái)說(shuō)，年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化是整個(gè)社會(huì)對(duì)秘書的要求，對(duì)秘書人員知識(shí)層次、理論水平與領(lǐng)導(dǎo)能力要求的提高，無(wú)疑對(duì)秘書人員的行政管理素質(zhì)也提出了新的更高的要求，因?yàn)檫^(guò)硬的綜合素質(zhì)是當(dāng)好秘書的基礎(chǔ)，過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是做好行政秘書工作的保障，現(xiàn)代秘書工作者如果沒(méi)有扎實(shí)的理論功底、豐富的知識(shí)積累、現(xiàn)代的辦公技能、高度的敏感性和求知欲、以及較強(qiáng)的法律意識(shí)，就會(huì)被發(fā)展的社會(huì)所淘汰。秘書只有具備這些素質(zhì)，才能游刃有余地履行工作職責(zé)。

一、現(xiàn)代秘書行政管理素質(zhì)培養(yǎng)存在的問(wèn)題

隨著秘書職業(yè)化方向的發(fā)展，提高秘書的各項(xiàng)素質(zhì)成為首要任務(wù)。而當(dāng)這項(xiàng)任務(wù)放到實(shí)際中來(lái)看，很容易地就可以看出，還有一部分的難題急需解決，比如在提高現(xiàn)代秘書行政管理素質(zhì)等方面。

（一）秘書職業(yè)技能的學(xué)習(xí)等同于秘書行政管理素質(zhì)的培養(yǎng)。如今，在我國(guó)普遍存在的問(wèn)題是，在秘書行政管理素質(zhì)培養(yǎng)過(guò)程中，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)多于教育機(jī)構(gòu)。由于秘書的綜合性和專業(yè)性不能對(duì)立，所以不能只注重秘書的寫作能力和工作經(jīng)驗(yàn)。在實(shí)際工作中，秘書是一種綜合性的工作，不能只承認(rèn)秘書的職業(yè)性而不承認(rèn)秘書的專業(yè)性?？墒?，秘書在實(shí)際學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的過(guò)程中，都是把大多數(shù)的精力放在了學(xué)習(xí)理論知識(shí)上面了，比如秘書的概念、行政管理、文案寫作等等。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的秘書教學(xué)思路是，所培養(yǎng)的文秘人員是為國(guó)家的黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的?，F(xiàn)在國(guó)內(nèi)的主要狀況是，秘書的工作還是沒(méi)有達(dá)到成熟的地步，沒(méi)有多元化的發(fā)展，系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)得不到完善等問(wèn)題。很多在職崗位的秘書人員沒(méi)有完整的職業(yè)理念，更沒(méi)有系統(tǒng)化的嚴(yán)格的秘書培養(yǎng)。秘書的專業(yè)培訓(xùn)是不能用高等秘書職業(yè)的教育來(lái)代替的，同樣的，秘書行政管理素質(zhì)的培養(yǎng)也不能等同于秘書職業(yè)技能的學(xué)習(xí)。

最近，有一部分人想要快速完成秘書培訓(xùn)任務(wù)，可是欲速則不達(dá)，在這樣的心理狀態(tài)下，就會(huì)受到經(jīng)濟(jì)利益的誘惑，秘書速成班如雨后春筍般出現(xiàn)，他們往往只利用一年甚至更短的時(shí)間，學(xué)習(xí)秘書學(xué)的幾門基礎(chǔ)課程，學(xué)業(yè)完成后頒發(fā)相關(guān)部門承認(rèn)的技能證書。往往通過(guò)這種學(xué)習(xí)的人群，只掌握一些類似速寫速記、應(yīng)用寫作、辦公自動(dòng)化等最基本的秘書職業(yè)技能，但是人們往往容易忽略的一點(diǎn)就是，現(xiàn)代社會(huì)的秘書工作者，如果只掌握一些普通的專業(yè)技能，是根本不夠的。在實(shí)際工作中，我們更需要經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)秘書學(xué)的教學(xué)，全面地掌握專業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)現(xiàn)代秘書更全面更高水平的行政管理素質(zhì)，而這些是從速成班里學(xué)不到的。

（二）秘書素質(zhì)培養(yǎng)模式化。目前秘書在提高素質(zhì)方面追求一種模式，缺乏個(gè)體意識(shí)。由于不同的人有著自己獨(dú)特的性格，就意味著他們有著不相同的人生觀、世界觀和價(jià)值觀，所以針對(duì)每個(gè)人的素質(zhì)培養(yǎng)的重點(diǎn)也會(huì)有差異。長(zhǎng)期以來(lái)，受傳統(tǒng)文化的影響，人們做事都有從眾心理，追求共性，缺乏一定的自主創(chuàng)新能力和獨(dú)立意識(shí)，忽略了對(duì)自我個(gè)性的培養(yǎng)。因此“不再單一地看重技巧訓(xùn)練和專業(yè)技能，要讓秘書人員的綜合素質(zhì)得以提升；融合人們自身的優(yōu)點(diǎn)，在培養(yǎng)素質(zhì)的過(guò)程中，形式變的多樣化，重視自我意識(shí)?！睆氖旅貢袠I(yè)的人員必須要能夠達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，在工作中思考要具有前瞻性，輔助式的管理能力和綜合的統(tǒng)籌能力也都是不可或缺的，所以我們要更加注重現(xiàn)代秘書行政管理素質(zhì)的綜合性的培養(yǎng)。國(guó)外許多國(guó)家，比如美國(guó)，按照秘書行業(yè)中不一樣的要求、職位或是工作能力等方面的標(biāo)準(zhǔn)，分出十類不同階段的秘書：經(jīng)理秘書、技術(shù)秘書、見習(xí)秘書、公司秘書、通信秘書、政府秘書、教育秘書、行政秘書、法律秘書、財(cái)經(jīng)秘書。在美國(guó)，依據(jù)不同的要求，每一個(gè)等級(jí)的秘書都要制定細(xì)致的行為規(guī)范，從而針對(duì)性培養(yǎng)其相應(yīng)的素質(zhì)。

另外，根據(jù)與實(shí)踐對(duì)象適應(yīng)程度的不同來(lái)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，個(gè)體的素質(zhì)會(huì)在時(shí)間、環(huán)境、功用等方面體現(xiàn)出差異性。在這個(gè)新時(shí)代里，創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和推廣十分重要。譬如，在我國(guó)“創(chuàng)新中國(guó)”和“創(chuàng)新是動(dòng)力”等概念被提到的次數(shù)越來(lái)越頻繁。秘書作為單位或者組織重要的成員，其創(chuàng)新能力尤為重要。秘書人員的創(chuàng)新能力就是在熟悉公司情況的基礎(chǔ)上，敢于打破傳統(tǒng)的思維能力，提出有更新穎的思路、方案。因此，培養(yǎng)秘書的創(chuàng)新意識(shí)，是現(xiàn)代中國(guó)秘書行政管理素質(zhì)培養(yǎng)模式中的重要方面。

（三）秘書個(gè)體意識(shí)弱，創(chuàng)新意識(shí)薄弱。秘書工作的從屬性和輔助性決定了為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是其工作的核心，只能依照領(lǐng)導(dǎo)的意圖展開工作，不能擅做主張，因此在秘書的職業(yè)中出現(xiàn)了一個(gè)誤區(qū)，就是唯領(lǐng)導(dǎo)是從，盲目服從，沒(méi)有自己的意愿。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到個(gè)性是培養(yǎng)秘書正確角色意識(shí)的保障。秘書長(zhǎng)期的服務(wù)工作使其產(chǎn)生了從眾心理，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)唯命是從，即使有不同的處理方法也不提出來(lái)，完全喪失了創(chuàng)新能力。傳統(tǒng)的思維模式使秘書做起事來(lái)唯唯諾諾，提出的建議毫無(wú)創(chuàng)新意義，缺乏創(chuàng)新精神是我國(guó)秘書隊(duì)伍中一個(gè)相當(dāng)普遍的問(wèn)題。

二、提高現(xiàn)代秘書行政管理素質(zhì)的途徑

現(xiàn)代秘書行政管理素質(zhì)的提高，不是一蹴而就的，針對(duì)現(xiàn)代秘書行政管理素質(zhì)的培養(yǎng)所存在的問(wèn)題，在其提高行政管理素質(zhì)的途徑上，總結(jié)出了幾點(diǎn)。

（一）強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，拓寬學(xué)習(xí)范圍。在培養(yǎng)現(xiàn)代秘書行政管理素質(zhì)時(shí)，首先要建立正規(guī)的教育機(jī)構(gòu)，有一個(gè)正規(guī)的教育體系，同時(shí)這個(gè)教育體系是要全方面的開放的，可以縱橫移動(dòng)地讓秘書人才學(xué)習(xí)更廣闊的知識(shí)，把他們的選擇范疇進(jìn)一步拓寬。廣義上的學(xué)習(xí)內(nèi)容分為三個(gè)方面：智力和能力的提升、知識(shí)和技能的獲取、行為習(xí)慣和思想意識(shí)的培養(yǎng)。而智力結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)是狹義上學(xué)習(xí)的主要范圍，其指的是從智能結(jié)構(gòu)方面來(lái)使秘書人員確定其要認(rèn)真學(xué)習(xí)的角度?，F(xiàn)代秘書人員首先要掌握扎實(shí)的秘書專業(yè)知識(shí)，精通秘書學(xué)中的各科知識(shí)。然后對(duì)法律、地理、歷史、經(jīng)濟(jì)、哲學(xué)、心理等邊緣學(xué)科進(jìn)行學(xué)習(xí)，為今后秘書工作打下基礎(chǔ)。因此，廣而博才是現(xiàn)代秘書知識(shí)儲(chǔ)備的標(biāo)準(zhǔn)。其次，要掌握各項(xiàng)現(xiàn)代化辦公技術(shù)，恰當(dāng)?shù)墓P(guān)禮儀，熟練的辦公流程等等。這些都是秘書行政管理素質(zhì)中的基本內(nèi)容?！懊貢ぷ餍再|(zhì)和特點(diǎn)，要求秘書人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)。秘書人員能不能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，與秘書知識(shí)是否廣博有著直接的關(guān)系?！毕胍岣呙貢姓芾硭刭|(zhì)，就必須要充實(shí)頭腦，自覺(jué)學(xué)習(xí)，鍛煉學(xué)習(xí)思維，促進(jìn)問(wèn)題解決提高明辨是非的能力。

（二）強(qiáng)化現(xiàn)代意識(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新能力。我們正處在一個(gè)技術(shù)和知識(shí)快速發(fā)展更新的時(shí)代，有著全新的社會(huì)面貌?，F(xiàn)代秘書的行政管理素質(zhì)不再是簡(jiǎn)單的模式化的培養(yǎng)，而是要與時(shí)俱進(jìn)，要有強(qiáng)烈的現(xiàn)代化意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)廣泛使用使人與人之間的距離拉近了，秘書的許多工作也體現(xiàn)出了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的特點(diǎn)，比如會(huì)議活動(dòng)的安排、通知的傳達(dá)、各部門文件的傳送、文件的處理等這樣的辦公室工作都能夠利用電子郵件或是其他處理方式迅速完成。與傳統(tǒng)的秘書工作相比，不需要親自傳遞文件材料這樣的體力勞動(dòng)，只需要用電腦就可輕松傳遞信息給各個(gè)部門。在這樣一個(gè)信息時(shí)代，要想做好領(lǐng)導(dǎo)的助理和參謀，不在競(jìng)爭(zhēng)中被淘汰，在快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)上立足，秘書不僅要在管理上創(chuàng)新，更重要的是思想和技術(shù)上的創(chuàng)新，提高自身的能力，全力以赴。新世紀(jì)的中國(guó)面對(duì)更廣闊的發(fā)展平臺(tái)和更快速的經(jīng)濟(jì)列車，秘書人員不僅要具備更專業(yè)的行政管理素質(zhì)，還要懂得用創(chuàng)新性的思維去訓(xùn)練和提升自己。領(lǐng)導(dǎo)自身活動(dòng)的實(shí)際情況存在著不定性，公司的發(fā)展需要高效率、更準(zhǔn)確的決策方案，秘書人員的創(chuàng)新意識(shí)可以讓其突破條條框框，突破傳統(tǒng)觀念的設(shè)定，為領(lǐng)導(dǎo)和公司提供更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展方案。

（三）強(qiáng)化角色意識(shí)，樹立自我個(gè)性。作為被夾在上級(jí)與下級(jí)之間的秘書人員，從上級(jí)那來(lái)看，是“打雜的”“跑腿的”，對(duì)于下級(jí)來(lái)說(shuō)又是領(lǐng)導(dǎo)的“親信”，秘書這一職位顯然是不可忽視的。對(duì)于那些有著高素質(zhì)高能力的秘書人員，行政管理素質(zhì)要求他們不僅要有學(xué)歷和知識(shí)，而且要能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)，在人格特征上也不能再是傳統(tǒng)、依附的。秘書人員只有樹立正確的角色意識(shí)，才能正確定位自身在工作中的位置，才能與上下級(jí)處理好關(guān)系，才能在上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)下更靈活地完成秘書工作。

在現(xiàn)代秘書行政管理素質(zhì)的培養(yǎng)中，秘書人員不僅要在服務(wù)性輔助性和協(xié)調(diào)性等工作的基礎(chǔ)中積極開動(dòng)腦筋充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，有自己獨(dú)立的思想和言行在工作的任務(wù)目標(biāo)方法上，而且角色意識(shí)的樹立首先要從正規(guī)的教育體系抓起。秘書學(xué)專業(yè)的授課體系，不僅要對(duì)秘書人員傳授專業(yè)知識(shí)，更應(yīng)有系統(tǒng)的訓(xùn)練，比如語(yǔ)言和寫作、分析案例、組織會(huì)議以及各種實(shí)踐實(shí)習(xí)，這樣的角色培養(yǎng)在無(wú)形之中給秘書人員樹立了秘書的角色意識(shí)。其次，秘書人員只有長(zhǎng)期積累經(jīng)驗(yàn)和豐富的閱歷，才能更好地融入角色當(dāng)中去。然后這些經(jīng)驗(yàn)和閱歷，則是需要秘書人員運(yùn)用案例研究法將工作中困難和挫折記錄下來(lái)，再不斷地自我分析、研究，最后如精華般提煉出來(lái)。最后，個(gè)性的培養(yǎng)也是影響到樹立角色意識(shí)的因素之一。個(gè)性是生理、心理和社會(huì)行為的三者總和，是人與人相處中表現(xiàn)出來(lái)的一種傾向。作為從事秘書行業(yè)的人員，就要在扮好這個(gè)角色的同時(shí)加上自己獨(dú)特的人物性格，使其表現(xiàn)出鮮明的人物特點(diǎn)，體現(xiàn)出自我的價(jià)值，站在自己的位置上做好自己的工作，在個(gè)人形象中展現(xiàn)出特色的自己。

秘書行政管理素質(zhì)的高低，是秘書工作的質(zhì)量和效率的關(guān)鍵因素。隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，秘書工作的微觀環(huán)境和宏觀環(huán)境也發(fā)生了巨大的變化，行政部門，現(xiàn)代企事業(yè)單位對(duì)秘書所要具備的素質(zhì)要求也在提高，作為現(xiàn)代秘書人員，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，提高行政管理素質(zhì)才能更好地適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展和改革的需要。

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