淺談“十三五”規(guī)劃下的高校圖書館辦公室工作

文/鹽城師范學(xué)院圖書館 王海娟

淺談“十三五”規(guī)劃下的高校圖書館辦公室工作

文/鹽城師范學(xué)院圖書館 王海娟

“十三五”規(guī)劃下的高校圖書館辦公室工作在模式上要有所創(chuàng)新，要最大程度建立起圖書館各個(gè)部門間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，并且推進(jìn)各項(xiàng)實(shí)際工作的規(guī)范有序進(jìn)行。本文對(duì)此進(jìn)行了分析研究。

“十三五”規(guī)劃；高校；圖書館；辦公室；工作

“十三五”規(guī)劃為我國的國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展列出了長遠(yuǎn)計(jì)劃，為我國的各項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃制定了綱領(lǐng)，也給我們指明了方向?！笆濉币?guī)劃可以成為很多行業(yè)以及領(lǐng)域發(fā)展的指南針，能夠帶給我們切實(shí)的引導(dǎo)。高校圖書館辦公室工作應(yīng)當(dāng)充分將“十三五”規(guī)劃的核心方針融入其中，用“十三五”規(guī)劃的核心內(nèi)容來為圖書館辦公室工作帶來引導(dǎo)，推動(dòng)各項(xiàng)工作的良好落實(shí)，促進(jìn)我國高校力量的不斷發(fā)展與壯大。

一、高校圖書館辦公室工作的基本內(nèi)容

圖書館是高校的文獻(xiàn)信息中心，是為教學(xué)科研服務(wù)的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，與師資隊(duì)伍、實(shí)驗(yàn)設(shè)備共譽(yù)為高校的三大支柱，更是同學(xué)們求學(xué)的第二課堂。把圖書館看作一個(gè)系統(tǒng)，高校圖書館辦公室又在其中發(fā)揮著舉足輕重的作用，它是圖書館的行政和業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)全館的政策、計(jì)劃、控制、協(xié)調(diào)、公關(guān)等工作。

具體來說，高校圖書館辦公室工作的基本內(nèi)容可歸結(jié)如下：一是圍繞學(xué)院教學(xué)、科研工作，協(xié)助館長搞好館藏建設(shè)、開發(fā)與利用，為讀者提供多元化服務(wù)。二是做好接待工作，搞好內(nèi)外溝通，掌握各種信息，收集管理好上級(jí)文件及業(yè)務(wù)檔案，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。三是做好讀者咨詢工作，經(jīng)常開展問卷調(diào)查，及時(shí)了解不同讀者需求。四是接受和傳達(dá)上級(jí)的指令，貫徹和督促各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行，輔助館長處理好圖書館內(nèi)部行政事務(wù)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。五是組織和安排好全館各種會(huì)議學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及公共活動(dòng)，做好后勤保障工作。

二、高校圖書館辦公室工作的基本特點(diǎn)

（一）服務(wù)對(duì)象的多樣性。高校圖書館辦公室工作的一個(gè)首要特點(diǎn)就是服務(wù)對(duì)象的多樣性，這也是各項(xiàng)工作在展開時(shí)首先需要考慮的一個(gè)范疇。高校圖書館的服務(wù)對(duì)象主要可以劃分為如下幾個(gè)范疇：首先便是學(xué)校的廣大學(xué)子，這也是高校圖書館的一個(gè)主要服務(wù)對(duì)象。無論是書籍采購、書籍編排還是各項(xiàng)其他工作在安排與規(guī)劃時(shí)首先需要考慮的就是廣大學(xué)子的需求。其次，高校圖書館也需要服務(wù)于廣大教師和教職員工，這也是他們學(xué)習(xí)進(jìn)修和不斷深造的場(chǎng)所，并且應(yīng)當(dāng)成為他們學(xué)習(xí)資料的一個(gè)主要來源。此外，不少高校還需要服務(wù)于一些校外讀者，他們也是服務(wù)對(duì)象。

（二） 行政工作的繁瑣性。高校圖書館辦公室工作的另一個(gè)特點(diǎn)就是行政工作的繁瑣性，需要處理的事物多且雜，這也是辦公室工作人員經(jīng)常十分繁忙的一個(gè)原因。高校圖書館辦公室工作人員不僅需要維護(hù)圖書館的正常運(yùn)營，處理好各方面的關(guān)系，協(xié)調(diào)各種校內(nèi)或者校外活動(dòng)，很多瑣碎的行政事物，大到典籍的搜集整理，小到管內(nèi)漏水或者閱覽室鑰匙的配備等，這些都是辦公室的工作范疇。圖書館辦公室員工必須有效處理好各種事務(wù)，這樣才能夠保障圖書館的有序運(yùn)行。

（三） 工作要求的全面性。鑒于高校圖書館辦公室工作的內(nèi)容繁多，覆蓋面廣的特點(diǎn)，這使得辦公室的工作具備明顯的全面性，需要工作人員具備較高的綜合素養(yǎng)。圖書館辦公室員工既要具備長遠(yuǎn)的眼光，能夠?qū)τ趫D書館未來的發(fā)展方向進(jìn)行合理的規(guī)劃，也要能夠處理各種技術(shù)問題，并且協(xié)調(diào)好各方的關(guān)系，推動(dòng)各項(xiàng)事務(wù)的良好進(jìn)行。辦公室就是整個(gè)圖書館各個(gè)部門和各部分人員的協(xié)調(diào)者與溝通者，其職責(zé)就是構(gòu)建各方的橋梁，推動(dòng)各項(xiàng)實(shí)際事務(wù)的良好進(jìn)行，這也是圖書館辦公室員工的責(zé)任。

三、高校圖書館辦公室工作的作用

（一）參謀咨詢。辦公室要為館長決策當(dāng)好參謀，為館長決策提供文件、資料、情報(bào)，并為館長想辦法、提建議、獻(xiàn)良策。決策的科學(xué)性，直接影響著圖書館的發(fā)展，所以要當(dāng)好參謀，必須具備敏銳的觀察力和獨(dú)立思考能力，并要有超前意識(shí)和創(chuàng)新精神，同時(shí)不斷豐富自己的知識(shí)，提高分析問題、解決問題的能力。

（二）承上啟下。辦公室是一個(gè)典型的承上啟下的部門，需要將整個(gè)圖書館良好地聯(lián)系起來。首先，辦公室要能夠充分輔助領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作，對(duì)于館長制定各項(xiàng)決策或者推行各項(xiàng)計(jì)劃要做好充分輔助工作，要能夠獻(xiàn)良策、提建議。同時(shí)，對(duì)于上層制定的建議要充分傳達(dá)給下面的各個(gè)有關(guān)部門，并且督促各部門良好地執(zhí)行這些決議，要能夠讓各項(xiàng)實(shí)際工作得到充分落實(shí)。辦公室是非常重要的意見傳達(dá)者、信息溝通者以及計(jì)劃執(zhí)行的監(jiān)督者，只有充分發(fā)揮自身承上啟下的作用，各項(xiàng)事務(wù)才能夠有效地推進(jìn)。

（三） 對(duì)外溝通。辦公室是負(fù)責(zé)高校圖書館對(duì)外溝通的橋梁和媒介，對(duì)于學(xué)校圖書館和其他高校的一些合作工作，或者是學(xué)生間、教師間的一些交流工作，都需要辦公室做好相應(yīng)溝通。同時(shí)，圖書館的各相關(guān)部門間的相互溝通以及意見傳達(dá)也需要辦公室作為橋梁，辦公室要充分揣摩各方意見，實(shí)現(xiàn)意見交流的充分有效，這也是很重要的一項(xiàng)職責(zé)范疇。

（四）綜合協(xié)調(diào)。做好各方的綜合協(xié)調(diào)，這也是辦公室的作用所在，并且是工作職責(zé)的一項(xiàng)重要構(gòu)成。辦公室不僅要協(xié)調(diào)好上下的關(guān)系，要充分將上級(jí)的指示傳遞給各有關(guān)部門，督促他們執(zhí)行各項(xiàng)決議，也需要協(xié)調(diào)好各相關(guān)部門工作的共同推進(jìn)，尤其是對(duì)于那些需要部門間相互配合的工作，辦公室要充分做好各方的協(xié)調(diào)，讓每個(gè)部門、每個(gè)員工都發(fā)揮自身的作用。

（五）后勤保障。高校圖書館辦公室還是重要的后勤保障部門，需要對(duì)于各項(xiàng)后勤事務(wù)負(fù)責(zé)，這也是他們需要發(fā)揮的一項(xiàng)作用。辦公室工作十分瑣碎，不僅要處理好大大小小各種事情，還要保障整個(gè)圖書館各部門的有效運(yùn)營，要為各個(gè)部門提供相應(yīng)的支撐，做好各項(xiàng)后勤工作，這樣才能夠維持整個(gè)圖書館系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

四、高校圖書館辦公室工作的具體要求

（一）選擇合適的工作人員。高校圖書館辦公室工作的具體要求首先體現(xiàn)在對(duì)于工作人員的選取上，并不是所有人都適合圖書館辦公室工作，在這個(gè)部門的人員也要具備一定的素養(yǎng)。首先，他們要對(duì)于圖書館運(yùn)營的全流程較為清楚，對(duì)于每一個(gè)部門的工作內(nèi)容、工作事項(xiàng)等都基本熟悉，這樣才能進(jìn)行各個(gè)部門的協(xié)調(diào)與溝通，才能夠推動(dòng)各項(xiàng)工作的良好前進(jìn)。另一方面，辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備非常好的協(xié)調(diào)性和溝通能力，要善于處理各類突發(fā)狀況與問題，能夠協(xié)調(diào)好各個(gè)方面，這是一項(xiàng)非常重要的技能。

（二） 營造良好的工作環(huán)境。營造良好的工作環(huán)境和整體氛圍在圖書館辦公室工作中非常重要，這一點(diǎn)也應(yīng)當(dāng)引起充分重視。好的工作環(huán)境和氛圍能夠保障整個(gè)圖書館的穩(wěn)定團(tuán)結(jié)，可以讓圖書館的員工都置身于愉悅的工作氛圍中。同時(shí)，良好的工作環(huán)境更加有利于溝通協(xié)調(diào)和支持工作的展開，能夠讓各方間的溝通更加順暢，人們更容易相互理解。此外，好的工作環(huán)境也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在整個(gè)圖書館管理工作的規(guī)范透明上，讓員工更加清楚自己的職責(zé)，工作時(shí)方向性更強(qiáng)，目標(biāo)更加清晰明確，工作的效率自然會(huì)得到提升。

（三）工作要具備創(chuàng)新意識(shí)。辦公室工作應(yīng)當(dāng)具備一定的創(chuàng)新意識(shí)，這一點(diǎn)在實(shí)際工作中非常重要。辦公室工作的內(nèi)容很難用簡(jiǎn)單的言語進(jìn)行概括，涉及的內(nèi)容雜且繁多，各種突發(fā)問題和狀況也需要辦公室員工進(jìn)行處理。這使得圖書館辦公室工作有著很大的不確定性，可能產(chǎn)生的矛盾沖突也會(huì)比較多。對(duì)此，辦公室員工必須靈活應(yīng)對(duì)，最好能夠具備一定的創(chuàng)新意識(shí)，問題發(fā)生后懂得進(jìn)行思維變通，能夠在良好溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上找出平衡的策略，讓問題慢慢得到解決。因此，圖書館員工應(yīng)當(dāng)有意識(shí)地提升自己的創(chuàng)新能力，不要陷在條條框框中難以變通，而是應(yīng)當(dāng)具體問題具體處理，對(duì)于各種問題都能夠靈活應(yīng)對(duì)。這才是圖書館辦公室員工需要具備的素養(yǎng)，這也會(huì)讓圖書館辦公室的工作實(shí)效大大得到提升。

（四）員工要明確自身職責(zé)。辦公室員工同樣需要明確自己的工作職責(zé)，這也是他們做好自己工作的一個(gè)基礎(chǔ)。各個(gè)部門的員工都應(yīng)當(dāng)明確自身的職責(zé)范疇，對(duì)于自己的工作內(nèi)容，需要履行的職責(zé)要非常明晰，這是保障各部門工作能夠良好落實(shí)，并且可以促進(jìn)部門間有效協(xié)調(diào)的一個(gè)前提。這一點(diǎn)在圖書館辦公室中體現(xiàn)尤為明顯。辦公室員工要清楚自己的工作內(nèi)容、職責(zé)以及自己需要發(fā)揮的作用，并且要了解做好自己的本職工作需要具備的一些專業(yè)素養(yǎng)，在平時(shí)的生活中要有意識(shí)地完善自己。同時(shí)，對(duì)于自己的責(zé)任范疇一定要充分落實(shí)，對(duì)于需要完成的工作要有效執(zhí)行。辦公室就像整個(gè)圖書館的潤滑劑，是建立起各個(gè)相關(guān)部門間的聯(lián)系，推進(jìn)各項(xiàng)實(shí)際工作有效前進(jìn)的動(dòng)力，辦公室員工要明確這一點(diǎn)，并且按照這樣的方向去充分做好自身工作。

（五）養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。高校圖書館辦公室工作涉及面廣，內(nèi)容繁多，辦公室工作人員若想各項(xiàng)工作干起來得心應(yīng)手，就要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。首先，工作要計(jì)劃性。不能盲目地等著干，也不能推著干，長期有年計(jì)劃，短期有周計(jì)劃，每天要列出當(dāng)日工作清單，對(duì)大項(xiàng)工作要做好專項(xiàng)計(jì)劃，臨時(shí)工作合理安排。其次，工作中要考慮到最優(yōu)化的問題。當(dāng)多項(xiàng)工作擺在面前時(shí)，辦公室工作人員應(yīng)區(qū)分大小輕重緩急，統(tǒng)籌安排，不能“眉毛胡子一把抓”。再次，辦公室工作人員還要熟練應(yīng)用各類計(jì)算機(jī)辦公軟件及其它現(xiàn)代化的辦公手段來提高工作效率。最后，定期進(jìn)行工作總結(jié)。及時(shí)地進(jìn)行總結(jié)有助于辦公室工作人員進(jìn)行理性思考，找出工作中存在的不足和下一步努力的方向，以有助于今后工作的開展和人員自身的成長進(jìn)步。圖書館工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，與館內(nèi)業(yè)務(wù)部門密切聯(lián)系的圖書館辦公室工作人員，應(yīng)該是圖書館行政和業(yè)務(wù)工作中的多面手。這就要求辦公室工作人員必須養(yǎng)成學(xué)習(xí)的習(xí)慣。首先，要學(xué)習(xí)圖書館的專業(yè)知識(shí)，系統(tǒng)掌握各部門的工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和流程，這樣才能在實(shí)際工作中應(yīng)付自如。其次，要學(xué)習(xí)文秘和計(jì)算機(jī)知識(shí)，以提升組織管理、寫作和現(xiàn)代化辦公的能力。最后，要學(xué)習(xí)國家相關(guān)的方針、政策，不斷增強(qiáng)自身的政治素養(yǎng)，樹立崇高的職業(yè)道德。

（六） 采取現(xiàn)代化的工作形式。辦公室工作乃至整個(gè)圖書館的工作都應(yīng)當(dāng)融入更多現(xiàn)代化的形式，要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的功效，借助這些工具的使用來提升圖書館工作的整體成效。現(xiàn)在很多高校的圖書館已經(jīng)實(shí)現(xiàn)連網(wǎng)，計(jì)算機(jī)也是他們工作的主要工具和平臺(tái)，不少高校的網(wǎng)上閱覽室也在慢慢建立，網(wǎng)上閱覽的信息也逐漸豐富起來。圖書館辦公室首先應(yīng)當(dāng)充分利用起這些現(xiàn)代化的工具資源，并且要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的功效，這會(huì)極大地提升整體工作成效。

五、結(jié)語

“十三五”規(guī)劃下的高校圖書館辦公室工作在模式上要有所創(chuàng)新，要最大程度建立起圖書館各個(gè)部門間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，并且推進(jìn)各項(xiàng)實(shí)際工作的規(guī)范有序進(jìn)行。辦公室在整個(gè)圖書館系統(tǒng)中非常重要，這個(gè)部門如果能夠充分發(fā)揮自身的職責(zé)，圖書館的整體運(yùn)營效率會(huì)大大提升。

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[4]黃嘉慧.高校圖書館辦公室工作漫議[J].圖書館論壇.2003(02).