會(huì)計(jì)檔案電子化管理的風(fēng)險(xiǎn)與防范分析

文/中國(guó)石化股份勝利油田分公司勝利采油廠信息(檔案)管理中心 劉薇

會(huì)計(jì)檔案電子化管理的風(fēng)險(xiǎn)與防范分析

文/中國(guó)石化股份勝利油田分公司勝利采油廠信息(檔案)管理中心 劉薇

本文立足于技術(shù)應(yīng)用、政策法規(guī)、信息安全等方面對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，探討會(huì)計(jì)檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。

會(huì)計(jì)檔案；電子化；管理；風(fēng)險(xiǎn)；防范

在互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下，我國(guó)的會(huì)計(jì)行業(yè)產(chǎn)生了大量的會(huì)計(jì)電子檔案，其中包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證等等重要信息，對(duì)于信息的管理和保存需要預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)和掌控防范措施。會(huì)計(jì)檔案電子化管理需要提高電子憑證的安全性，完善電子憑證的適應(yīng)性，在盡可能的情況下，保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整、真實(shí)和安全。

一、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)

（一）會(huì)計(jì)檔案電子化管理的準(zhǔn)確性。利用檔案記錄信息目的在于保證信息的原始性和客觀性，目前電子檔案正在取代紙質(zhì)檔案，以更大的容量和更精確的數(shù)據(jù)保證會(huì)計(jì)檔案的完美運(yùn)行。隨著技術(shù)的日新月異，檔案管理也總是會(huì)跟隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行更新，每一次的系統(tǒng)升級(jí)都意味著電子數(shù)據(jù)的依次更新補(bǔ)充，這是一個(gè)有雙重效果的結(jié)局：一方面，以前的電子檔案進(jìn)行了升級(jí)處理；另一方面，多版本的電子數(shù)據(jù)出現(xiàn)，使得數(shù)據(jù)不再具有唯一性。故而，電子數(shù)據(jù)的保管與保存相比紙質(zhì)檔案的保存更具完整性與持續(xù)性。其次，會(huì)計(jì)檔案的電子管理具有檢索功能，相比紙質(zhì)檔案的抽查，電子檔案的檢索可以使檔案檢查工作更加高效精準(zhǔn)。

（二）會(huì)計(jì)檔案電子化管理的完整性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案可以永久保存，具有穩(wěn)定性的優(yōu)點(diǎn)，然而會(huì)計(jì)電子檔案的保存在這一方面卻顯得略遜一籌。計(jì)算機(jī)讓電子檔案變得普及化，可是電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容易更改，或者丟失，這為電子化管理帶來(lái)難題。作為會(huì)計(jì)行業(yè)的基本要求，會(huì)計(jì)電子檔案的完整性問(wèn)題是可以解決的，完善會(huì)計(jì)電子檔案電子數(shù)據(jù)收集、歸檔制度是關(guān)鍵，同時(shí)多項(xiàng)對(duì)比，驗(yàn)證完整性。最后，注意對(duì)文件進(jìn)行安全備份，確保萬(wàn)無(wú)一失。會(huì)計(jì)電子檔案的完整性同樣可以得到認(rèn)可。

二、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的風(fēng)險(xiǎn)

（一）妥善保存的風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)檔案電子化保存具有風(fēng)險(xiǎn)。電子化存儲(chǔ)依賴磁性介質(zhì)載體，一旦磁性介質(zhì)受到潮濕、消磁、灰塵等環(huán)境方面的威脅，就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的受損。換句話說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的環(huán)境要求不比紙質(zhì)檔案環(huán)境要求低，維護(hù)電子化檔案就需要維持適宜的環(huán)境。

（二）規(guī)章制度風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)檔案電子化作為新興的檔案管理方式方法，其管理執(zhí)行制度還在摸索階段，缺乏科學(xué)完善的電子化檔案管理技巧。關(guān)于涉及的規(guī)章制度管理風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在工作人員對(duì)于電子化檔案管理認(rèn)知的缺失。許多工作人員以往接觸的都是紙質(zhì)檔案的管理和分類，如今，面對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化，這種新的流程與新的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)需要時(shí)間去熟知，需要經(jīng)驗(yàn)去摸索，需要過(guò)程去適應(yīng)。所以，目前會(huì)計(jì)檔案電子化管理仍然需要冒著一定的風(fēng)險(xiǎn)去維持檔案管理的原始性與完整性。

（三）會(huì)計(jì)檔案電子化管理的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)檔案電子化管理立足于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)信息的安全問(wèn)題毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)影響到會(huì)計(jì)檔案電子化管理。當(dāng)會(huì)計(jì)檔案信息電子化之后所面臨的第一個(gè)危險(xiǎn)就在于電子化的信息容易被修改，且不易為人所發(fā)現(xiàn)，這個(gè)對(duì)于信息的原始性與安全性來(lái)說(shuō)，是一個(gè)重大的威脅。如果在網(wǎng)絡(luò)的情況下，安全防護(hù)措施不到位，會(huì)計(jì)檔案信息很可能為不法分子所盜竊，重要信息很可能因此而泄露。

三、會(huì)計(jì)檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)的防范措施

（一）建立科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理制度。一個(gè)有條有理的制度可以提高人員的工作效率和工作的準(zhǔn)確度。建設(shè)科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度，是時(shí)代發(fā)展的需要。而一個(gè)科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度應(yīng)該是針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)而制定的，抓住要點(diǎn)，集中力量解決問(wèn)題。深入研究電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境、期限、工作人員職責(zé)、檔案管理范圍、歸檔流程等多個(gè)方面內(nèi)容，努力做到檔案管理的有章可循。

（二）妥善維護(hù)電子檔案館的環(huán)境。會(huì)計(jì)檔案電子化管理環(huán)境需要注意諸多方面，針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)，保持電子檔案館溫度適宜、濕度適宜，考慮磁場(chǎng)影響問(wèn)題，做好防火、防震、防盜、防塵、防磁等工作。會(huì)計(jì)電子檔案隨著時(shí)代的發(fā)展而得以產(chǎn)生，故而面對(duì)電子檔案的保存問(wèn)題，需要做到與時(shí)俱進(jìn)，從電子產(chǎn)品的特性著手，從新事物的特點(diǎn)著手，解決會(huì)計(jì)電子檔案的保存安全問(wèn)題。

（三）解決好會(huì)計(jì)檔案電子化管理的網(wǎng)絡(luò)安全防范問(wèn)題。

會(huì)計(jì)電子檔案的保管要做到數(shù)據(jù)材料完整無(wú)缺，目錄內(nèi)容正確無(wú)誤等存儲(chǔ)上的安全完好。當(dāng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理本身沒(méi)有問(wèn)題時(shí)，需要確保入庫(kù)數(shù)據(jù)沒(méi)有病毒，以及電子檔案設(shè)備的更新處理穩(wěn)定，控制訪問(wèn)中心保障安全訪問(wèn)，確保在聯(lián)網(wǎng)時(shí)有強(qiáng)大可靠的安全訪問(wèn)控制技術(shù)。確保會(huì)計(jì)檔案電子化管理雙備份制度，以防文件的損毀，同時(shí)確保文件有嚴(yán)格的對(duì)外利用方式，通過(guò)功能設(shè)置，根據(jù)需要將有些文件設(shè)為只讀文件，有些文件設(shè)為禁止拷貝的文件，從而保證重要的信息不被泄露和更改。

（四）提高工作人員的素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案電子化管理作為新興的管理方向，這一職業(yè)缺乏有經(jīng)驗(yàn)的管理人才和操作人才。要保證會(huì)計(jì)電子檔案的安全完整，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，需要提高管理人員和操作人員的職業(yè)技能。會(huì)計(jì)電子檔案的管理流程包括檔案收集、整理、歸檔、保管等，對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技能要求較高，不僅需要有操作的能力，還有分析的能力，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)的能力，升級(jí)的能力等。提高管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)，有利于減少會(huì)計(jì)檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案電子化管理是行業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，將風(fēng)險(xiǎn)控制到最小，將數(shù)據(jù)的安全性、完整性、真實(shí)性和原始性保持到最好，是會(huì)計(jì)檔案電子化管理人員一直努力的方向。

[1]冼其芬.檔案電子化管理面臨的問(wèn)題及優(yōu)化對(duì)策探討[J].中國(guó)管理信息化,2013(14).

[2]孫濤. 電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響[J]. 黑龍江檔案, 2011(02).