城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理探討

文/合肥水泥研究設(shè)計(jì)院　李娜

城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理探討

文/合肥水泥研究設(shè)計(jì)院李娜

各級(jí)城建部門對(duì)構(gòu)成城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案主體的檔案采取的管理模式各不相同，本文著重介紹了對(duì)城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案采取的兩級(jí)管理模式。

管理；檔案；業(yè)務(wù)

我國地（州、市)、縣（市、區(qū)）級(jí)城鄉(xiāng)建設(shè)工作機(jī)構(gòu)承擔(dān)著城鄉(xiāng)建設(shè)任務(wù)，在開展城鄉(xiāng)設(shè)計(jì)、樓房建筑、拆遷安置、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程建設(shè)中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。從新疆博爾塔拉蒙古自治州博樂市來看，各級(jí)城建部門對(duì)這部分本應(yīng)構(gòu)成城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案主體的檔案采取的管理模式各不相同，有的是采用科存檔案館(室)存目錄，有的則分散在科室，或由固定人員管理，或分散在個(gè)人手中。

一、城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理的原則

城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理是指在城建單位檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將城建單位形成的技術(shù)檔案分為館級(jí)、科級(jí)兩級(jí)管理。

（一）將城建單位業(yè)務(wù)檔案納入館級(jí)檔案工作管理體系。同其他門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)接受館級(jí)檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由館級(jí)檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。

（二）將業(yè)務(wù)檔案分為館科兩級(jí)。對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的大量城鄉(xiāng)設(shè)計(jì)、建筑、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程檔案分別為館級(jí)業(yè)務(wù)檔案和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次。

（三）館級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理。凡劃歸的館級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，定期向館檔案室歸檔，交由館檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

（四）科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理。凡劃歸為科級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。

二、館科兩級(jí)檔案范圍的確定

館級(jí)動(dòng)物防疫業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍。在確定館級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍時(shí)，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對(duì)檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測(cè)上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長的材料確定為館級(jí)檔案，以確保館存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平?？傮w來看，館級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：1.業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、技術(shù)報(bào)告、編制說明及驗(yàn)證報(bào)告等。2.年度或跨年度的城鄉(xiāng)設(shè)計(jì)、樓房建筑、拆遷安置、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程建設(shè)等。3.年度或跨年度的總結(jié)城鄉(xiāng)設(shè)計(jì)、樓房建筑、拆遷安置、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程建設(shè)分析。4.樓房建筑、拆遷安置、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程建設(shè)調(diào)查處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄及有關(guān)的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。

三、兩級(jí)管理的實(shí)施

（一）建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)。兩級(jí)管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實(shí)現(xiàn)有序的實(shí)施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)是檔案兩級(jí)管理的組織保障。建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在館一級(jí)設(shè)立由主管館長牽頭、各科主任參加的全館檔案工作管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)全館包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實(shí)行兩級(jí)管理中的各種困難。館綜合檔案室則依據(jù)館檔案管理委員對(duì)業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，除管理館級(jí)業(yè)務(wù)檔案外，還要對(duì)科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。各科設(shè)兼職檔案員，在館檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行館級(jí)業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無序變?yōu)橛行虻毓芾怼?/p>

（二）建立切合實(shí)際的城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案管理制度。對(duì)種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定動(dòng)物防疫業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí)，館檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科館級(jí)和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對(duì)于各科的科級(jí)業(yè)務(wù)檔案也要同館級(jí)業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確?？萍?jí)檔案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分。第三，嚴(yán)格科級(jí)檔案的保管及利用制度，任何個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。

（三）加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)。各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識(shí)相對(duì)貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進(jìn)行學(xué)分評(píng)定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時(shí)，檔案室人員也要主動(dòng)指導(dǎo)科室立卷和編目。

（四）推行責(zé)任制，加強(qiáng)考核。各級(jí)檔案館在推行工作目標(biāo)責(zé)任制時(shí)，應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入管理中，制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，定期對(duì)各科進(jìn)行考核，與績效獎(jiǎng)掛鉤，這是確保兩級(jí)管理實(shí)施的十分重要的措施。此外，應(yīng)將城鄉(xiāng)設(shè)計(jì)、建筑、管網(wǎng)、道路、園林、河渠工程等業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全館業(yè)務(wù)人員年終考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中，從而真正確保業(yè)務(wù)檔案的收集歸檔。

綜上所述，將城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行兩級(jí)管理，是檔案館貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要，隨著城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展，它將會(huì)更加完善，一定會(huì)為各級(jí)檔案館業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重要作用。

[1]曹晶.檔案信息化管理措施[J].中國管理信息化. 2016(14).

[2]李凌燕.檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路[J].辦公室業(yè)務(wù). 2016(10).