淺談電子文檔與紙質(zhì)文檔在保護(hù)技術(shù)上的差異

文/杭州市河道管理總站 何曉青

淺談電子文檔與紙質(zhì)文檔在保護(hù)技術(shù)上的差異

文/杭州市河道管理總站 何曉青

電子文件和紙質(zhì)文件在實(shí)際的文件管理的過程中有著明顯的區(qū)別。除此之外，對于文件保護(hù)在技術(shù)方面的選擇上也有很大的區(qū)別。本文結(jié)合工作實(shí)際，對電子文件和紙質(zhì)文件在保護(hù)技術(shù)上的差異進(jìn)行了探討和研究，希冀對同行帶來一些參考及借鑒。

電子文件；紙質(zhì)文件；保護(hù)技術(shù)；差異

電子文檔與紙質(zhì)文檔在信息載體方面存在很大差異，此外，兩者在對信息的保護(hù)技術(shù)方面也存在很大的不同。首先，我們來分析一下電子文件，它主要是利用文本文檔和電子信息等來存儲信息數(shù)據(jù)，并且需要通過電子設(shè)備來完成一系列的操作，比如：保存、讀取、應(yīng)用信息數(shù)據(jù)等等。而紙質(zhì)檔案與此不同，它仍然是利用傳統(tǒng)的中國文件存儲形式，通過紙張來存儲數(shù)據(jù)，將紙張作為信息的載體。紙質(zhì)檔案的形成比較復(fù)雜，需要人工對信息進(jìn)行搜集，然后整理歸納，最終將信息存儲在紙張上。由于紙質(zhì)文件與電子文件存在上述的區(qū)別，所以在保護(hù)技術(shù)上存在許多的差異，以下就這一問題進(jìn)行討論和總結(jié)。

一、電子文檔與紙質(zhì)文檔在保護(hù)技術(shù)上的差異

（一）載體壽命不同。紙張之所以具有耐久性，這主要是因?yàn)榧垙堉写嬖诶w維素。纖維素是一種高溫、高濕條件或者含有酸、酶、氧化劑等物質(zhì)情況下發(fā)生水解反應(yīng)或者氧化反應(yīng)的物質(zhì)。但是，它在一般的自然環(huán)境中并不容易發(fā)生上述的反應(yīng)，所以只要我們正常的保存檔案，那就不會產(chǎn)生損壞的現(xiàn)象。也就是說，在正常環(huán)境中紙質(zhì)檔案可以保存較久的時(shí)間。而不同的是，電子文件是以磁性材料和光盤作為信息載體的。而磁盤和磁帶的主要的支撐體是一種叫聚酯底基的化學(xué)物質(zhì)。聚酯基易產(chǎn)生靜電，使灰塵沾聚集，從而引起卷曲，易與磁性顆粒分離，不易恢復(fù)等等。底座和磁粉之間利用黏和劑來連接。黏和劑具有很多的缺點(diǎn)，比如：易膨脹和收縮、磨損嚴(yán)重、與其他物質(zhì)粘連、脫落、發(fā)霉等等，這些都會對信息的再生產(chǎn)起到阻礙作用。在整個(gè)記錄信息和使信息再現(xiàn)的過程中，起到?jīng)Q定性作用的物質(zhì)是磁粉中的一種具有剩磁感應(yīng)功能的磁性氧化物顆粒。這種物質(zhì)極易受到外部的影響，產(chǎn)生消磁的現(xiàn)象。利用激光來存取信息的物質(zhì)我們稱為光盤，它是一種圓形的盤狀物質(zhì)，包含盤基、記錄介質(zhì)等部分組成。現(xiàn)在，光盤的最常用的記錄介質(zhì)主要是硒和碳鋁化合物，除此之外，還有一些在激光熱效應(yīng)的作用下易變性的材料。這些材料往往都具有相似的性能，比如：不穩(wěn)定，易于氧化，并與堿溶液反應(yīng)。將兩種不同形式的檔案進(jìn)行比較，很顯然，電子文件載體材料的壽命比紙質(zhì)文檔的壽命要短很多。

（二）環(huán)境條件影響。經(jīng)過長時(shí)間的實(shí)踐觀察，在保護(hù)技術(shù)方面電子文檔和紙質(zhì)文檔有些不同，這一差異的形成和外部環(huán)境有很大的關(guān)系。有害氣體、灰塵和溫度等等都是外部環(huán)境條件的影響因素。檔案文件的保存質(zhì)量會受到任何因素的的影響，無論是某些因素的改變，還是保存環(huán)境不合適。

1.溫濕度影響。無論是電子文檔還是紙質(zhì)文檔，溫度都是影響他們保存的重要因素之一。首先，溫度不適宜會對光盤和磁性載體產(chǎn)生一定的影響，從而影響數(shù)據(jù)的存儲與管理。其次，溫度同樣也會影響紙張的保存。在溫度較高并且濕度較大的環(huán)境中，紙張會發(fā)生一系列的化學(xué)反應(yīng)，從而影響紙張的質(zhì)量，使字跡變得不清，從而影響紙質(zhì)文檔的保存。但是，對于電子文檔而言，溫度和濕度對其的影響方式與紙質(zhì)檔案有所不同。高溫或低溫的條件都會引起聚酯底基的膨脹或收縮，從而變形，除此之外，所有的塑料、鋁以及碳材料都會受到影響，最終導(dǎo)致光盤中的數(shù)據(jù)無法準(zhǔn)確地再現(xiàn)。根據(jù)實(shí)驗(yàn)結(jié)果分析，14℃—24℃這個(gè)范圍內(nèi)的溫度是紙質(zhì)檔案保存的最佳溫度，其對應(yīng)的最佳濕度范圍為45%—60%。同樣的，電子文檔也存在最佳的保存溫度和濕度，最佳溫度范圍為 16℃—20℃，最佳濕度范圍為 40%±5%。由上述的結(jié)論我們可以知道，電子文檔和紙質(zhì)檔案對溫度和濕度的要求是不一樣的。

2.灰塵影響。粉塵會對紙張產(chǎn)生機(jī)械磨損，從而影響紙張的正常使用，比如：“檔案磚”、紙張發(fā)霉等。而對于電子文件載體而言，灰塵所帶來的影響也很大，主要有：化學(xué)、物理和生物這三個(gè)方面的損壞。其中物理損壞一般情況下會對光盤的外部產(chǎn)生影響，從而使其保存的數(shù)據(jù)丟失。化學(xué)損傷是指化學(xué)成分腐蝕光盤的外部或者磁帶等，從而引起存儲的信息無法再現(xiàn)。而生物損壞主要是指隱藏在粉塵中的生物分子，比如：真菌孢子等，在光盤上面寄生、繁殖，從而使光盤腐蝕，進(jìn)而影響信息的儲存及再現(xiàn)。

總而言之，無論是紙質(zhì)文檔還是電子文檔都會受到灰塵的影響。但是影響的程度卻是不同的。灰塵對紙質(zhì)文檔的影響可以在一定的程度上進(jìn)行補(bǔ)救，比如：黏連的紙張可以進(jìn)行修復(fù)，這樣可以挽回一部分的損失。而灰塵對電子文件的影響則是不可逆的，一旦發(fā)生上述的影響，那么記載在電子文件里的信息將全部丟失，即使是再將其放在電腦設(shè)備上，也無法是數(shù)據(jù)還原?？梢?，灰塵對電子文件的影響比紙質(zhì)文檔的更大，所以，在使用電子文檔時(shí)，必須注意防塵，否則，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失。

3.外來磁場和機(jī)械震動影響。對紙質(zhì)文檔而言，磁場和機(jī)械振動不會產(chǎn)生任何的影響，但對于電子文檔而言，磁場和機(jī)械振動則會對其產(chǎn)生非常重要的影響。外部的磁場可以使磁性載體磁化或者消磁。這對于光盤而言，是非常嚴(yán)重的影響，可能會直接導(dǎo)致光盤的損壞，最終影響電子信息的保存。除此之外，磁性載體材料同時(shí)也會受機(jī)械振動的影響，當(dāng)機(jī)械振動較大時(shí)，可能會引起中磁分子的重新排序，從而對記錄的信號產(chǎn)生影響。所以，對于電子文檔而言，必須防止將其置于外來磁場之中，同時(shí)，還要盡量避免強(qiáng)烈的震動電子文檔。

4.光線和有害氣體影響。對于紙質(zhì)文檔而言，當(dāng)光線和有害氣體同時(shí)存在時(shí)，可能會使紙張發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，從而破壞紙張?jiān)械男阅埽罱K造成信息的丟失。而這些光線和有害氣體對紙質(zhì)的影響一般是比較緩慢的，當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)時(shí)，可能已經(jīng)造成了無法挽回的損失，所以必須采取一定的預(yù)防措施。這些有害氣體主要包含：硫的氧化物、碳的氧化物、氮的氧化物以及氯化物等等，而有害光線一般是指紫外線。對于電子文檔而言，具有酸性或者氧化性的氣體會腐蝕光盤和磁性的載體，導(dǎo)致其發(fā)生損壞，最終導(dǎo)致信息的丟失和損壞。而光線對電子文件也存在一定的影響，它可以破壞磁的穩(wěn)定性，使信號變?nèi)?，最終導(dǎo)致里邊存儲的信息不能被讀出來。

二、結(jié)論

總之，隨著電子文件的發(fā)展，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的存儲形式造成了很大的沖擊。這主要是電子文檔具有很多優(yōu)良的性能，比如：記錄比較方便、查閱簡單、節(jié)約空間等等。除此之外，在文件的保存方面，電子文檔的保存方式和紙質(zhì)文檔也存在很大的不同，這些都造成了電子檔案的快速發(fā)展。本文就電子文檔和紙質(zhì)文檔在保存技術(shù)方面存在的差異進(jìn)行了分析和討論。希望對文檔得到較好的保存起到一定的作用。

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