淺談電子文件對檔案工作的影響及對策

文/中鐵十八局集團第四工程有限公司 劉琛

淺談電子文件對檔案工作的影響及對策

文/中鐵十八局集團第四工程有限公司 劉琛

隨著我國信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，陳舊的電子檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案管理的需要。檔案工作需要迎接信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，采取解決的對策。

電子檔案；信息化

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件開始作為一種新的檔案形式與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式一起形成歸檔的主要內(nèi)容。新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件?！?電子文件有兩個基本特征：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。

一、電子文件對檔案管理工作的影響

（一）隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，原始的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式已經(jīng)不能滿足新形勢下檔案的需求。一種新的檔案形式——電子文件開始取代以往的文字材料。電子文件是擬稿者直接在計算機上進行擬稿、修改，可以馬上存儲到信息系統(tǒng)中，由專業(yè)檔案人員管理。

（二）電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行修改，存儲，復制。用計算機操作也非常簡單方便，不像整理紙質(zhì)的文件分類方法繁瑣，復制存儲都不方便。

（三）很難劃定固定的保管期限。電子文件由于在計算機上制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，再加上信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。

二、電子文件對檔案學理論的影響

（一）對檔案本質(zhì)屬性的影響。電子文件法律憑證的作用還不明確。電子文件便于修改、復制，使能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。電子文件由于是在計算機上進行操作，所以沒有擬稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異。電子文件可以隨意進行復制，所以電子文件是否具有法律效應還無從考證。

（二）對檔案整理歸檔原則的影響。傳統(tǒng)檔案的整理方式是按照同一個全宗和不同門類進行分類有序的整理，它源于全宗和順序。但是電子文件在形成過程中，不再嚴格依照傳統(tǒng)文件的形成方式而產(chǎn)生，電子文件的產(chǎn)生破壞了文件的本來順序。

（三）對檔案學理論研究內(nèi)容的影響。以往的檔案學理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象都圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內(nèi)容。

三、檔案專業(yè)應采取的相應對策

（一）由于電子文件具有反復簡單進行復制的特性，那么實施對電子文件的管理應該偏向于計算機軟件技術(shù)的管理戰(zhàn)略。比如將已經(jīng)歸檔的電子文件由專業(yè)檔案人員標識為已讀，在已讀的狀態(tài)下，是不允許進行文件的修改的。這樣就能保護文件的原始結(jié)構(gòu)，使電子文件與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮原始憑證的作用。

（二）檔案人員專業(yè)知識結(jié)構(gòu)應該順應信息技術(shù)的發(fā)展。檔案人員不僅僅要具備專業(yè)的檔案學的知識，還應適應信息技術(shù)發(fā)展的需要。加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，使傳統(tǒng)的檔案與計算機信息技術(shù)結(jié)合起來，更新觀念，與時俱進。

（三）電子文件載體多樣，從傳統(tǒng)的電子磁盤，光盤到現(xiàn)在的U盤，硬盤等。但是每一種載體都不容易長久保存，這對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。需要深入研究每一種電子載體的特性，進行相應的保管。對于需要長久保存的電子文件，需要定期進行復制，每次復制要進行記錄，以防數(shù)據(jù)丟失。

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