事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/國家海洋局大連海洋環(huán)境監(jiān)測中心站 楊立

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/國家海洋局大連海洋環(huán)境監(jiān)測中心站 楊立

在我國事業(yè)單位全面轉(zhuǎn)型發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理工作也面臨著創(chuàng)新與改變。針對當(dāng)前在事業(yè)單位的檔案管理中存在的問題和不足，本文將重點(diǎn)圍繞事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路進(jìn)行簡要分析探討。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)有問題；創(chuàng)新思路

事業(yè)單位中各項(xiàng)工作的順利開展離不開檔案管理工作的深入落實(shí)，尤其是事業(yè)單位自身的性質(zhì)也決定了其與普通單位的檔案管理工作有著本質(zhì)上的區(qū)別。當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理工作正開展得如火如荼，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷向前發(fā)展，檔案管理工作為適應(yīng)這一形勢也需盡快進(jìn)行改革和創(chuàng)新，不斷提升管理水平與管理質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)有問題

（一）檔案管理重視度待加強(qiáng)。我國非常重視檔案管理工作，有關(guān)部門已經(jīng)推行并制定了以《檔案法》為主的一系列相關(guān)法律法規(guī)，但是在當(dāng)前的絕大多數(shù)事業(yè)單位中，真正了解和踐行《檔案法》等法律法規(guī)的領(lǐng)導(dǎo)少之又少。在實(shí)際工作當(dāng)中，雖然大部分領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)專門成立檔案管理部門并配置相關(guān)工作人員，但是對檔案管理的展開和落實(shí)情況并沒有進(jìn)行及時(shí)追蹤，在重視檔案管理工作方面還有待加強(qiáng)。

（二）檔案資源開發(fā)利用不足。目前在現(xiàn)代信息技術(shù)的深入發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理方式已經(jīng)逐步進(jìn)入現(xiàn)代信息化，但工作人員只是用電子計(jì)算機(jī)完成簡單的信息錄入和資料保管且絕大多數(shù)人員認(rèn)為只需要將現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行分類整理并妥善保管存放即可，在工作中不出現(xiàn)檔案信息丟失和遺漏就算是完成了管理工作。管理人員很少能夠主動(dòng)搜集開發(fā)新資源，對于已有的檔案資源也很少進(jìn)行信息化處理，因此現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)和利用程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

（三）先進(jìn)檔案管理設(shè)施較少。先進(jìn)的檔案管理設(shè)施設(shè)備能夠有效提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量與管理效率，但是在當(dāng)前的部分事業(yè)單位中，由于尚未從根本上認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，因此無論是在資金還是物力等方面的投入力度明顯不足，先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和設(shè)施數(shù)量較少，還有部分人員在檔案管理室中堆放雜物等，因此導(dǎo)致日后翻找和查閱檔案資料時(shí)困難重重。

（四）需要大量專業(yè)管理人才?，F(xiàn)階段事業(yè)單位基本改善了傳統(tǒng)管理人員身兼多職的情況，為檔案管理工作配置了專門的管理人員，但是在管理人員的專業(yè)程度和職業(yè)素養(yǎng)方面缺乏長期的監(jiān)督與管理。很多從業(yè)人員在入職前并未接受過專業(yè)的管理知識(shí)、技能培訓(xùn)，導(dǎo)致有一部分工作人員在檔案管理工作中頻頻出現(xiàn)失誤。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作。在事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)干部首先需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，充分發(fā)揮其模范帶頭作用，在潛移默化中影響管理人員；其次需要將檔案管理工作放置在事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容當(dāng)中，并且在內(nèi)部大會(huì)上明確強(qiáng)調(diào)落實(shí)檔案管理工作的重要性，幫助管理人員明確自身的工作職責(zé)；建立科學(xué)完善的績效考核制度，將管理人員的薪資待遇與其實(shí)際管理工作情況直接掛鉤，對于能夠積極主動(dòng)搜集整理檔案資源的員工進(jìn)行大力表彰，對于遺漏檔案信息或私自篡改檔案的工作人員給予嚴(yán)肅處理，充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性進(jìn)而全面落實(shí)檔案管理工作。

（二）實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作。在科學(xué)技術(shù)不斷深入發(fā)展的背景下，誕生了大量用于檔案管理工作的先進(jìn)設(shè)施設(shè)備，比如說高性能的電子計(jì)算機(jī)、專業(yè)的檔案管理軟件等等，這也是推動(dòng)我國事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的必備條件。因此在大力建設(shè)現(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作中需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，并且定期對其進(jìn)行養(yǎng)護(hù)和升級，使其能夠充分發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值優(yōu)化檔案管理效率。事業(yè)單位同樣需要對檔案資料的歸檔、裝訂等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，通過嚴(yán)謹(jǐn)完善的管理制度從根本上保障檔案管理的有效性。

（三）強(qiáng)化檔案資源開發(fā)利用。提高檔案資源的開發(fā)與利用率需要管理人員提高工作積極性，深入基層和走訪其他單位主動(dòng)搜集整理檔案資源，另外事業(yè)單位內(nèi)部也可以建立局域網(wǎng)，強(qiáng)化信息檢索功能，并且增設(shè)在線交流咨詢的功能，提供線上瀏覽查閱檔案資料服務(wù)等，充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷強(qiáng)化檔案資源的開發(fā)與利用。

（四）培養(yǎng)優(yōu)秀專業(yè)管理人才。優(yōu)秀專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)是提高事業(yè)單位檔案管理效率和管理質(zhì)量的人才保障，因此事業(yè)單位需要經(jīng)常組織管理人員參加單位內(nèi)部或教育機(jī)構(gòu)中相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)和技能培訓(xùn)，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)與管理水平。與此同時(shí)事業(yè)單位還可以積極引進(jìn)和招攬大量優(yōu)秀的專業(yè)管理人才，利用其先進(jìn)的管理意識(shí)和管理手段不斷強(qiáng)化檔案管理水平。在新職員入職前同樣需要接受專業(yè)的崗前培訓(xùn)，并且只有通過最終考核的員工才能正式從事檔案管理工作。

三、結(jié)語

本文分析了當(dāng)前事業(yè)單位中檔案管理工作面臨的具體問題，提出一系列提高檔案管理工作成效和工作質(zhì)量的創(chuàng)新思路。首先需要繼續(xù)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視力度，其次要與現(xiàn)代信息化的社會(huì)需求緊密結(jié)合，通過不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理方法，全面落實(shí)事業(yè)單位中的檔案管理工作，不斷推動(dòng)我國事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)全面的發(fā)展進(jìn)步。

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[2]劉曉杰.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[A].今日財(cái)富雜志社.2016年第二屆今日財(cái)富論壇論文集[C].今日財(cái)富雜志社，2016:1.

[3]石金剛.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[A].今日財(cái)富雜志社.2016年第二屆今日財(cái)富論壇論文集[C].今日財(cái)富雜志社，2016:1.