大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

文/山東省五蓮縣總工會(huì) 陳芳

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

文/山東省五蓮縣總工會(huì) 陳芳

本文通過查閱相關(guān)資料，簡(jiǎn)要介紹了大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理方面帶來的挑戰(zhàn)，并提出了行之有效的提升大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作效率的相關(guān)措施，以期能夠?yàn)槲覈?guó)檔案管理工作方面的發(fā)展提供有價(jià)值的參考。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；措施

如今社會(huì)發(fā)展速度飛快，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都處于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，在此過程中越來越多的人意識(shí)到檔案管理的重要性，并且積極利用新技術(shù)、新理念來應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代給予的挑戰(zhàn)，很大程度上提升了檔案管理質(zhì)量。然而由于我國(guó)大多數(shù)檔案管理者不能靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來開展工作，從而影響了工作效果，檔案管理工作通常較為繁瑣，而企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大也使得檔案管理人員的工作量與日俱進(jìn)，尤其在面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)檔案管理人員常常顯得有些無措，因此加強(qiáng)對(duì)此方面的研究是十分必要的。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理方面帶來的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理理念、模式急需改變。不難發(fā)現(xiàn)，我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理模式較為單一，其工作流程主要是完成資料的收集后，對(duì)其進(jìn)行分門別類，并為其做好標(biāo)記以待日后使用，此種方式雖然在大數(shù)據(jù)時(shí)代之前使用具有很好的效果，但實(shí)際上也造成了嚴(yán)重的人力資源浪費(fèi)，并為檔案管理人員增加了許多工作量。另外大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息量激增，且檔案信息往往涉及到各個(gè)領(lǐng)域，造成信息冗雜的現(xiàn)象，若此時(shí)依然使用傳統(tǒng)方式開展檔案管理工作，不僅無法提升工作質(zhì)量，甚至?xí)斐蔁o法順利開展檔案管理工作的后果，鑒于此，檔案管理人員應(yīng)積極改變工作模式，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展現(xiàn)狀。

（二）檔案保存形式需要完善。檔案保存是開展檔案管理工作中的重中之重，若無法很好地保存不僅不利于使用，甚至?xí)斐蓹n案丟失的現(xiàn)象，我國(guó)傳統(tǒng)檔案保存主要以紙制材料為主，然而如今社會(huì)發(fā)展迅速，多媒體技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，音頻、視頻等作為多媒體技術(shù)的典型技術(shù)，其為檔案保存提供了新的方式。另外，在使用此種保存方式時(shí)應(yīng)充分分析檔案類型，以便于尋找到最適合的保存形式，同時(shí)要注重檔案的歸類工作，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)將檔案關(guān)鍵詞充分提取出來，為今后的檔案調(diào)用提供方便。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)及能力有待提升。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，若檔案管理人員無法提升自身能力，則難以適應(yīng)當(dāng)下的檔案管理工作。如今在開展大多數(shù)工作時(shí)都離不開科學(xué)技術(shù)的支持，檔案管理工作亦然，檔案管理工作經(jīng)過多年發(fā)展已經(jīng)出現(xiàn)了多種形式，并且擁有了相對(duì)完善的技術(shù)可供使用，然而目前很多檔案管理人員還不具備使用新技術(shù)、新設(shè)備的能力，同時(shí)其受傳統(tǒng)觀念影響頗深，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)往往存在排斥的心理，種種因素綜合到一處則形成了檔案管理人員綜合素質(zhì)低、工作能力不佳的現(xiàn)象。

二、提升大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作效率的相關(guān)措施

（一）改變管理理念。如今雖然檔案管理工作在企業(yè)整體發(fā)展中占據(jù)著十分重要的地位，但依然存在部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的現(xiàn)象，若要改變管理理念，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須給予此方面足夠的重視，并對(duì)管理人員提出改變理念的要求，促使檔案管理人員不斷提升自我。另外，我國(guó)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)的宣傳，使其深入各個(gè)企業(yè)、各個(gè)檔案管理人員心中，為了能夠有效促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以引入市場(chǎng)管理機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)表現(xiàn)較差的人員進(jìn)行適當(dāng)懲罰，雙管齊下才能達(dá)到最佳效果。

（二）統(tǒng)一管理檔案資源。如今大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)得到充分更新和完善，可以很好地完成統(tǒng)一管理資源的工作，但僅僅進(jìn)行統(tǒng)一管理并不能充分保障檔案管理工作的質(zhì)量，還需要對(duì)其進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)備份后不僅更加利用統(tǒng)一管理，也能避免因各種原因引起的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。如今電子備份方式得到了廣泛認(rèn)可和應(yīng)用，并且我國(guó)也在不斷完善大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園，并且為重要數(shù)據(jù)單位提供了便利，也許檔案管理部門可以借鑒此思想和方式，將備份工作交由大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園來負(fù)責(zé)，但開展此項(xiàng)工作的前提是能夠有效保障數(shù)據(jù)的安全性。

（三）提升檔案數(shù)據(jù)安全性。通過分析大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，雖然其能夠有效節(jié)省人力、物力和時(shí)間，并且降低成本提升工作效率，但并不代表其不存在弊端，數(shù)據(jù)丟失是其最為常見的現(xiàn)象，并且其所帶來的損失也不容小覷。如今各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)均可以通過百度云、內(nèi)存卡或郵箱等形式進(jìn)行傳輸和保存，雖然方便快捷但卻存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如在使用內(nèi)存卡保存數(shù)據(jù)時(shí)，一旦出現(xiàn)內(nèi)存卡損壞的現(xiàn)象則會(huì)造成數(shù)據(jù)無法完整讀出的現(xiàn)象，或遭遇電腦病毒時(shí)也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜、被破壞等現(xiàn)象，因此今后檔案管理人員應(yīng)注重檢測(cè)電腦狀態(tài)，并對(duì)內(nèi)存卡等其他保存工具進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查等。

（四）壯大并優(yōu)化人才隊(duì)伍。人才對(duì)于企業(yè)發(fā)展所能發(fā)揮的作用是任何高新科技都無法超越的，無論功能如何強(qiáng)大依然需要由人來開發(fā)和使用。因此在今后的工作中，各個(gè)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要注重培養(yǎng)其工作技能，也要對(duì)其開展思想工作，使其對(duì)工作更具責(zé)任心與熱情。除此之外，各個(gè)企業(yè)也可以積極引進(jìn)該行業(yè)的專業(yè)人才，注入新鮮血液以效促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也是優(yōu)化人才隊(duì)伍的重要手段之一，通過此種方式可以使新老員工進(jìn)行充分交流，便于尋找到更為合適的檔案管理方案。

（五）積極開發(fā)大數(shù)據(jù)分析工具。如今企業(yè)之間協(xié)同發(fā)展已經(jīng)成為當(dāng)代社會(huì)中較為常見的現(xiàn)象，通過合作可以有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，并且能夠起到揚(yáng)長(zhǎng)避短的效果，如今我國(guó)大數(shù)據(jù)開發(fā)公司的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，該行業(yè)的應(yīng)用范圍也得到了充分拓展，因此各個(gè)企業(yè)今后可以加強(qiáng)與其的合作。如此一來則能夠使檔案分析人員有更多的用武之地，也不會(huì)再次出現(xiàn)檔案管理人員由于不懂?dāng)?shù)據(jù)分析而導(dǎo)致檔案管理工作開展緩慢的現(xiàn)象。

（六）完善制度建設(shè)。所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，各個(gè)企業(yè)應(yīng)在檔案管理部門內(nèi)部建立起管理制度，同時(shí)建立其合理的信息準(zhǔn)入制度。由于大數(shù)據(jù)所包含的信息往往較為復(fù)雜，具有很大的開放性，此種信息雖然具有實(shí)用性但同時(shí)也伴隨著安全風(fēng)險(xiǎn)，若不對(duì)各種信息做出明確的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，很容易導(dǎo)致有害信息入侵，從而造成不可挽回的后果。另外，對(duì)檔案管理人員也要制定相應(yīng)管理制度，除了企業(yè)常規(guī)制度外，可以積極借鑒市場(chǎng)機(jī)制的特點(diǎn)，市場(chǎng)機(jī)制不僅可以起到很好的激勵(lì)作用，也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)工作人員個(gè)人行為的約束。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作開展質(zhì)量如何越來越受到社會(huì)各界的關(guān)注，其直接關(guān)系到企業(yè)是否能夠順利開展相關(guān)工作，也關(guān)系到企業(yè)信息安全等方面內(nèi)容。大數(shù)據(jù)時(shí)代悄然而至，雖然一定程度上帶來了挑戰(zhàn)，可同時(shí)也帶來了更為廣闊的發(fā)展空間，檔案管理人員應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，充分研究大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，并制定出較為有效的檔案管理模式，完善檔案管理制度等。

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