關(guān)于研究所科研秘書工作的思考與探討

文/中國(guó)科學(xué)院大氣物理研究所 胡艷紅

關(guān)于研究所科研秘書工作的思考與探討

文/中國(guó)科學(xué)院大氣物理研究所 胡艷紅

科研秘書工作是一種綜合性的工作，工作范圍涉及諸多方面，其工作具有較大的靈活性和不確定性。筆者從自身工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對(duì)研究所科研秘書工作進(jìn)行了一些思考與探討。

研究所；科研秘書工作；思考與探討

什么是“秘書”？目前比較廣泛的認(rèn)為：秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員。秘書活動(dòng)有輔助決策、處理信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、辦理事務(wù)四大職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手?？蒲忻貢櫭剂x就是科研人員的參謀和助手，是從事科研管理工作的特殊專職人員。隨著我國(guó)科技隊(duì)伍的擴(kuò)大，科研秘書崗位更加青睞復(fù)合型秘書人才，因?yàn)橐幻麅?yōu)秀的科研秘書可以使復(fù)雜的事情變得簡(jiǎn)單，原本微妙的問題也可以柳暗花明。

一、科研秘書的工作特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的行政秘書不同，科研秘書面對(duì)的是科研人員，而且不是一名科研人員，是一個(gè)課題組甚至是幾個(gè)課題組。因此，科研秘書不僅要做行政秘書的工作，還要承擔(dān)科研管理方面的工作?？蒲性核袚?dān)的科研任務(wù)種類繁多、涉及面非常廣泛，例如有國(guó)家重點(diǎn)基礎(chǔ)研究發(fā)展計(jì)劃（973計(jì)劃）、國(guó)家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）、國(guó)家科技支撐計(jì)劃、國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目、國(guó)際合作項(xiàng)目、各種專項(xiàng)研究等等。科研秘書要掌握各類項(xiàng)目的申報(bào)和管理，協(xié)調(diào)做好科研項(xiàng)目的預(yù)算和決算、科研項(xiàng)目任務(wù)通知的落實(shí)、各種國(guó)際國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議活動(dòng)的策劃和組織安排、項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)、錄音整理、因公護(hù)照簽證、具體的財(cái)務(wù)報(bào)銷、相關(guān)檔案歸檔等等，就像科研人員的管家，工作范圍涉及實(shí)驗(yàn)室、科技處、規(guī)劃處、資產(chǎn)處、人事處、財(cái)務(wù)處、后勤處等諸多部門，其工作量和工作難度是相當(dāng)大的。

二、如何做一名合格的科研秘書

科研秘書工作，千絲萬縷，紛繁復(fù)雜，其核心就是做好服務(wù)，當(dāng)好參謀。經(jīng)過幾年秘書工作的親身體驗(yàn)，筆者覺得一名合格的科研秘書要具備優(yōu)秀的道德品質(zhì)、正確的學(xué)習(xí)理念、良好的溝通能力、高效的執(zhí)行能力以及高度的愛崗敬業(yè)責(zé)任感。

（一）科研秘書要有優(yōu)秀的道德品質(zhì)。道德品質(zhì)是一定社會(huì)的道德原則和規(guī)范在個(gè)人思想和行為中的體現(xiàn)。俗話說，做事先做人?？蒲忻貢?，一定要有良好的道德品質(zhì)，堂堂正正做人，踏踏實(shí)實(shí)做事，在工作中一定要主動(dòng)、細(xì)心、周到、忠誠(chéng)?？蒲许?xiàng)目有很多會(huì)涉及國(guó)家重點(diǎn)和軍工保密，在工作中，腦子要多動(dòng)，嘴巴要少說，工作要一絲不茍。

（二）科研秘書要有正確的學(xué)習(xí)理念。科研秘書要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷充實(shí)自己，提高自身能力。多讀書，多向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、向書本學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`學(xué)習(xí)、向他人學(xué)習(xí)、向同事學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)別人的長(zhǎng)處，克服自己的缺點(diǎn)，豐富自己的能力。大多數(shù)秘書不是所服務(wù)課題組的相關(guān)專業(yè)出身，因此，必須要多學(xué)習(xí)，包括必要的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和財(cái)務(wù)知識(shí)，避免出現(xiàn)陰差陽(yáng)錯(cuò)的現(xiàn)象。

在工作中正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，善于從多種思路、多種方法來探求同一種事物，盡量做到舉一反三。要建章立制，對(duì)經(jīng)常性工作，寫在紙上，記在心上，形成規(guī)矩。頭腦要像計(jì)算機(jī)一樣有條不紊，哪個(gè)是重點(diǎn)，哪個(gè)非重點(diǎn)，要分清主次。不管事情再多再雜，都不能忘了規(guī)矩，該請(qǐng)示的要請(qǐng)示，要反饋的不截留?？傊褪且鍪吕潇o，辦事穩(wěn)妥。

（三）科研秘書要具備良好的溝通能力?？蒲忻貢强蒲腥藛T的參謀助手，沒有良好的溝通協(xié)調(diào)就沒有良好的工作結(jié)果。我們生活在一個(gè)人際關(guān)系非常重要的世界里，溝通能夠帶來其他指示所不能帶來的成效，在工作中良好的溝通會(huì)增進(jìn)人與人之間的情感，提高工作效率，這也是做好秘書工作非常重要的一點(diǎn)。

溝通能力包括文字表達(dá)和語(yǔ)言表達(dá)。文字表達(dá)要能迅速準(zhǔn)確地撰寫出觀點(diǎn)正確、內(nèi)容充實(shí)、文筆精練的各類文本。語(yǔ)言表達(dá)能力的基本要求是：鮮明準(zhǔn)確，簡(jiǎn)練明晰，口齒清楚，措辭得體。做到大事清楚地說，急事慢慢地說，小事幽默地說，沒把握的事謹(jǐn)慎地說，沒發(fā)生的事不要胡說，做不到的事別亂說，傷害人的事不能說，討厭的事對(duì)事不對(duì)人地說，開心的事看場(chǎng)合說，傷心的事不要見人就說，別人的事小心地說，自己的事聽聽自己的心怎么說，現(xiàn)在的事做了再說，未來的事未來再說。專業(yè)的秘書更像是決策者的守門人，一位靈活機(jī)敏的秘書，能化繁為簡(jiǎn)，有條不紊，構(gòu)筑起相互之間溝通的橋梁。

較強(qiáng)的人際溝通能力，不僅要具備豐富的專業(yè)知識(shí)和方法，而且還要有技巧、學(xué)會(huì)平易近人，不擅權(quán)越位，公私分明，保持一顆平常心，這樣才能順利完成工作任務(wù)，形成融洽的工作氛圍。

（四）科研秘書要有高效的執(zhí)行能力。作為秘書，不要領(lǐng)導(dǎo)催一下才去執(zhí)行一個(gè)動(dòng)作，要學(xué)會(huì)如何拿捏自己的度，計(jì)劃好要做的事和要走的路。

在領(lǐng)導(dǎo)的交辦下，主動(dòng)溝通信息，調(diào)節(jié)關(guān)系，提高工作效率。一是對(duì)上協(xié)調(diào)，樹立整體意識(shí)。二是對(duì)下協(xié)調(diào)，樹立服務(wù)意識(shí)。在協(xié)調(diào)中要謙虛謹(jǐn)慎，搞好服務(wù)，擺正位置。三是橫向協(xié)調(diào)，樹立協(xié)商意識(shí)。凡是所辦之事，在處理、決策之前，都要及時(shí)與有關(guān)部門協(xié)商溝通。

科研秘書涉及較多和較為敏感的是大量具體的財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，不僅要熟練操作財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，還要掌握各類不同項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理制度，在相應(yīng)的制度范圍內(nèi)合理進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，并定期進(jìn)行明細(xì)賬的分析，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)收支情況等。由于承擔(dān)大量事物性工作，常會(huì)出現(xiàn)一些特殊情況，這就要求秘書要有隨機(jī)應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要機(jī)動(dòng)靈活。

（五）科研秘書要有高度的愛崗敬業(yè)責(zé)任感?？蒲忻貢獙⒎?wù)意識(shí)轉(zhuǎn)化為自覺行動(dòng)，做好服務(wù)工作就要有無私奉獻(xiàn)、埋頭苦干的思想。1.能夠做到“逆來順受”。受氣是秘書的家常便飯，工作中一件事做得不是很圓滿，會(huì)換來領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，下面人的反映，有情緒有委屈首先往秘書身上發(fā)，所以秘書工作者必須要做好“逆來順受”的準(zhǔn)備，正確對(duì)待批評(píng)和牢騷，進(jìn)行換位思考，找到原因，不斷完善，只有這樣才能潛心工作。2.要體會(huì)“吃虧是福”的內(nèi)涵。秘書一天到晚忙個(gè)不停，工作時(shí)間長(zhǎng)，工作內(nèi)容雜，工作強(qiáng)度大，辛苦幕后無人知，如果沒有不怕吃虧的精神，就干不好工作。要知道正是因?yàn)榇罅康墓ぷ鞣e累，才能不斷摸索規(guī)律，提升自身價(jià)值，從各種“吃虧”中，不斷累積“福氣”。3.樹立苦中作樂的思想。秘書工作艱苦，上班要先于人，下班要后于人，平時(shí)要隨喊隨到，整天處于高度緊張和忙碌的工作狀態(tài)中，精神壓力大，沒有苦中作樂的思想是無法勝任的。

筆者覺得，好的秘書就是要甘當(dāng)配角搭好戲，讓所管的項(xiàng)目和所操辦的具體事務(wù)都能平穩(wěn)圓滿落地，沒有什么變奏曲，讓科研人員感到順心和踏實(shí)。

三、關(guān)于科研秘書工作的探討

作為科研秘書，您是否意識(shí)到自己職位的重要性？不僅大部分科研人員并沒有意識(shí)到其重要性，科研秘書自己也并沒有意識(shí)到。

（一）科研秘書工作沒有得到更多的尊重和理解?？蒲兴写蟛糠挚蒲腥藛T會(huì)片面地認(rèn)為秘書就是去報(bào)銷，誰(shuí)都可以做，部分人在觀念中不認(rèn)為科研秘書工作需要專門的知識(shí)和技能，認(rèn)為只有科研工作才是最重要的，在認(rèn)識(shí)上科研秘書工作得不到足夠尊重，在工作中就必然沒有足夠的支持。這種認(rèn)識(shí)反作用于科研秘書身上，導(dǎo)致科研秘書自身也沒有切實(shí)把自己當(dāng)作科研工作環(huán)節(jié)的重要一分子。

（二）科研秘書工作人員缺乏激勵(lì)機(jī)制?？蒲忻貢ぷ鞯木窒扌浴⒎彪s性和重復(fù)性使科研秘書每天必須投入大量的精力去完成本職工作，但科研秘書所付出的努力，往往得不到應(yīng)有的承認(rèn)，一些科研秘書本身對(duì)自己的工作沒有自豪感、成就感，對(duì)那些表現(xiàn)好的秘書的評(píng)價(jià)也僅僅是某某的秘書很能干，僅此而已。科研秘書在職務(wù)和職稱晉升方面都很難有所提高，干多干少一個(gè)樣、干好干壞一個(gè)樣，很多秘書對(duì)自己的本職工作缺乏激情，從而對(duì)工作的積極性大大降低。

（三）科研秘書隊(duì)伍流動(dòng)性很大。大多數(shù)秘書進(jìn)入科研所后，都是在工作中不斷摸索，與大家不斷磨合，覺得適合的會(huì)留下來，優(yōu)秀的人才留下來的并不多，人員的不斷流動(dòng)，導(dǎo)致科研人員要不斷地適應(yīng)新秘書，降低了辦事效率，也間接地阻礙了科研活動(dòng)的有序進(jìn)行。

比爾·蓋茨曾經(jīng)說過，微軟的成功有其秘書露寶的一份功勞，可見默默耕耘、辛苦工作的秘書們雖不被人們所關(guān)注和提起，但對(duì)成功者而言卻尤為重要。如今我國(guó)科技實(shí)力持續(xù)增強(qiáng)，科技事業(yè)蓬勃發(fā)展，科技的發(fā)展離不開科研人員，而科研秘書能讓科研人員從繁雜的事情中解脫出來，專心從事科學(xué)研究，因此，一名好的科研秘書于科研人員而言非常重要?？偟膩碚f，科研秘書在科研院所中發(fā)揮了不可或缺的作用，雖然工作平凡，但卻是重要的鏈接。筆者認(rèn)為，結(jié)合時(shí)代和院所的發(fā)展要求，發(fā)揮好科研秘書的作用，是科研院所、科研人員、科研秘書都值得考慮的一個(gè)問題。

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