信息時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)研究

文/鹽城工學(xué)院 符昌慧

信息時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)研究

文/鹽城工學(xué)院 符昌慧

高校務(wù)必要按照信息時(shí)代對(duì)檔案信息化建設(shè)的要求，將信息的理念融入到高校檔案信息化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)層面中去，從價(jià)值取向、檔案信息資源、檔案的開(kāi)發(fā)利用、檔案的后勤保障等方面全面加強(qiáng)高校信息化建設(shè)，以此不斷推動(dòng)高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

信息；高校；檔案信息化

信息化建設(shè)已經(jīng)成為高等教育可持續(xù)發(fā)展的大潮流，信息時(shí)代的到來(lái)更是加速了高校各項(xiàng)工作的信息化發(fā)展。高校檔案記錄學(xué)校教學(xué)、科研、迎評(píng)等重要信息，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影，作為高校工作體系的重要組成部分，檔案工作已經(jīng)感受到了信息化的影響，并且做出了多方面的努力，感受到信息時(shí)代到來(lái)的挑戰(zhàn)，做了一些迎戰(zhàn)的工作，不過(guò)整體上看來(lái)，我國(guó)高校檔案的信息化建設(shè)還有諸多的問(wèn)題需要解決。因此探討信息時(shí)代高校檔案工作信息化建設(shè)問(wèn)題顯得非常必要與重要。

一、信息時(shí)代發(fā)展與高校檔案工作信息化建設(shè)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)

信息時(shí)代生成的數(shù)據(jù)種類繁多，比如文本、圖片、音頻、視頻等等，數(shù)據(jù)容量大、信息處理速度快、信息價(jià)值含量高，海量的數(shù)據(jù)蘊(yùn)含著巨大的財(cái)富。當(dāng)前，信息時(shí)代迅速發(fā)展已經(jīng)成為我國(guó)信息化發(fā)展的重要走向，極大推動(dòng)信息資源建設(shè)的重要陣地——檔案工作的信息化發(fā)展，提升了高校檔案信息化建設(shè)的資源、技術(shù)和思維檔次；反過(guò)來(lái)，高校檔案信息化建設(shè)也成為信息時(shí)代發(fā)展的重要平臺(tái)，某種意義上推動(dòng)了信息時(shí)代的發(fā)展。因此，信息時(shí)代發(fā)展與高校檔案信息化發(fā)展具有很多的內(nèi)在關(guān)聯(lián)。

（一）信息時(shí)代的發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)的助推器。高校檔案信息化建設(shè)是多種力量推動(dòng)的，既是國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，也是我國(guó)國(guó)民生活、工作和學(xué)習(xí)發(fā)展的需要。信息時(shí)代的到來(lái)是推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的力量之一，推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的價(jià)值取向日益多元化發(fā)展，社會(huì)化、開(kāi)放化和科學(xué)化等等理念也要求納入整個(gè)高校檔案信息化建設(shè)工作中；同時(shí)，信息時(shí)代的到來(lái)還能夠推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和目標(biāo)體系更加多元與寬泛，更能滿足檔案用戶的需求；能夠推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)工作的后勤保障不斷發(fā)展，能夠推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)工作的人員素質(zhì)不斷提升，從而不斷拓展高校檔案信息化建設(shè)獲得更多的生存和發(fā)展空間。

（二）高校檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代發(fā)展的重要平臺(tái)和渠道。信息時(shí)代的發(fā)展需要各行業(yè)的信息化建設(shè)去推動(dòng)，尤其是與信息方面相關(guān)的各類信息產(chǎn)業(yè)。高校檔案建設(shè)發(fā)展就是一個(gè)信息不斷需要及時(shí)更新與進(jìn)行快速處理的工作，其各方面的信息化建設(shè)需要信息技術(shù)的支撐，在信息化發(fā)展過(guò)程中，高校檔案信息化建設(shè)能夠讓信息技術(shù)展現(xiàn)其無(wú)限的魅力和價(jià)值，能夠?qū)⑿畔⒌睦砟?、信息資源和諸多要求付諸于高校檔案工作信息化發(fā)展的整個(gè)體系之中，能夠讓高校檔案信息化建設(shè)工作成為信息時(shí)代發(fā)展的一個(gè)好平臺(tái)。

二、目前高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題及其影響

環(huán)視高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景，取得了一些成績(jī)，不過(guò)由于各種主觀與客觀的原因，整體上看來(lái)，還存在一些不足，與信息時(shí)代的要求還有很大一段距離。因此，我們有必要分析當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題。

（一）檔案信息化建設(shè)需理論與實(shí)際相結(jié)合。高校在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，沒(méi)有好好分析信息時(shí)代人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的價(jià)值訴求，在很大程度上就檔案信息化而信息化，側(cè)重于檔案本身發(fā)展的視角，這就導(dǎo)致了高校檔案信息化建設(shè)工作的視角、思路等不夠開(kāi)闊，規(guī)劃管理與執(zhí)行矛盾逐漸顯現(xiàn)。以我校為例，學(xué)校各類應(yīng)用系統(tǒng)齊全卻獨(dú)立存在，形成信息孤島、產(chǎn)生了嚴(yán)重的信息碎片化問(wèn)題，有些信息比如學(xué)生信息同時(shí)存在于教務(wù)、學(xué)生和檔案館三個(gè)部門(mén)，其通用性、兼容性差，數(shù)據(jù)之間難以兼容，難以真正實(shí)現(xiàn)資源共享，影響了高校檔案信息化建設(shè)工作的健康發(fā)展。

（二）檔案信息化設(shè)定目標(biāo)和內(nèi)容層面步伐不一致。高校推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，沒(méi)有深入考察廣大師生和社會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容與目標(biāo)的訴求，導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容設(shè)計(jì)顯得與時(shí)俱進(jìn)不夠，這極大影響了高校檔案信息化的建設(shè)，影響了高校檔案信息化的服務(wù)發(fā)展。高校檔案管理的終極目標(biāo)是促進(jìn)高校自身的發(fā)展，高校檔案部門(mén)的主要職責(zé)是為學(xué)校教學(xué)科研、后勤保障、學(xué)生管理等相關(guān)工作提供良好服務(wù)，仍以我校為例，我校注重檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)歸檔、管理檔案，充分發(fā)揮檔案館網(wǎng)站的作用，基本符合檔案信息化目標(biāo)。但是檔案重要職責(zé)——編研和鑒定銷(xiāo)毀工作未得到深入挖掘：學(xué)校檔案工作偏重整理輕編研，檔案整理是最為耗時(shí)的環(huán)節(jié)，工作人員無(wú)暇顧及檔案編研工作使高質(zhì)量的編研資料成為稀有產(chǎn)物；重收集、輕鑒定銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)：檔案館藏日漸豐富，歸檔率年年攀升，卻忽視了檔案的價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)，日漸增加利用率卻不高的檔案增加了管理的難度，日積月累的庫(kù)房壓力終將在不得不鑒定銷(xiāo)毀時(shí)茫茫然無(wú)從下手。檔案信息多如牛毛的問(wèn)題，這些在很大程度上也影響高校檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

（三）檔案信息安全保護(hù)仍需加強(qiáng)建設(shè)。隨著高校信息化建設(shè)的深入開(kāi)展，檔案部門(mén)已將館藏的紙質(zhì)檔案信息歸檔成數(shù)字化檔案信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，將所有高校檔案數(shù)字化信息上傳到檔案管理系統(tǒng)時(shí)，做好檔案信息的安全保障建設(shè)是重中之重。檔案信息化必須借助于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)、依靠磁盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)，這些便攜化的工具雖有效率高、操作簡(jiǎn)易等優(yōu)勢(shì)，但也存在安全隱患：對(duì)檔案內(nèi)容修改、刪除等操作不會(huì)留下任何痕跡，原始信息的完整性無(wú)法保證；另外黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒、設(shè)備故障等無(wú)法避免的問(wèn)題都給檔案信息的安全增加了風(fēng)險(xiǎn)，我們無(wú)法保證對(duì)檔案信息安全做到萬(wàn)無(wú)一失，需要從多方面保護(hù)檔案信息安全，防患于未然。

（四）檔案信息化工作宣傳不到位。信息技術(shù)快速發(fā)展給我校檔案工作帶來(lái)新的機(jī)遇，近年來(lái)，檔案信息化管理的重要性得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)的重視認(rèn)可和大力支持，積極配合，不斷健全我校檔案管理規(guī)章制度，逐步提升完善檔案館各項(xiàng)硬件、軟件基礎(chǔ)設(shè)施，我校檔案館的管理水準(zhǔn)達(dá)到省五星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。但學(xué)校檔案館將全部精力投入到檔案信息化建設(shè)上，卻不夠重視檔案宣傳工作，對(duì)各類檔案法和依法治檔方面宣傳不到位。檔案使用者腦海里仍然沿用傳統(tǒng)檔案的管理規(guī)定制度，在檔案信息化大力發(fā)展的時(shí)代，檔案的快捷性和安全性需大力向社會(huì)宣傳推廣。

（五）檔案功能作用層面的問(wèn)題 。這方面主要體現(xiàn)在，高校推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，面對(duì)現(xiàn)有檔案的功能與價(jià)值開(kāi)發(fā)不足的現(xiàn)狀，沒(méi)有好好根據(jù)信息時(shí)代對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的功能要求，導(dǎo)致高校檔案的教育價(jià)值發(fā)揮不足，文化功能發(fā)揮乏力、知識(shí)性與休閑性功能缺位。

（六）后勤保障層面的問(wèn)題。高校推動(dòng)檔案信息化建設(shè)依然存在著經(jīng)費(fèi)不足問(wèn)題、配套設(shè)施欠缺、制度規(guī)范不全問(wèn)題、同時(shí)精通檔案和信息化人才還有欠缺，導(dǎo)致了高校檔案信息化建設(shè)的后勁動(dòng)力不足，影響了高校檔案信息化建設(shè)的服務(wù)功能和開(kāi)發(fā)利用。

三、主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的新要求，推進(jìn)高校檔案信息化的創(chuàng)新發(fā)展

針對(duì)我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，結(jié)合信息與高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，高校務(wù)必要把握信息時(shí)代發(fā)展的新要求，好好分析和把握信息給檔案信息化建設(shè)工作帶來(lái)的便捷與挑戰(zhàn)，樹(shù)立起信息時(shí)代下檔案信息化建設(shè)的理念體系，調(diào)動(dòng)各方力量加大檔案信息化的設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和資源標(biāo)準(zhǔn)化、國(guó)際化和數(shù)字化建設(shè)的力度和廣度，加大高校檔案工作人員信息化素質(zhì)的提升與培訓(xùn)力度，努力拓展檔案信息化發(fā)展的多種功能，從各個(gè)層面增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的后勤保障工作，以此建構(gòu)起信息時(shí)代下檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)效機(jī)制。

（一）按照信息時(shí)代對(duì)檔案信息化建設(shè)理念要求，高校應(yīng)該建構(gòu)信息化理念主導(dǎo)的檔案信息化建設(shè)的工作理念。這就要求高校在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，分析信息時(shí)代人們對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的價(jià)值訴求，根據(jù)檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律，建構(gòu)其開(kāi)放性、多元化、社會(huì)化、科學(xué)化和系統(tǒng)化的高校檔案信息化建設(shè)理念，將高校檔案信息化建設(shè)納入多元視角下推進(jìn)，納入系統(tǒng)化發(fā)展的軌道，在校園內(nèi)真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，以此推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。比如檔案管理系統(tǒng)中學(xué)生信息屬性擴(kuò)展至可兼容教務(wù)處和學(xué)生處所采集的學(xué)生信息屬性，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在線歸檔，省去重復(fù)的人力物力；對(duì)學(xué)校發(fā)展至關(guān)重要的科研類目也不僅僅是傳統(tǒng)檔案管理使用的成果的收納，更應(yīng)該是思路、研究過(guò)程的見(jiàn)證，等等。

（二）按照信息時(shí)代對(duì)檔案信息化本身的要求，高校應(yīng)該做好檔案信息化的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作建設(shè)。檔案信息化建設(shè)由檔案本身的各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)要素的信息化建設(shè)來(lái)支撐，這就要求高校在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，分析信息時(shí)代對(duì)高校檔案資源建設(shè)的要求，既要加強(qiáng)檔案信息化的各類基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要做好歸檔整理工作，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)范化和數(shù)字化建設(shè)，提升高校檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水平，做好檔案信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，更要將大量精力投放至資料編研上來(lái)，將看似雜亂無(wú)關(guān)聯(lián)的檔案提煉出對(duì)學(xué)校發(fā)展有益的精華；定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀、去雜存精，以此為檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)有力的檔案工作基礎(chǔ)保障。

（三）應(yīng)對(duì)檔案信息化安全問(wèn)題，首先高校檔案部門(mén)要完善學(xué)校檔案管理制度，一套完整的安全保障體系可以為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航，針對(duì)目前存在的、影響檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的隱患，應(yīng)該制定盡量全面、安全的制度，保證檔案信息化數(shù)據(jù)的安全，減少不可預(yù)料的情況發(fā)生。其次，保護(hù)好檔案系統(tǒng)中海量數(shù)據(jù)需要多重的保護(hù)屏障。檔案館內(nèi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)訪問(wèn)檔案信息查詢系統(tǒng)須經(jīng)過(guò)身份認(rèn)證系統(tǒng)；校園網(wǎng)用戶需要通過(guò)檔案館網(wǎng)站接口系統(tǒng)鏈接到內(nèi)網(wǎng)檔案信息管理系統(tǒng)；內(nèi)部工作人員發(fā)布信息要注意保密性，保證檔案信息不被篡改和泄漏。再次，用軟件設(shè)置為檔案信息化安全再加一道屏障。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，殺毒軟件和防火墻可以更好地保護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，定期查殺各種威脅檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)病毒，嚴(yán)格管理工作人員的查詢、修改工作權(quán)限。最后，要有專人專地管理服務(wù)器，確保服務(wù)器能夠正常安全運(yùn)轉(zhuǎn)，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)備份，以防止突發(fā)情況造成的數(shù)據(jù)丟失，造成不可挽回的損失。檔案信息化建設(shè)只有在保證安全的情況下才能良好發(fā)展。

（四）按照信息時(shí)代對(duì)檔案信息化的功能與價(jià)值發(fā)展的要求，努力拓展檔案信息化服務(wù)的覆蓋面與惠及范圍。檔案信息化建設(shè)需要其價(jià)值功能的拓展來(lái)提升其合法性基礎(chǔ)，高校檔案信息化建設(shè)工作也一樣需要不斷發(fā)展其服務(wù)社會(huì)、服務(wù)師生的功能體系來(lái)拓展其發(fā)展的空間。這就要求高校在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，根據(jù)廣大師生本身的學(xué)習(xí)與發(fā)展對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的需求，將檔案發(fā)展、師生發(fā)展、服務(wù)大眾、促進(jìn)社會(huì)發(fā)展有機(jī)結(jié)合在一起，全力拓展檔案信息化建設(shè)的文化功能、教育功能、休閑功能，增加知識(shí)性和趣味性，以此不斷擴(kuò)大高校檔案信息化建設(shè)的場(chǎng)域。

綜上所述，信息時(shí)代的到來(lái)為高校檔案工作信息化建設(shè)帶來(lái)了一種很好的發(fā)展契機(jī)和思路。目前重要的是，高校務(wù)必要高度重視檔案信息化建設(shè)，切實(shí)按照信息時(shí)代對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的要求，將信息時(shí)代的理念融合到高校檔案信息化建設(shè)的各個(gè)層面和各個(gè)環(huán)節(jié)中去，力求構(gòu)建適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展需要的高校檔案信息化建設(shè)機(jī)制，不斷提升高校檔案信息化的功能和價(jià)值。

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