淺議高校檔案管理中辦公室主任角色的重要性

文/南京郵電大學(xué)通達(dá)學(xué)院 許霞

淺議高校檔案管理中辦公室主任角色的重要性

文/南京郵電大學(xué)通達(dá)學(xué)院 許霞

高校辦公室主任主要職責(zé)是帶領(lǐng)全體工作人員做好秘書工作和各項(xiàng)綜合事務(wù)工作，要全面主持部門的大局。是領(lǐng)導(dǎo)的大管家、是參謀助手，同時(shí)也肩負(fù)著協(xié)調(diào)各方的重責(zé)。除上述工作之外，辦公室主任還肩負(fù)著更為重要的角色——兼職檔案員，本文就高校檔案管理中辦公室主任角色的重要性來加以分析。

辦公室主任；檔案管理；重要作用

辦公室主任通常意義上來說是一個(gè)單位綜合辦事機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，本文就高校檔案管理中辦公室主任角色的重要性談幾點(diǎn)拙見。

一、辦公室主任在高校不是一個(gè)人，而是一個(gè)團(tuán)隊(duì)

辦公室主任不單單指校級(jí)辦公室主任一個(gè)人，還包括各二級(jí)單位（科室）的辦公室主任。從學(xué)校的辦公室到二級(jí)單位（科室）的辦公室，主任扮演的角色都是一樣的，承擔(dān)的責(zé)任也是一樣的，只是所在的單位不同，所服務(wù)的對(duì)象不一樣而已。所以說，高校的辦公室主任不是校級(jí)辦公室那一個(gè)人，而是包括了個(gè)二級(jí)單位（科室）的所有辦公室主任，工作在高校的各個(gè)不同職能部門，組合起來的是一支強(qiáng)有力的戰(zhàn)斗隊(duì)伍，是一支起著關(guān)鍵性作用的團(tuán)隊(duì)。

二、領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案管理工作，辦公室主任起到很大的影響作用

參謀和助手一般是指既能出謀劃策也能協(xié)助辦事的角色。在高校，辦公室主任就扮演了這樣的角色，一方面出謀劃策，另一方面協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)。也就是說，辦公室主任既是領(lǐng)導(dǎo)者也是服務(wù)者，既承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀責(zé)任，也承擔(dān)著決策落實(shí)承辦者的責(zé)任，還承擔(dān)著督察督辦的責(zé)任。可以說辦公室主任是領(lǐng)導(dǎo)的身邊人，大大小小的決策執(zhí)行都與辦公室主任有緊密的聯(lián)系，都是在辦公室主任的承辦、監(jiān)督下落實(shí)的。因此，領(lǐng)導(dǎo)是否能重視檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)、管理隊(duì)伍的建設(shè)、管理機(jī)制的完善、硬件、軟件條件的投入等，辦公室主任的思路時(shí)刻在影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策。

三、檔案材料的完整性，辦公室主任起到很大的保障性作用

不管是校級(jí)機(jī)構(gòu)還是二級(jí)機(jī)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)的政務(wù)繁忙，一般情況下是把握方向，拿大主意，定大方案，不會(huì)去事事經(jīng)辦，通常都是“交辦”，而“交辦”的對(duì)象往往就是辦公室主任，理所當(dāng)然辦公室主任就成了事情的經(jīng)辦者，當(dāng)然，更多時(shí)候還需要辦公室主任去協(xié)調(diào)內(nèi)外，做好組織工作，把工作“轉(zhuǎn)交”到其他相關(guān)部門或人員手中，但同時(shí)也要做好督查工作。辦公室是大管家，是領(lǐng)導(dǎo)的主心骨，工作面廣，點(diǎn)多，涉及到方方面面，俗話說“沒人管的最后都是辦公室管”。所以想按時(shí)、保質(zhì)地完成各項(xiàng)工作，就需要辦公室主任精心組織、統(tǒng)籌安排辦公室全員共同努力，統(tǒng)一思想，分工不分家。這些工作中就包含了各類文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)劃、大事記、年鑒、宣傳稿、校史等文字的起草，各職能部門或教學(xué)單位的業(yè)務(wù)資料和上級(jí)來文的處理等等，正是這些恰恰是檔案的基礎(chǔ)材料，都是要靠平時(shí)點(diǎn)滴的積累。各單位能否做到注意素材的收集、及時(shí)整理歸檔將直接關(guān)系著學(xué)校館藏檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、豐富性。而各級(jí)辦公室主任都是這些材料的經(jīng)辦人或是組織者，所以，各級(jí)辦公室主任在檔案工作中扮演的角色也是非常重要的，與其說是辦公室主任，也可以說是兼職檔案員，有了他們的重視，檔案工作才能取得成績。

四、辦公室主任重視檔案工作，才能方便快捷地為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確的信息服務(wù)

文書、業(yè)務(wù)檔案是由學(xué)校的各項(xiàng)工作、活動(dòng)形成的，包括上級(jí)來文及處理意見、本單位重大決定、決策、行文、活動(dòng)等。領(lǐng)導(dǎo)的決策首要就是科學(xué)化，必須要了解史料、掌握情況，在調(diào)查、研究、論證和分析后才能做出，這就需要大量的檔案信息和文件材料作為支撐。那么，就需要辦公室主任借助檔案的作用，積極主動(dòng)、方便快捷地為領(lǐng)導(dǎo)提供完整系統(tǒng)和優(yōu)質(zhì)的檔案信息，也是辦公室主任輔助決策能力和參謀水平的體現(xiàn)。辦公室主任只有時(shí)刻把檔案意識(shí)裝進(jìn)腦袋、記在心里，從“法”的高度認(rèn)識(shí)檔案工作的意義，按照《檔案法》的要求，帶領(lǐng)、指導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理人員擔(dān)負(fù)起檔案管理的重任，堅(jiān)決做到及時(shí)歸檔、不遺漏，以免為領(lǐng)導(dǎo)提供了錯(cuò)誤或不精準(zhǔn)的信息，造成嚴(yán)重后果。

五、檔案管理的制度建設(shè)與辦公室主任息息相關(guān)

制度建設(shè)是每個(gè)學(xué)校都非常重視的工作，這項(xiàng)工作是提高管理水平的基礎(chǔ)工作。只有逐步建立比較完整的規(guī)章制度體系，全面推進(jìn)依法治校，形成有章可循，按章辦事，規(guī)范高效的管理，才能推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。而規(guī)章制度的完善、匯編，通常都是由學(xué)校辦公室來做，辦公室主任在此又承擔(dān)了關(guān)鍵性角色，各二級(jí)單位能否拿出可行性的規(guī)章制度，辦公室要起到督查作用。因此就檔案管理工作來說，建章立制是必不可少的，參照有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)再結(jié)合學(xué)校現(xiàn)狀出臺(tái)具有推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)高效、規(guī)范發(fā)展的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索等工作標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的整體水平。所以辦公室主任首先要學(xué)習(xí)、了解《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等文件精神，才能在規(guī)章制度出臺(tái)時(shí)有發(fā)言權(quán)，才能結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況給出可行的建議和意見供領(lǐng)導(dǎo)參考。

六、結(jié)語

努力將檔案工作落到實(shí)處，做好檔案信息的開發(fā)利用是為科學(xué)決策提供重要依據(jù)的基礎(chǔ)性工作，也是最為重要的工作。所以，必須要求辦公室主任認(rèn)識(shí)到其關(guān)鍵性，認(rèn)真將檔案工作落到實(shí)處，也只有這樣，才能成為一名優(yōu)秀的辦公室主任。

[1]伍玉生.淺析辦公室主任如何加強(qiáng)檔案的管理.四川檔案，1993.

[2]高纓.論充分發(fā)揮辦公室主任在檔案管理工作中的作用.蘭臺(tái)世界.2015.

[3]鐘曉蕓.辦公室主任在高校檔案管理工作中的角色分析.城建檔案.2013.