淺談如何提升基層辦公室工作效率和水平

文/云南省煙草公司保山市公司施甸分公司 趙新梅

淺談如何提升基層辦公室工作效率和水平

文/云南省煙草公司保山市公司施甸分公司 趙新梅

縣級煙草專賣局（分公司）的辦公室是最基層的綜合性部門，人員少，臨時性工作多，工作任務繁重。如何提升基層辦公室工作效率和水平，如何發(fā)揮辦公室的作用，推動基層煙草專賣局（分公司）各項工作穩(wěn)步開展，實現(xiàn)“五個一流”目標，筆者認為，堅持統(tǒng)籌兼顧，改進工作方法，轉變服務方式，提高業(yè)務素質是提高辦公室工作效率和質量，加快辦公室工作運轉的關鍵。

提升；辦公室工作；效率；水平

縣級煙草專賣局（分公司）的辦公室是最基層的綜合性部門，承擔著辦文、辦會、綜合協(xié)調、人事勞資、企業(yè)文化、后勤保障、工會、法制建設等方面工作，上服務于領導、下服務于群眾，承上啟下、上傳下達。隨著公司的發(fā)展，辦公室的工作內容越來越豐富，工作領域越來越寬廣，工作要求越來越嚴格，辦公室工作運轉機制的優(yōu)劣，工作的質量，直接關系到縣局煙草專賣局（分公司）各項政令的貫徹和各項任務的完成。如何提升辦公室工作效率和水平，促進縣局（分公司）實現(xiàn)“五個一流”目標，筆者根據(jù)長期的工作經驗，著重從以下幾個方面談一些粗淺的看法：

一、堅持統(tǒng)籌兼顧，有序推進

辦公室的工作點多面廣線長，涉及方方面面，對上要與市局(公司）辦公室、黨群部、人事部、企管部、物采辦、法規(guī)部、整頓辦等部門對結相關業(yè)務，同時要服務于縣局（分公司）領導，對下要服務科室、站、所群眾，由于縣局（分公司）機構設置和人員編制的限制，辦公室人員少，臨時性工作多，工作任務極其繁重，可謂上面千條線，下面一根針。辦公室的工作如果僅僅停留在收收發(fā)發(fā)、跑跑顛顛的水平上，滿足于完成繁雜的日常事務，就無法適應科學決策和為領導提供幫助的需要。因此，必須堅持統(tǒng)籌兼顧，有序推進，才能使整個機關有效、高效運轉。

（一）要突出服務重點，圍繞生產經營中心做工作。辦公室首先要把握好本部門的工作熱點和關鍵問題，進行重點推進，不能雜亂無章、不分主次，要抓重點、抓關鍵。就是說：小事不能丟，大事要抓住，精力放在生產經營中心大事上。只有抓住大事抓好超前服務，才能克服忙亂被動，總攬辦公室工作全局。其次要分清輕重緩急，重點抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要會議和重大活動籌辦、重要事項督辦，整體推進，防止“眉毛胡子一把抓”，使工作陷入被動。再次要注意“長短腿”問題，辦公室各方面的工作不可能是完全均衡的，決定整體工作水平的往往是“短腿”部分，要保持清醒的頭腦，善于發(fā)現(xiàn)和解決薄弱環(huán)節(jié)。

（二）抓住關鍵環(huán)節(jié)，發(fā)揮好參謀助手作用。一方面要領會領導的決策意圖，細心留意領導在想什么、抓什么，想領導之所想，參領導之所需。另一方面，要找準工作關鍵環(huán)節(jié)，及時提出相關建議，充分發(fā)揮好補臺、提醒、參謀、助手的作用。再就是主動服務。準確把握政策，及時了解領導關心關注的重點，吃透上情；加強調研，深入基層搞調查，充分占有一手資料，為領導決策出思路、出良謀；還要加強預測，善于從傾向性、苗頭性的問題中發(fā)現(xiàn)規(guī)律。

二、 改進工作方法，提高工作效率和質量

作為辦公室工作人員首先必須時刻繃緊效率這根弦，以降低各項服務工作中人、財、物的成本為目標，實現(xiàn)效率和效益的有機統(tǒng)一。

（一）辦公室要從建立和完善各項工作程序、標準和規(guī)范入手，進一步理順關系，更好地形成統(tǒng)一協(xié)調的工作程序。讓辦公室員工熟知牢記自己的崗位職責，以及辦公室服務工作的流程，增強辦公室員工的責任感，做到事事有人管，人人有專責，提升辦公室的執(zhí)行力，使每一項工作落到實處。

（二）處理好全面與重點的關系。辦公室工作無小事，不可出現(xiàn)一點紕漏和閃失，必須以高度負責的精神做好每一項工作，高標準、嚴要求地處理好每一件事情。同時抓住主要矛盾和重點工作，在工作精力、力量配備上有所側重，花更多的精力搞好政務服務，這是辦公室工作的重中之重。

（三）做好辦公室工作，不能局限于自己的“彈丸之地”，而應開闊自己的視野。把“觸角”延伸到各個領域，審視行業(yè)新的變化，學習新的思路和觀點，吸取新的營養(yǎng)，拓寬思路，實現(xiàn)工作領域的創(chuàng)新。

三、轉變服務方式，實現(xiàn)服務水平的提高

（一）由一般性服務到優(yōu)質服務的轉變。優(yōu)質服務不僅僅體現(xiàn)在上傳下達上，更應該體現(xiàn)在科學決策上。辦公室人員工作服務方式不能一成不變，不能按部就班，不能呆板地開展工作，要靈活機動，要善于總結，善于創(chuàng)新。要在與領導者進行知識結構互補、思維方式互補以及年齡和心態(tài)互補的過程中，運用自己的判斷力、分析力、想象力去求變、求新、求活，把輔助職能作用發(fā)揮得淋漓盡致，努力在辦公室各項工作開展中尋求更好的服務方式，達到更好的服務效果，推動基層煙草專賣局（分公司）各項工作穩(wěn)步開展。

（二）處理對上服務與對下服務的關系。對上級服務和對下級服務是一致的，都是辦公室的重要職責，二者不可偏廢。在為上級服務的同時，更應突出為廣大職工服務。辦公室的工作人員應當按照群眾路線教育實踐活動精神，牢固樹立為民、務實、清廉主要內容，克服官僚主義和形式主義，把為廣大干部職工服務當作自己的事，認真辦好事、辦實事，使為廣大干部職工服務的思想更好地體現(xiàn)在辦公室的各項工作中，更好地發(fā)揮辦公室的“窗口”和橋梁紐帶作用。

（三）加強辦公室窗口建設。辦公室是綜合部門，對內不僅主動協(xié)調服務，對外還要注意處理好公共關系。窗口工作很重要，縣局（分公司）辦公室人員要樹立良好的工作作風，結合“兩學一做”、黨的群眾路線教育活動大力開展部門服務活動，正確處理好上下、左右公共關系，熱情周到地做好服務工作。杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”不良傾向，樹立為人民服務樂在其中的高尚情操。

四、提高業(yè)務素質、加快辦公室工作運轉

（一）干一行、愛一行、專一行，提高服務本領。工作運轉快慢，直接影響生產經營，辦公室必須把建設一支高素質的工作人員隊伍，當作一項基礎性工程常抓不懈。從事辦公室綜合管理工作的同志要認真鉆研業(yè)務，在提高服務本領上下功夫、做文章。既要學專業(yè)、學行業(yè)，又要注意提高綜合分析能力，包括協(xié)調辦公能力。使辦公室人員都能成為政治可靠、業(yè)務精通、能力高強、作風嚴謹?shù)母咚刭|人才，使辦公室真正發(fā)揮其綜合協(xié)調、參謀助手作用。

（二）創(chuàng)造環(huán)境凝聚人，提高辦公室的戰(zhàn)斗力?？匆粋€集體是否有戰(zhàn)斗力，很重要的一條是要看它是否有凝聚力、向心力。因此，辦公室應把創(chuàng)造一種和諧融洽的人際關系，緊張活潑的工作氣氛，以及能適應形勢發(fā)展需要的良好辦公條件，作為加強辦公室隊伍建設的重要環(huán)節(jié)，增強辦公室人員的集體榮譽感和團結協(xié)作精神，努力使辦公室全體同志在這個集體里有一種“奮發(fā)有為，昂揚向上”的精神動力。

（三）堅持以人為本，充分調動辦公室工作人員的積極性。辦公室在用人上，要量才用人。辦公室負責人要發(fā)揮人的主觀能動性，激發(fā)人的創(chuàng)造性，善于發(fā)現(xiàn)辦公室每個人的特長，并將其放在最能發(fā)揮作用的科室和崗位上，使其充分發(fā)揮聰明才智，減少人才資源的浪費，達到人盡其才，才盡其用。同時要放手用人，對各個崗位的人員要放心放手，做到抓大局放小節(jié)、抓原則放具體、抓結果放過程，使其能夠盡其所能，擔當重任。

[1]郭勝.提升辦公室的服務水平.煙草在線，2012年11月07日.

[2]張曉麗.淺析新形勢下如何做好企業(yè)辦公室工作.中國論文網 ，2015（02）.