國有企業(yè)機關(guān)辦公室工作的幾點體會

文/中國石油化工集團公司生產(chǎn)經(jīng)營管理部 付國慶

國有企業(yè)機關(guān)辦公室工作的幾點體會

文/中國石油化工集團公司生產(chǎn)經(jīng)營管理部 付國慶

本文結(jié)合國有企業(yè)機關(guān)辦公室的工作實踐，就如何圍繞管理和服務(wù)，不斷提升國有企業(yè)機關(guān)辦公室的“辦文、辦會、辦事”水平，提出了“辦文，層層把關(guān)，讓領(lǐng)導(dǎo)放心；辦會，積極創(chuàng)新，讓上級認可；辦事，突出服務(wù)，讓大家滿意”等幾點體會，旨在為辦公室工作人員提供參考。

國有企業(yè)；辦公室；思考

無論是黨政機關(guān)還是企事業(yè)單位，大大小小的社會組織都不能沒有辦公室這一機構(gòu)設(shè)置。作為國有企業(yè)機關(guān)的辦公室，更是處在一個承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的窗口位置。表面上看，辦公室無大事，全是小事；把小事辦好了，就平安無事；如果把小事辦壞了，就容易出大事。能堅持把簡單的事做好就是不簡單，堅持把平凡的事做好就是不平凡。國有企業(yè)機關(guān)辦公室除日常行政性事務(wù)外，其主要任務(wù)就是把黨組的決策部署、企業(yè)黨政工作要求、部門領(lǐng)導(dǎo)班子具體安排貫徹好、落實好，把企業(yè)需求、基層情況傳遞好、反饋好。結(jié)合自身工作經(jīng)歷和實踐，就國有企業(yè)機關(guān)辦公室如何提升在“辦文、辦會、辦事”的工作水平，談幾點個人體會。

一、辦文，層層把關(guān)，讓領(lǐng)導(dǎo)放心

（一）用好信息化手段，公文流轉(zhuǎn)體現(xiàn)“快”。公文流轉(zhuǎn)是辦公室工作的基本內(nèi)容，其流轉(zhuǎn)速度代表了一個部門形象和工作狀態(tài)。為加快文件流轉(zhuǎn)，我們重點推行了移動辦公，要求處級以上人員手機都要安裝移動辦公系統(tǒng)。目前，在外出差利用手機處理業(yè)務(wù)已成為常態(tài)，文件流轉(zhuǎn)效率大大提高。結(jié)合部門“企業(yè)請示多、領(lǐng)導(dǎo)批示多、部門轉(zhuǎn)辦多、協(xié)調(diào)部署多”的特點，建立了來文督辦與短信提醒制度，并立足OA系統(tǒng)開發(fā)了短信提醒、會議通知與會議系統(tǒng)關(guān)聯(lián)、分支轉(zhuǎn)辦等功能。對有明確辦結(jié)時間的文件，辦公室都將其設(shè)定為提前半天，短信自動提醒經(jīng)辦人；一般性請示文件，3天未辦結(jié)的，短信自動提醒經(jīng)辦人；短時間不能辦結(jié)的，經(jīng)辦人也要定期反饋階段性成果。

（二）把好審核三道關(guān)，公文辦理把握“嚴”。作為國有企業(yè)機關(guān)部門，公文數(shù)量大，種類多，為確保每個公文都不出紕漏，重點要實行分級負責(zé)制，每一級都是一道關(guān)口，也是避免出錯的一個閘門。辦公室重點把好三道關(guān)：一是把好公文辦理程序關(guān)。重點審核辦理流程是否符合規(guī)定。二是把好辦公室主任審核關(guān)。重點審核文種是否合適，結(jié)構(gòu)是否完整。比如，在簽報審核上，重點關(guān)注層次標題是否符合規(guī)范，篇幅是否太長等。如果篇幅太長，就建議請示主管領(lǐng)導(dǎo)通過會議形式專題匯報，或?qū)⒉牧咸釤挸鲆黄喍陶鳛楹瀳螅巡牧献鳛楦郊?。三是把好文書審核關(guān)。重點審核文號、字體、日期是否規(guī)范，印章位置是否合適。同時，公文制成后要打印出來，由擬稿人和文書共同審核，確認無誤后再分發(fā)。

（三）用好“讀改”殺手锏，匯報材料突出“細”。匯報材料在形成之初，難免會有一些紕漏，經(jīng)過逐級審核把關(guān)，糾正了錯誤，提高了質(zhì)量，形成一個基本像樣的材料。材料在送到領(lǐng)導(dǎo)手中之前，還要從領(lǐng)導(dǎo)的角度去審查稿子，進行“讀改”，就是將文稿打印出來，一字一句地朗讀修改。讀改重點突出“細”，修改錯漏字，長短句，刪除生僻拗口句。有時候，只有讀出來才能發(fā)現(xiàn)哪些地方漏了字；哪些句子太長，生僻拗口；哪些不適合領(lǐng)導(dǎo)語氣和習(xí)慣。不僅要自己讀，還要請其他人讀，更能發(fā)現(xiàn)問題。一份材料只有經(jīng)過幾次“讀改”，才算得上一份嚴謹?shù)膮R報材料。

二、辦會，積極創(chuàng)新，讓上級認可

（一）主辦會議，重點抓落實。一是把“開短會、開管用的會、開解決問題的會”的要求落到實處。結(jié)合八項規(guī)定，制定部門《會議管理辦法》，嚴格控制會議數(shù)量，充分利用標準化和信息化手段，能電話解決的，不開會：能開視頻會的，不開見面會。二是機關(guān)主辦的會議，都要編發(fā)會議紀要，并牽頭抓落實。對會議提出的各項要求進行篩選，突出選擇涉及部門多、流程長、協(xié)調(diào)難度大的工作進行督辦，有力保障了重點工作有序開展。三是加強督辦過程跟蹤，安排專人緊盯辦理動態(tài)，全面掌握工作進展情況，確保工作按期完成。建立完善責(zé)任追究和考核機制，對工作完成情況嚴格考核，真正做到“批必查、督必嚴、辦必果”。

（二）出席會議，重點抓共享。作為國有企業(yè)機關(guān)，需代表公司參加國家部委、相關(guān)協(xié)會的各類會議；還要代表部門參加公司內(nèi)部的各類會議，針對這類會議管理，重點抓會議材料和會議情況的共享。一是加強匯報材料的溝通與共享。代表公司參加會議，會議內(nèi)容一般會涉及多個部門，事前要征求相關(guān)部門意見，形成材料后，要請其審核，確保對外一個聲音。二是加強會議情況的共享。會后，參會人員要向主管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室提交會議報告。辦公室負責(zé)將相關(guān)材料和會議報告進行整理，并在內(nèi)部平臺共享。三是做好重要會議情況整理。每年要將具有保存和參考價值的會議報告編輯成冊，供大家隨時查閱。

（三）大型會議，重點抓協(xié)調(diào)。一是做好會前籌劃，編制分工確認表。明確各部門所負責(zé)的環(huán)節(jié)與事項，并安排專人按照確認表，逐項落實。需要其他部門協(xié)辦的事項，還要專門下發(fā)協(xié)辦通知，確保萬無一失。二是建立標準化、表單化會議組織流程，對會議接待、材料準備、會場布置、現(xiàn)場參觀等各個方面工作進行責(zé)任落實和流程固化，形成了一套科學(xué)、規(guī)范、固定的會議承辦流程，并安排專人跟蹤檢查工作落實情況，確保會議準備有序、無疏漏。三是做好會后總結(jié)，及時修訂分工確認表。大型會議組織工作涉及面廣、協(xié)調(diào)事項多，很難做到十全十美，難免留有遺憾。關(guān)鍵是每次會后自查和總結(jié)，及時修訂分工確認表，以便下次改進。

三、辦事，突出服務(wù)，讓大家滿意

（一）流程化管理，做好平常事。辦公室每天要處理很多日常工作，要保證辦公室的高效運轉(zhuǎn)，必須從日常工作理出頭緒、找到規(guī)律，在被動中尋求主動。以筆者所在部門為例，我們把從會議室預(yù)訂，到差旅費報銷，把日常工作全部流程化，編制了辦公室業(yè)務(wù)《工作程序圖》，共九大類，60個流程，真正做到了流程清晰、權(quán)責(zé)明確。同時，結(jié)合實際情況，隨時修訂完善程序圖，從而達到規(guī)范管理、完善流程、推動工作的目的。以推廣無紙化辦公為例，我們通過調(diào)整了紙質(zhì)文件蓋章程序圖。將部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，到辦公室蓋章的流程管理權(quán)限，全部調(diào)整為網(wǎng)上電子簽名、蓋章。從而在流程上，引導(dǎo)大家通過OA系統(tǒng)無紙化辦公。同時，也避免了不經(jīng)辦公室審核，直接找領(lǐng)導(dǎo)簽字后，文稿不方便修改的尷尬情況出現(xiàn)。

（二）親情化管理，抓好群眾關(guān)心事。要認真貫徹落實以人為本、關(guān)愛員工的要求，服務(wù)群眾就是為大家辦實事、辦好事。一是要做群眾的“熱心”人，從生產(chǎn)實際出發(fā)，做好后勤保障，在為員工服務(wù)上，想員工之所想，為員工排憂解難，堅決杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦的不良作風(fēng)。二是要做群眾的“貼心”人。結(jié)合實際努力幫助員工解決工作、生活中遇到的實際困難，努力把好事辦漂亮，把難事辦順暢。三是推動解決員工最盼、最急、最憂、最怨的問題，每年突出抓好幾件事，年初列出工作計劃，逐步實施，讓員工看得見，摸得著，讓大家感受到組織的關(guān)懷和溫暖，努力營造上與下、左與右的和睦關(guān)系，實現(xiàn)“家和萬事興”。

（三）還要留出時間，思考謀劃重要事。辦公室是一個部門的中樞，既要處理好日常事務(wù)，更要從中超脫出來，學(xué)會謀全局、分主次，把握工作重點、促進工作落實。要時刻把領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求放在心上，靜心想事、勞心謀事、用心做事。二是要把握信息的及時性。要使辦公室始終處于大信息格局的主導(dǎo)地位，實現(xiàn)“第一手情況”“第一道研判”“第一時間報送”的工作目標，準確把握公司生產(chǎn)經(jīng)營全局，把握生產(chǎn)經(jīng)營的難點和重點，眼觀六路，耳聽八方，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準確依據(jù)。二是要增強信息敏感性。善于發(fā)現(xiàn)宏觀經(jīng)濟形勢與企業(yè)發(fā)展的有機聯(lián)系，善于從日常生產(chǎn)經(jīng)營管理中總結(jié)經(jīng)驗，善于從各級組織分解落實黨組決策過程中發(fā)現(xiàn)問題，發(fā)揮好圍繞大局、研判大勢、登高望遠的參謀助手作用。

綜上所述，辦公室是一個單位的窗口部門，起著溝通上下、維系左右、協(xié)調(diào)各方的重要作用，辦公室每一名干部員工的一言一行、一舉一動都代表著部門的形象。只有通過每個人的良好表現(xiàn)，才能讓領(lǐng)導(dǎo)和基層信得過、靠得住、離不開，為生產(chǎn)經(jīng)營創(chuàng)造良好的環(huán)境。

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[3]李甜甜,淺談高職高專院校辦公室工作能力的培養(yǎng)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(1).

[4]何春燕,關(guān)于企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(4).