整合單位檔案工作管理模式與規(guī)章制度探索

文/中國科學(xué)院國家天文臺(tái) 趙澍

整合單位檔案工作管理模式與規(guī)章制度探索

文/中國科學(xué)院國家天文臺(tái) 趙澍

本文以單位檔案工作管理模式與規(guī)章制度的整合為基點(diǎn)，述內(nèi)涵、析問題、尋良策，旨在拓展單位檔案工作管理模式與規(guī)章制度整合的有效路徑，良性推進(jìn)單位檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

單位檔案；管理模式；規(guī)章制度；整合

2015年10月26日，在黨的第十八屆五中全會(huì)上，習(xí)近平強(qiáng)調(diào)：“要堅(jiān)持以人為本，厚植發(fā)展優(yōu)勢，加強(qiáng)國家治理體系建設(shè)，促進(jìn)社會(huì)持續(xù)健康發(fā)展”。正確方向的指引，為加強(qiáng)公共服務(wù)能力建設(shè)提出了新的要求，同時(shí)也為優(yōu)化資源配置效率賦予了新的含義。檔案工作作為社會(huì)建設(shè)的重要組成部分，近年來，按照依法、規(guī)范、服務(wù)社會(huì)的要求，深化改革，眼睛向下，較好地發(fā)揮了檔案信息資源功能，但一些單位仍然存在重視程度不夠、管理手段落后、制度體系不健全等問題。當(dāng)前，對于如何加強(qiáng)檔案管理，國家有要求，檔案管理部門也出臺(tái)了相應(yīng)的管理辦法。然而，在末端管理中，有一個(gè)需要我們著重把握的關(guān)鍵點(diǎn)，這就是檔案工作管理模式與規(guī)章制度的整合。

一、單位檔案工作管理模式與規(guī)章制度整合的涵義

各單位在檔案管理中，收集并保存黨務(wù)工作、行政管理、科學(xué)研究、基建工程等活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖樣、聲像等材料，形成了預(yù)立卷、檔案接收、借閱、庫房管理、保密和銷毀等制度?；诂F(xiàn)行管理模式與規(guī)章制度實(shí)際，將兩者相整合，就是按照目標(biāo)實(shí)現(xiàn)、系統(tǒng)集成、資源整合的原則，在項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容上滲透、運(yùn)行體系上融合、管理辦法上支撐，進(jìn)而規(guī)范管理流程、細(xì)化工作內(nèi)容，增強(qiáng)集中統(tǒng)一管理和利用的科學(xué)性、系統(tǒng)性和實(shí)用性。

二、當(dāng)前單位檔案管理存在的主要問題

（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠合理。當(dāng)前，在檔案工作管理中，存在著歸檔制度不健全、人檔分離、檔案材料不規(guī)范等現(xiàn)象。究其原因，有管理力量薄弱、硬件建設(shè)力度不大、信息化程度不高等問題，但根本的還是機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠合理。比如，在開展二級(jí)法人單位檔案工作中，上級(jí)缺乏有效地指導(dǎo)和規(guī)范的管理，未建立各單位檔案部門和人員良好的溝通機(jī)制，由法人單位綜合檔案室牽頭，二級(jí)法人單位檔案部門共同參與的檔案工作網(wǎng)絡(luò)還未形成。

（二）規(guī)章制度亟待完善。檔案管理規(guī)章制度，來源于收集、保管與利用實(shí)踐，是確保檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的基本抓手。從文件運(yùn)行軌跡看，基本遵循制作、使用及暫時(shí)、永久性管護(hù)規(guī)律?；谖覈鴻n案管理工作實(shí)際，一些單位在歸檔管理工作中，沒有將暫時(shí)性、永久性保存階段作為文件管理，在缺乏統(tǒng)一的運(yùn)行路徑、管理手段、規(guī)章制度的情況下，造成各個(gè)階段相對孤立，與當(dāng)前文件檔案一體化趨勢相背離。另外，在當(dāng)前單位信息日趨公開的大背景下，一些單位對檔案內(nèi)容公開的范圍、內(nèi)容、方式研究不夠，缺乏行之有效的管理、開放、知情制度。

（三）管理模式相對滯后。當(dāng)前，社會(huì)各行各業(yè)對檔案的管理及利用率較高，尤其在利用群體持續(xù)增加的情況下，檔案管理集約化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展要求，對當(dāng)前相對落后的管理方法、單一的運(yùn)行路徑、傳統(tǒng)的管理手段提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。當(dāng)前，在檔案常態(tài)化管理工作中，一些單位以收藏為主，忽略了檔案信息電子化功能的外延，不注重利用價(jià)值功能的挖掘與發(fā)揮。比如，在檔案目錄數(shù)據(jù)中，未采用集中統(tǒng)一管理的方式，單位文件級(jí)目標(biāo)數(shù)據(jù)庫尚未形成，導(dǎo)致目錄資源分散，管理和利用效果不突出。

三、整合單位檔案工作管理模式與規(guī)章制度的有效路徑

（一）整合機(jī)構(gòu)，健全共同參與的管理模式。當(dāng)前，要建立由法人單位綜合檔案室牽頭，二級(jí)法人單位檔案部門和人員共同參與的檔案工作管理模式，明確責(zé)任，整合力量，優(yōu)化機(jī)構(gòu)，創(chuàng)新管理模式。要拓寬溝通渠道，設(shè)置管理崗位，配備專職檔案管理員，業(yè)務(wù)部門和科研團(tuán)組（項(xiàng)目組）根據(jù)實(shí)際配備兼職檔案員，充分發(fā)揮專兼職檔案管理員的管理與兼職檔案員的科研背景優(yōu)勢。要加強(qiáng)對單位各類檔案工作的檢查、指導(dǎo)工作，現(xiàn)場辦公，有效破解檔案工作管理模式與規(guī)章制度整合中的難題。

（二）整合內(nèi)容，完善檔案管理的規(guī)章制度。基于規(guī)章制度不健全問題，對文書、科研課題、工程、基本建設(shè)項(xiàng)目等檔案，制定管理規(guī)范，明確歸檔范圍和保管期限。健全綜合檔案室管理辦法，制定管理流程，量化管理人員職責(zé)。將檔案管理與業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，著力推進(jìn)檔案管理理念的滲透與融入，強(qiáng)化業(yè)務(wù)工作支撐功能的發(fā)揮，促使檔案與其他業(yè)務(wù)工作融通發(fā)展。比如，完善人事檔案鑒定制度，擴(kuò)大收集廣度與深度，尤其針對歷史材料多、動(dòng)態(tài)成效不足的問題，建立跟蹤收集制度，增強(qiáng)內(nèi)容收集的即時(shí)性及管理的實(shí)效性。

（三）整合體系，建立管理利用的服務(wù)模式。整合檔案管理模式與制度體系，關(guān)鍵要順應(yīng)文件檔案一體化、檔案信息電子化、檔案利用多層化發(fā)展趨勢，深度挖掘信息資源，有機(jī)結(jié)合電子與紙制管理元素，創(chuàng)新檔案管理體制。以國家天文臺(tái)檔案管理為例，可在歸口管理的基礎(chǔ)上，從檔案資源收集入手，探討收集、清點(diǎn)、移交的分級(jí)管理辦法，研究各單位全部檔案目錄數(shù)據(jù)，實(shí)施集中統(tǒng)一管理的模式，建設(shè)單位文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，要適時(shí)總結(jié)單位檔案利用服務(wù)好的做法，汲取經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)不足，推進(jìn)單位檔案工作管理模式與規(guī)章制度在整合優(yōu)化中持續(xù)發(fā)展。

［1］楊群英.新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索［J］.勞動(dòng)保障世界，2015（1）.

［2］朱傳芳.關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索［J］.黑龍江史志，2014（23）.

［3］曹航，楊智勇.檔案管理模式改革：困境與對策——從和縣模式的現(xiàn)狀說開去［J］.檔案學(xué)通訊，2010（3）.