提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析

文/遂寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)政務(wù)服務(wù)中心 謝蓉

提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析

文/遂寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)政務(wù)服務(wù)中心 謝蓉

辦公室檔案與辦公室工作具有緊密的聯(lián)系。該部門工作運(yùn)行效果將直接影響其他部門工作的順暢實(shí)施。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)辦公室檔案管理并不能滿足實(shí)際工作的需要。針對(duì)這樣一種情況，唯有不斷提高辦公室檔案管理工作效率，才能夠滿足工作發(fā)展的需要。本文就提高辦公室檔案管理工作效率的策略進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。

辦公室；檔案管理；工作效率

就辦公室檔案管理工作實(shí)際來(lái)說(shuō)，該項(xiàng)工作就是收集資料數(shù)據(jù)，并整理和保存。事實(shí)上，辦公室檔案管理工作就是為能夠利用檔案記錄來(lái)反映事物發(fā)展的具體過(guò)程，該項(xiàng)工作在實(shí)際中具有查詢與借鑒的作用。就辦公室檔案管理工作本身來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案是最為突出的問(wèn)題。任何檔案都具有一定的機(jī)密性。查詢紙質(zhì)檔案通常都會(huì)面臨較多的問(wèn)題，并且紙質(zhì)檔案占用空間非常廣。基于此，就需要合理保存檔案。辦公室檔案管理工作人員做好該項(xiàng)工作，有助于工作的順利實(shí)施。

一、辦公室檔案管理工作的重要意義

事實(shí)上，辦公室檔案管理具有非常重要的作用。就該項(xiàng)工作而言，提高其效率具有非常重要的意義。首先，提高檔案管理工作效率，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的體現(xiàn)。檔案是信息產(chǎn)業(yè)的重要部分。辦公室檔案管理工作的實(shí)施，其實(shí)就是為人們查詢信息資源提供便利的一項(xiàng)工作。而這就是辦公室檔案管理工作最為直接的價(jià)值。在信息時(shí)代快速發(fā)展的過(guò)程中，辦公室檔案管理工作的重要性進(jìn)一步突出。為能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更好地服務(wù)于人民，就需要高度重視檔案管理工作。將該項(xiàng)工作與社會(huì)實(shí)際需要相互結(jié)合。如果該項(xiàng)工作開(kāi)展的過(guò)程中，沒(méi)有考慮社會(huì)性，就會(huì)致使其失去應(yīng)有的價(jià)值。其次，促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。從檔案工作的本質(zhì)來(lái)看，其具有連貫性、持續(xù)性與不間斷性。正是由于檔案管理工作具有這幾方面的要求，就需要高度重視檔案管理工作。根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，采取相應(yīng)的措施。做好檔案管理工作有助于檔案的可持續(xù)發(fā)展。檔案并不是一次形成，其形成具有一定的時(shí)間性與歷史性。保證檔案的完整性，就需要整理、收集檔案，預(yù)防遺漏或者是丟失。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)地管理，可以促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。最后，有利于檔案事業(yè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。社會(huì)的快速發(fā)展，檔案在其中起著非常重要的作用。社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)都離不開(kāi)檔案。可見(jiàn)，辦公室檔案起著無(wú)法替代的作用。做好檔案管理工作，有助于推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。檔案將歷史發(fā)展的軌跡記錄下來(lái)，具有借鑒與參考的意義。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

從前文的分析中就可以了解到，無(wú)論從哪方面來(lái)說(shuō)，辦公室檔案管理工作都具有其他工作難以替代的作用。而要想將辦公室檔案管理的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)，就需要采取相應(yīng)的策略來(lái)提高辦公室檔案管理的工作效率。

（一）實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。事實(shí)上，就當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形態(tài)與科學(xué)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，辦公室檔案管理的現(xiàn)代化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。而所謂的現(xiàn)代化其實(shí)就是改進(jìn)傳統(tǒng)的管理方式，更新管理模式，這有助于促進(jìn)辦公室檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。就當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，檔案管理工作需要立足于實(shí)際。而面對(duì)社會(huì)發(fā)展的變化，檔案管理工作也將面臨著新的要求。因此，在組織開(kāi)展該項(xiàng)工作的過(guò)程中需要根據(jù)具體的要求，制定工作目標(biāo)。唯有如此，才可提高辦公室檔案管理的效率。現(xiàn)代化的辦公室檔案管理模式，會(huì)影響整個(gè)檔案工作。而所謂的現(xiàn)代化，就需要從檔案收集、整理與儲(chǔ)存、保管等各方面都需要體現(xiàn)出來(lái)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，音響技術(shù)、縮微技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)以及激光光盤技術(shù)等技術(shù)均是先進(jìn)技術(shù)的直接體現(xiàn)。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的過(guò)程中，將會(huì)不斷出現(xiàn)先進(jìn)的技術(shù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化，有利于提高辦公室檔案管理工作效率。

（二）加強(qiáng)人工智能技術(shù)的應(yīng)用。在現(xiàn)代化逐步發(fā)展的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們工作與生活不可缺少的重要內(nèi)容。但是在逐步發(fā)展的過(guò)程中，人們已經(jīng)不再滿足計(jì)算機(jī)現(xiàn)有的功能。計(jì)算機(jī)的人性化設(shè)計(jì)，可以通過(guò)綜合性的觀察，來(lái)體現(xiàn)人性化的服務(wù)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展人類的智能，可以促進(jìn)人類快速發(fā)展，并且提高解決實(shí)際問(wèn)題的能力，推動(dòng)人類智力的發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)始逐漸應(yīng)用于不同的領(lǐng)域。針對(duì)辦公室檔案管理工作，同樣可以借用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)行。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，有助于實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案。信息化檔案管理，其實(shí)就是電子檔案管理最為直接的體現(xiàn)。管理人員在對(duì)辦公室檔案實(shí)施管理的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，不僅可以快速、準(zhǔn)確的收集檔案信息，同時(shí)還有助于查詢檔案，促使檔案管理在實(shí)際中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，要想從根本上提高辦公室檔案管理的工作效率，就需要在認(rèn)識(shí)上予以重視。重視檔案管理工作的實(shí)施，才會(huì)在態(tài)度上進(jìn)行改變。針對(duì)辦公室檔案管理工作涉及范圍的寬泛性，唯有在實(shí)際工作中采取相應(yīng)的策略，才能夠提高辦公室檔案管理的效率。

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