規(guī)劃檔案管理的科學(xué)化研究
——以中山市城市建設(shè)檔案館為例

文/中山市城鄉(xiāng)規(guī)劃局火炬開發(fā)區(qū)分局 林雁友

規(guī)劃檔案管理的科學(xué)化研究
——以中山市城市建設(shè)檔案館為例

文/中山市城鄉(xiāng)規(guī)劃局火炬開發(fā)區(qū)分局 林雁友

社會的不斷發(fā)展與進步促使檔案管理工作也要與時俱進、順應(yīng)時代步伐，做出適當(dāng)?shù)淖兏锱c創(chuàng)新。規(guī)劃檔案作為城鄉(xiāng)建設(shè)而生成的文件內(nèi)容，是記錄其發(fā)展歷程、總結(jié)其經(jīng)驗的珍貴資料，因此不斷提高規(guī)劃檔案的管理水平，實現(xiàn)科學(xué)化，是推動城市建設(shè)發(fā)展的必然之舉。本文以“規(guī)劃檔案管理的科學(xué)化”為主要研究對象，并結(jié)合廣東省中山市城市建設(shè)檔案管理局的要求，就如何實現(xiàn)這一目的提出具體的對策，為我國規(guī)劃檔案的管理事業(yè)提供可借鑒的方法。

規(guī)劃檔案；檔案管理；科學(xué)化研究

一、統(tǒng)一規(guī)范管理

由國務(wù)院法制辦公室頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》明確規(guī)定：“科學(xué)檔案必須按專業(yè)實行統(tǒng)一管理”。規(guī)劃檔案屬于科學(xué)檔案范疇，產(chǎn)生于城市建設(shè)規(guī)劃及相關(guān)管理工作的過程之中，又反作用于和服務(wù)于這一領(lǐng)域，具有強烈的專業(yè)性和系統(tǒng)性。規(guī)劃檔案管理不僅是城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃的重要組成部分，也是相關(guān)部門能夠展開依法行政、進行建設(shè)發(fā)展的重要顯示依據(jù)。鑒于此，在秉承統(tǒng)一管理原則的前提下，相關(guān)部門更要肩負起管理規(guī)劃檔案的法定職責(zé)，從戰(zhàn)略高度上指導(dǎo)和安排改革與管理工作。

以中山市城市建設(shè)檔案館為例，其自1990年建館以來，始終負責(zé)全市各城鎮(zhèn)、鄉(xiāng)村城建部門系統(tǒng)的，有關(guān)于建設(shè)施工以及監(jiān)理部分的檔案管理工作，并對其下屬職能部門進行科學(xué)性的指導(dǎo)；同時負責(zé)制定全市的規(guī)劃檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，積極推動落實。

二、目標(biāo)性管理

馬克思主義唯物辯證法認為，一切事物都是由各個部分所統(tǒng)一組成的整體，整體高于部分，部分離不開整體，二者之間辯證統(tǒng)一。鑒于此，規(guī)劃檔案管理在秉承“統(tǒng)一”這樣一個大原則、大前提下，還要注重其內(nèi)部管理方向與方法的采取，要進一步細化目標(biāo)，推動規(guī)劃檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（一）強化檔案管理意識。意識對事物的發(fā)展具有能動作用，因此加強與推動規(guī)劃檔案管理工作，首先要注重對檔案管理意識的培養(yǎng)，只要將這種意識完整而良好地應(yīng)用于工作當(dāng)中，才會用心做好檔案的收集、整理、保管等工作。比如近期中山市城市建設(shè)檔案館就舉辦了以“市政建設(shè)工程檔案新規(guī)范實際操作”為主體的培訓(xùn)班，其目的就在于全面貫徹最新修訂的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》，幫助各工程建設(shè)隊伍（或項目）按規(guī)范要求做好工程檔案驗收、移交及歸檔工作，保證規(guī)劃類檔案的真實、完整和有效。

（二）構(gòu)建檔案管理的科學(xué)化機制。規(guī)劃檔案管理的科學(xué)機制構(gòu)建要以遵循國家有關(guān)檔案的相關(guān)法規(guī)為前提，在具體實施方面主要是從時間維度、內(nèi)容深度以及范圍廣度三個方面來進行的。換言之，即是要追求檔案收集及時、整理完備，以便能為社會發(fā)展、城市建設(shè)提供深層次的幫助。而檔案管理機制構(gòu)建得是否成功，關(guān)鍵在于其能否促進檔案管理的長效發(fā)展，而不是在于表面形式上的宏大。如果檔案資料做不到完整齊備，橫向上有廣度、縱向上有深度；無法實現(xiàn)妥善保管、不能為相關(guān)部門以及城市建設(shè)提供服務(wù)，那么再豪華的設(shè)備也沒有存在的意義和價值。

以中山市城市建設(shè)檔案館為例，其為促進檔案機制的合理建立，主要采取了以下幾項措施：

第一，配備了專業(yè)的管理人員，推動服務(wù)意識得到全面提升。目前檔案館內(nèi)共有專業(yè)技術(shù)人員23人，其中20人為檔案專業(yè)，2人為計算機專業(yè)，1人為工程專業(yè)，涵蓋了檔案管理機制所需的各項專業(yè)，能夠盡最大可能給予群眾專業(yè)而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，保證了最基本的硬件投入，并逐步引入了信息化管理手段。完備的檔案信息電處理系統(tǒng)以及聲像采編設(shè)備等，都有助于實現(xiàn)檔案管理的電子化、多功能化和高效化。

第三，設(shè)立明晰的責(zé)任制，將檔案管理工作落實到人。從檔案產(chǎn)生到收集整理、再到歸檔，全過程設(shè)專人負責(zé)；定期對檔案館藏資料進行科學(xué)鑒定、審核、統(tǒng)計，實現(xiàn)建設(shè)規(guī)范化、管理現(xiàn)代化、使用標(biāo)準(zhǔn)化。

三、注重檔案的維護

首先，檔案館內(nèi)保持恒溫并配有一定的調(diào)溫裝置、消毒裝置，全面防火、防塵、防蟲，使之具備一定的御寒耐熱、抗擊自然災(zāi)害的職能。

其次，對所有規(guī)劃類檔案要做到及時登記、編入檢索系統(tǒng)、定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案要及時補救，尤其是對較為重要的城建檔案必須要采取一定的保護措施，保證其不受物理損害。

再次，機密類文件，包括市級相關(guān)規(guī)劃部門的審批類內(nèi)容、城市戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展方向等要在保管的同時做好檔案等級的鑒定，確定密級。

綜上所述，當(dāng)前我國的規(guī)劃檔案管理工作正面臨著激烈的競爭和巨大的挑戰(zhàn)，在這樣一種情況下，相關(guān)工作的開展必須順應(yīng)時代潮流，做出一定的調(diào)整，從管理方法和管理意識上進行適當(dāng)?shù)母母?，才能讓?guī)劃檔案部門更好地為城市建設(shè)服務(wù)，充分發(fā)揮出自身的社會價值。

［1］盛光海，劉新瓶.如何提升檔案管理的科學(xué)化水平［J］.經(jīng)營管理者，2015（20）.

［2］鐘晟，徐剛，鄒鑫.文化創(chuàng)新促進高新區(qū)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級研究——以中山市火炬開發(fā)區(qū)為例［J］.科技進步與對策，2014（17）.