淺析新時期的會計檔案管理

文/重慶工商大學(xué) 鄒曉露

淺析新時期的會計檔案管理

文/重慶工商大學(xué) 鄒曉露

會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，包含會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等內(nèi)容的會計核算專業(yè)資料。本文就新時期會計檔案管理存在的問題進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)的改善措施。

新時期；會計檔案；改善措施

檔案管理是具有管理性、服務(wù)性和政治性的一項工作，在科學(xué)技術(shù)日新月異的新形勢下，堅持便于利用的原則，集中統(tǒng)一管理檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，是做好檔案管理工作的前提。數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案管理工作，順應(yīng)了時代發(fā)展的趨勢，工作效率大幅度地提高，工作時間縮減，人力資源和物力資源得到有效地利用，但是，盡管如此，檔案管理工作仍存在著諸多的問題。

一、會計檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度落后。會計檔案歸檔方面的制度不完善，不同的經(jīng)辦人手中都留存一些應(yīng)該歸檔的會計數(shù)據(jù)，導(dǎo)致會計檔案歸檔的缺失。會計檔案管理以會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料為主，在新時期信息技術(shù)的推動下，形成電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等新的會計檔案信息載體，由于缺乏相應(yīng)的管理措施，會計檔案歸檔工作未能妥善完成。另外，有些單位或者部門管理不善，會計檔案保管、移交制度不完善，職責(zé)不清，出現(xiàn)隨意擺放檔案，檔案被許多無關(guān)人士翻閱，導(dǎo)致檔案泄密甚至丟失的局面；負(fù)責(zé)人管理檔案的裝訂和存放，在負(fù)責(zé)人缺席期間，檔案資料沒有設(shè)置使用權(quán)限，交接不清，給接替人員或者后續(xù)工作帶來不利影響。

（二）管理工作不到位。有些單位檔案管理意識落后，不重視單位的會計檔案，未安排專人負(fù)責(zé)管理會計檔案，既不培訓(xùn)現(xiàn)有工作人員的現(xiàn)代化知識技術(shù)，又沒有引進(jìn)現(xiàn)代化的會計檔案管理人才。會計檔案的管理人員不固定，一般由財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)的會計兼任，沒有專職的會計檔案管理職位；會計人員不具備專業(yè)的計算機知識，不清楚會計檔案管理的軟件系統(tǒng)安全維護(hù)等一系列問題，使得會計檔案管理存在安全隱患。有些不重視會計檔案管理工作的單位，投入少量資金在更新設(shè)備上，單位管理手段落后，導(dǎo)致現(xiàn)代化程度低，嚴(yán)重制約了會計檔案管理工作的開展。會計檔案整理工作不到位，相關(guān)的表格、目錄不完整，致使會計檔案移交手續(xù)不清，到期的檔案未能及時處理，造成會計檔案堆積如山的情況。

（三）資源利用不充分。很多部門利用范圍狹窄，利用方式片面，只重視資金的管理利用，忽視了會計檔案資源的利用，造成會計檔案管理資源的浪費；會計檔案具有保密性，一些單位會嚴(yán)格限制利用者的身份和權(quán)限，使得利用者范圍縮?。恍枰脵n案的利用者受到限制，不能利用會計檔案，使得會計檔案的史料和作用難以發(fā)揮。

二、會計檔案管理 工作的改善措施

（一）建立健全會計檔案的管理制度。規(guī)范歸檔制度，確保檔案的安全性，選配高素質(zhì)、專業(yè)性的管理人員，配備必要的檔案設(shè)施，制定專門的管理制度來維護(hù)計算機中的會計檔案的安全，推行電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套保管的制度，實現(xiàn)會計管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。采取保密措施，合理限制利用者的權(quán)限，嚴(yán)禁無關(guān)人員隨意翻閱，禁止查閱和復(fù)制會計檔案的人員在會計檔案上涂畫、抽換，確保借出的檔案能按時歸還。認(rèn)真對待會計檔案的銷毀工作，建立嚴(yán)格、完善的會計檔案銷毀制度。

（二）優(yōu)化會計檔案的管理工作。計算機的應(yīng)用和普及，給會計檔案管理工作帶來極大的便利。單位應(yīng)該重視會計檔案管理工作，加大投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，注意保管場所的安全；建立和落實會計檔案管理工作責(zé)任制，明確工作人員的職責(zé)，確保有效落實會計檔案收集、歸檔、保管等工作；加強對會計檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證會計檔案工作的質(zhì)量。會計檔案管理人員要嚴(yán)格按照保密性要求，及時對檔案進(jìn)行維護(hù)和備份，防止電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)被惡意篡改；定期維護(hù)計算機系統(tǒng)，防止病毒侵害。合理利用會計檔案資料，減少存儲空間和存儲成本，方便檔案的查詢。

（三）提高會計檔案管理人員的工作能力。會計檔案管理的專業(yè)性，要求管理人員具備足夠的能力。會計檔案管理人員首先要具有良好的素質(zhì)，以身作則，廉潔奉公，保持獨立公正的立場；與時俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變觀念，運用現(xiàn)代化的手段服務(wù)于會計檔案利用者；會計檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)該具備會計專業(yè)知識，熟練地使用各種軟件系統(tǒng)，具有現(xiàn)代化的管理手段。單位應(yīng)該加強培養(yǎng)管理人員的素質(zhì)，引進(jìn)專業(yè)人才，通過定期的培訓(xùn)提高會計檔案管理人員的法制意識。

三、總結(jié)

總之，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛地應(yīng)用，在這樣的新形勢下，會計檔案管理工作應(yīng)該適應(yīng)時代發(fā)展的需要，充分發(fā)揮其所具有的優(yōu)勢和作用，為構(gòu)建社會主義和諧社會服務(wù)。

［1］孔小芹.淺談會計檔案管理的重要性及完善措施［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2014（01）：41-42；35.

［2］侯春蘭.新形勢下會計檔案管理存在的問題及改善措施［J］.揚州教育學(xué)院學(xué)報，2013（04）：28-31.