新時(shí)代如何創(chuàng)新檔案管理工作

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 李寧寧

新時(shí)代如何創(chuàng)新檔案管理工作

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 李寧寧

檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的需要。事業(yè)單位改革涉及方方面面，檔案管理工作也是其中重要的組成部分。在新的歷史時(shí)期，更應(yīng)創(chuàng)新思路，積極開(kāi)拓檔案管理的各項(xiàng)功能，使之日益完善，從而更好地發(fā)揮其作用。誠(chéng)然這也需要事業(yè)單位所有部門(mén)成員共同參與才能取得成效。

新時(shí)代；事業(yè)單位；管理

一、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)決定檔案管理的經(jīng)濟(jì)價(jià)值

（一）檔案管理的經(jīng)濟(jì)價(jià)值由市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)決定。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理的本身并不局限于資料的整理和保存，更重要的是如何使用，隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、技術(shù)升級(jí)以及工藝改造，需要大量的檔案資料的查詢(xún)和使用，弄懂各種檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，才能使事業(yè)單位跟上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，使檔案管理工作發(fā)揮出它的效益。

（二）檔案就是資產(chǎn)，檔案管理就是管理資產(chǎn)。事業(yè)單位中任何檔案資料都包含著員工的聰明才智和辛勞汗水，是勞動(dòng)結(jié)晶和智慧的積累。既是有形的資產(chǎn)，也是一種具有很高價(jià)值的無(wú)形資產(chǎn)。不僅要保護(hù)好這些資產(chǎn)，更要懂得管理和利用好這些資料，使其在新時(shí)代下發(fā)揮出更高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（三）檔案是事業(yè)單位生存的核心技術(shù)秘密。事業(yè)單位的檔案有其特殊性，即包含可供公眾查詢(xún)使用的普通檔案，也包括涉及保密的核心技術(shù)檔案。要分類(lèi)管理，尤其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息化的今天，涉密檔案泄露的情況時(shí)有發(fā)生。只有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)毓芾砗谩⒗煤脵n案，在其產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的同時(shí)，避免可能給國(guó)家造成的無(wú)法挽回的損失。

二、現(xiàn)代事業(yè)單位制度需要檔案管理工作的體制創(chuàng)新

現(xiàn)代事業(yè)單位制度需要對(duì)事業(yè)單位檔案工作實(shí)行體制創(chuàng)新，主要包括兩個(gè)方面：

（一）制度創(chuàng)新。事業(yè)單位的檔案管理工作，是為事業(yè)單位創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益服務(wù)。從根源上更新觀(guān)念，明確檔案管理工作的方針和目標(biāo)，健全規(guī)范，提高效率。要以人為本，積極調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，制定人性化的制度，各司其職，分工明確，定期進(jìn)行總結(jié)考評(píng)，并不斷創(chuàng)新和完善檔案管理制度。

（二）機(jī)構(gòu)創(chuàng)新?，F(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展，是建立在一個(gè)公平、公開(kāi)的大環(huán)境背景下，以信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)為信托，尋求資源與效益的最大化。事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu)，要精簡(jiǎn)原有機(jī)構(gòu)，從單純的檔案資料管理，向檔案、信息平臺(tái)一體化邁進(jìn)，提高辦事效率，產(chǎn)生符合現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的精干、高效的新的機(jī)構(gòu)，讓檔案資源煥發(fā)出新的活力。

三、新時(shí)代下全面提升檔案管理工作

（一）新時(shí)代下，檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特性。信息化平臺(tái)的建立，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享。但同時(shí)也要實(shí)行必要的監(jiān)督和指導(dǎo)。隨著科技的進(jìn)步，會(huì)出現(xiàn)很多新的情況，只有提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，新的技能，才能在實(shí)踐中把檔案管理工作提升到一個(gè)新的高度。

（二）要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。科技是第一生產(chǎn)力，隨著辦公自動(dòng)化時(shí)代的到來(lái)，全面實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件共同歸檔，從而發(fā)揮檔案部門(mén)信息中心的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（三）提高整體管理水平。開(kāi)發(fā)和利用好檔案信息資源，更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，把事業(yè)單位的利益和效益放在第一位，與事業(yè)單位發(fā)展同步。

四、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理信息化水平低。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分事業(yè)單位仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對(duì)計(jì)算機(jī)及科學(xué)技術(shù)利用不足，導(dǎo)致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒(méi)有全面理解檔案信息化管理的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為存為電子檔就萬(wàn)事大吉，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。

（二）檔案管理不能為事業(yè)單位提供良好服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證事業(yè)單位檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式已過(guò)時(shí)，應(yīng)尋求新的檔案管理方法，更好地為單位服務(wù)。

五、信息化時(shí)代檔案管理的建議

（一）科技存檔。當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該向數(shù)字化靠攏，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的科技化管理?？萍蓟芾頇n案主要運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，以基本信息為管理對(duì)象，對(duì)各個(gè)部門(mén)信息進(jìn)行數(shù)字化處理。在進(jìn)行電子存檔時(shí)，首先，要建立相關(guān)檔案的網(wǎng)頁(yè)，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關(guān)部門(mén)網(wǎng)站制作網(wǎng)頁(yè)，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和安全性，且快速實(shí)現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。

（二）信息化管理。傳統(tǒng)檔案管理模式是以圖片、手寫(xiě)信息、影像等為載體進(jìn)行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，檔案管理逐步走向現(xiàn)代化和科技化。這就要求檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理技能，更加快捷、準(zhǔn)確地為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

（三）在檔案管理中應(yīng)著重引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，積極改善檔案管理設(shè)備，提高檔案管理手段。首先，要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)人才，更好地服務(wù)于檔案管理工作。其次，事業(yè)單位要為檔案管理人才設(shè)立專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，便于工作人員的理論研討和學(xué)術(shù)交流。最后，要引進(jìn)了解信息化的技術(shù)人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實(shí)提升檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)實(shí)體式檔案存檔方式已不適用于事業(yè)單位的發(fā)展。檔案信息處理自動(dòng)化和數(shù)字化的趨勢(shì)勢(shì)在必行。檔案工作面臨著從傳統(tǒng)到科技化的重大變革，如何加速檔案管理科技化成為當(dāng)前研究的重點(diǎn)。事業(yè)單位要尋找傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，汲取現(xiàn)代化的檔案管理模式，在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，形成符合事業(yè)單位檔案管理的方法，更好地為社會(huì)服務(wù)。