淺析醫(yī)院文書檔案管理中的問題及解決途徑

文/云南省曲靖市中醫(yī)醫(yī)院 高紅艷

淺析醫(yī)院文書檔案管理中的問題及解決途徑

文/云南省曲靖市中醫(yī)醫(yī)院 高紅艷

醫(yī)院文書檔案管理工作屬于醫(yī)院的行政管理工作，對新時代下醫(yī)院的進一步發(fā)展有重要影響。本文主要分析了我國醫(yī)院文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，指出其中存在的問題，并針對這些問題，對加強醫(yī)院文書檔案管理的有效途徑進行了深入的探討，旨在為醫(yī)院文書檔案管理相關工作人員提供參考。

醫(yī)院；文書檔案管理；問題；解決途徑

醫(yī)院的文書檔案主要由醫(yī)院內(nèi)各種公文文件轉(zhuǎn)化而來，記載著醫(yī)院發(fā)生的重大事件或是重要活動。醫(yī)院文書檔案管理工作是對這些文件進行收集、分類、整理、歸檔等一系列工作，是我國檔案管理體系的重要分支，也是醫(yī)院管理工作發(fā)展的重要見證者與有效憑證。隨著時代的發(fā)展與醫(yī)院管理理念的創(chuàng)新，文書檔案資源在醫(yī)院建設發(fā)展中的作用越來越大，其管理工作也得到了社會廣泛的關注與重視。但是現(xiàn)在我國醫(yī)院文書檔案管理工作中還存在很多問題，阻礙了醫(yī)院整體管理水平的提高，有必要對其進行研究，探尋有效的解決途徑。

一、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理隊伍的專業(yè)化水平不高。現(xiàn)在我國很多醫(yī)院中存在檔案管理混亂的問題，其中一個重要的原因就是管理團隊的專業(yè)化水平不高。醫(yī)院常常只重視對醫(yī)務人員的培訓、教育，而忽略對檔案管理隊伍的建設，導致檔案管理隊伍綜合素質(zhì)偏低。由于長期以來醫(yī)院對文書檔案管理工作的忽視，很多工作人員不是專業(yè)的管理人員，相應的管理知識與實踐經(jīng)驗都不足，也就不能進行高效的檔案管理。

（二）缺乏健全的檔案管理機制。首先，醫(yī)院內(nèi)部機構對檔案管理部門的建設不夠，不能對文書檔案的管理職責進行明確地劃分，從而導致管理工作的混亂、管理人員的懈怠。當管理工作中出現(xiàn)問題時，不能及時得到有效地解決。其次，缺乏完善的管理制度與科學的管理標準，不能對文書檔案的管理流程、管理行為進行有效的制約，導致管理質(zhì)量得到不保障。最后，相應的考核制度與獎罰機制建設不足，不能很好激發(fā)管理人員的工作熱情與工作積極性。

（三）檔案管理方法落后，檔案資源利用率低。隨著時代的發(fā)展，管理理念與方法都在不斷完善，但有些醫(yī)院在文書檔案管理工作上缺乏對新手段、新途徑的探索熱情，還在沿用傳統(tǒng)的手工操作方法。例如，很多醫(yī)院文書檔案資源的整理、歸檔等流程都還完全依賴人工，不僅管理效率低，其工作過程中還易出錯。由于醫(yī)院缺乏對文書檔案資源的重視，導致其得不到充分的利用，加之管理質(zhì)量不高，使其開發(fā)、利用起來很困難，從而造成了現(xiàn)在醫(yī)院文書檔案的閑置狀態(tài)。

二、加強醫(yī)院文書檔案管理的有效途徑

（一）加強醫(yī)院文書檔案管理隊伍的專業(yè)化建設。人是醫(yī)院文書檔案管理工作的主體，人的工作成效直接決定了文書檔案的管理水平，所以要做好醫(yī)院文書檔案的管理工作，首先要建立一支職業(yè)技能高、專業(yè)素質(zhì)好的管理隊伍。要加強對檔案管理人員的思想教育，使其充分認識到檔案管理工作的重要性，從思想上激發(fā)其工作責任感與主觀能動性，促進自我提升意識的培養(yǎng)，不斷進行自我教育，以更好地適應工作。同時，還要定期對檔案管理人員進行崗位培訓，如參加學術講座、觀摩學習、進修學習，使其掌握系統(tǒng)的檔案管理知識，逐步提高其檔案管理能力?？傊?，要加強對檔案管理團隊的專業(yè)化建設，促進其職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務水平的不斷提高。

（二）完善檔案管理制度。醫(yī)院文書檔案管理工作的順利開展與高效進行需要完善的管理制度作保障。要以我國現(xiàn)行的檔案管理制度為依據(jù)，同時結合醫(yī)院管理工作的實際與其文書檔案的自身特點，完善醫(yī)院文書檔案管理相關制度，要重視保管制度、歸檔制度、借閱制度等的制定，確保管理工作中的收集、歸檔、借閱、整理等各個環(huán)節(jié)都有章可循、有法可依。同時，還要制定科學、有效的文書檔案管理標準，對案卷組織方式、檔案分類原則等進行明確規(guī)定，為文書檔案管理程序提供可靠的依據(jù)，并對其管理行為起到有效的規(guī)范作用，從而促進文書檔案管理質(zhì)量的提高。另外，還要注重管理工作中考核制度與獎罰機制的建設，通過客觀的業(yè)績考核與合理的獎罰，激發(fā)管理人員工作的主觀能動性，促進管理水平的提高。

（三）創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理方法。隨著科學技術的發(fā)展與現(xiàn)代管理理念的轉(zhuǎn)變，利用現(xiàn)代技術不斷創(chuàng)新管理方法對于醫(yī)院文書檔案管理工作越來越重要。首先，要在醫(yī)院文書檔案的收集、分類、整理等過程中引入計算機進行管理，提高檔案管理工作的自動化水平。要加強對醫(yī)院信息網(wǎng)絡平臺的建設，將文書檔案相關信息納入其中，通過信息中心的構建，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)上傳輸，促進檔案管理工作信息化水平的提高。其次，要不斷更新、完善現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，加快文書檔案的檢索速度，更方便查找、利用，從而實現(xiàn)文書檔案資源的深度開發(fā)、利用。最后，要加強對檔案管理人員的培訓，使其能熟練掌握相應系統(tǒng)的操作技能，從而充分發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的功能，促進檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

三、結束語

綜上可知，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量關系到醫(yī)院的整體管理水平，新時代下，醫(yī)院要更好地生存與發(fā)展，就必須加強對文書檔案的管理：要通過教育和培訓不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；建立健全文書檔案相關管理制度；利用新技術改進、完善檔案管理方法，促進醫(yī)院文書檔案資源的深度開發(fā)。在此基礎上，醫(yī)院還要加大投入，為文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供保障，促進文書檔案管理效率與管理質(zhì)量的不斷提高，充分實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案資源的經(jīng)濟效益與社會效益，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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