事業(yè)單位會計電算化后會計檔案的管理方法

文/河北省崗南水庫管理局 王麗濤

事業(yè)單位會計電算化后會計檔案的管理方法

文/河北省崗南水庫管理局 王麗濤

目前，我國事業(yè)單位在會計檔案管理中，應(yīng)用了電算化管理方法，這一方法的應(yīng)用不但可以獲取更加精確的信息數(shù)據(jù)，而且大大提高了工作者的工作效率。探討和分析事業(yè)單位在管理會計檔案中，應(yīng)用會計電算化后所取得的實(shí)際效果，希望可以推進(jìn)會計電算化在其他領(lǐng)域得到更廣泛的應(yīng)用。

事業(yè)單位；會計電算化；會計檔案管理

在實(shí)施會計電算化之后，不但提高了數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，而且也提高了工作人員的工作效率。顯然，在實(shí)施會計電算化后，對會計檔案管理者的工作能力提出了較高的要求。在新的檔案管理策略中，雖然可以解決在傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，但是在實(shí)際應(yīng)用過程中存在著很多不足之處，這就需要事業(yè)單位因地制宜地完善這些不足之處。

一、會計檔案在實(shí)施電算化后具有的特點(diǎn)

（一）擴(kuò)大了存儲范圍。在會計電算化沒有實(shí)施之前，會計所有工作都是純手工的，手工記賬、手工登記賬簿、手工記錄報表等等。在會計電算化實(shí)施之后，大大減輕了財務(wù)人員的工作量，只需要在利用財務(wù)軟件的基礎(chǔ)上，就可以制作憑證，并輕松打印出所需要的報表，在年度總結(jié)會計檔案時，只需要直接打印出來賬簿就可以。在實(shí)行會計電算化后，會計檔案不但包括所需打印出來的紙質(zhì)檔案，而且也包括計算機(jī)軟硬盤上的電子數(shù)據(jù)，同時也包括用戶服務(wù)卡、用戶手冊、軟件系統(tǒng)的安裝等等方面的資料數(shù)據(jù)。

（二）提高了保管要求。在對傳統(tǒng)會計檔案進(jìn)行查看時，可以直接查看到，不需要利用任何介質(zhì)。但是查看在磁盤上或者光盤上的會計檔案，必須要在利用計算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)行查看。因此，在保存電子檔案時，由于會受到磁盤和光盤等等磁性介質(zhì)因素的限制，如果保存不及時或者不正確，那么很容易丟失數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)一旦丟失，就很難找回。

（三）提高了安全性要求。在磁盤、光盤等等磁性介質(zhì)上所記錄的會計數(shù)據(jù)，具有不可修改、刪除等等特性，因?yàn)橐坏┯须娔X黑客侵入其中或者有不法分子企圖篡改數(shù)據(jù)，可以任意銷毀或者偽造數(shù)據(jù)，那么將會給單位造成無法估計的經(jīng)濟(jì)損失。同時，在保存硬盤和磁性介質(zhì)時，應(yīng)保存防病毒、防火、防潮的環(huán)境中，因此，對介質(zhì)存儲的安全性要求高了。

二、事業(yè)單位實(shí)施電算化后會計檔案管理的有效對策

（一）建立健全的管理制度。在實(shí)施會計電算化之后，檔案管理所涉及的內(nèi)容較多，因此，對制度規(guī)范的要求也隨之提高。因此，要結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，有效地發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作的實(shí)施。結(jié)合檔案管理的特征，事業(yè)單位想要建立健全的制度體系，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況以及會計資料實(shí)際情況，制定出完善的制度規(guī)章，確保檔案妥善保管，并完善在資料管理、備份存儲數(shù)據(jù)、維護(hù)檔案日期等等方面的不足。同時，還需要明確規(guī)定出每位工作者負(fù)責(zé)的工作事項(xiàng)，做到權(quán)責(zé)一致，從而加強(qiáng)管理檔案的工作效率。

（二）提高檔案管理者的管理意識。傳統(tǒng)的手動化檔案管理形式與實(shí)施電算化的檔案管理形式來講，二者存在著很大的差異，但是應(yīng)該明確的是，唯有檔案管理者真正提高對檔案管理的意識，才能從根本上提高管理檔案的效率。簡單來講，事業(yè)單位目前正處于積極轉(zhuǎn)型的時期，要轉(zhuǎn)變工作人員過去只注重紙質(zhì)資料管理的意識，提高對電算化管理的意識，改進(jìn)電子檔案管理中的不足之處，及時解決在工作中出現(xiàn)的各種問題，確保各項(xiàng)工作的順利完成。另外，在實(shí)際工作過程中，要建立起專門的電子檔案管理室，配備相應(yīng)數(shù)量的電子設(shè)備，及時更新和升級軟件系統(tǒng)，確保檔案管理各項(xiàng)工作穩(wěn)定進(jìn)行。

（三）定期檢查檔案數(shù)據(jù)。在實(shí)施電算化后，會計檔案資料會涉及很多方面的內(nèi)容，由于計算機(jī)自身的問題，很容易發(fā)生丟失數(shù)據(jù)資料的情況。為了防止檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者篡改的情況，事業(yè)單位必須要采用強(qiáng)有力的措施，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，并且選擇一些質(zhì)量較好的硬件來保存資料，注意磁盤存放的環(huán)境應(yīng)溫度適宜，并定期派人檢測磁盤數(shù)據(jù)是否完整無缺。

（四）提高檔案管理者的工作能力。在檔案管理過程中，事業(yè)單位應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，唯有他們具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，才能做好檔案管理的各項(xiàng)工作。在選拔檔案管理工作者時，應(yīng)注重考察工作者的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，挑選出高素質(zhì)、高水平的人才負(fù)責(zé)管理檔案，定期組織他們進(jìn)行培訓(xùn)，對于表現(xiàn)優(yōu)秀者進(jìn)行更大力度的培訓(xùn)和教育，在加強(qiáng)他們綜合能力的同時，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

（五）同時保存紙質(zhì)會計檔案。紙質(zhì)會計檔案具有一定的原始性，紙質(zhì)會計檔案與其他檔案形式形成了區(qū)別。同時紙質(zhì)檔案還具有安全性，與信息化檔案相比具有更高的安全性與穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案原件中的內(nèi)容不會發(fā)生變化，在保密性方面更具有一定的優(yōu)勢。要確定紙質(zhì)檔案的保存能夠更安全，真正做到紙質(zhì)檔案不丟失、不傳遞。此外，在保管紙質(zhì)檔案時，要采取合理的方法，確保其資料保存的期限能夠更長。當(dāng)需要利用紙質(zhì)檔案時，可以能夠做到一目了然，不需要通過一些輔助方式，就能夠達(dá)到檔案的使用，在某種程度上可以促進(jìn)檔案的使用率。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)施電算化技術(shù)管理會計檔案已經(jīng)成為發(fā)展的主要趨勢。在實(shí)施電算化技術(shù)之后，對檔案管理者的管理能力提出了較高的要求，所以，想要成為一名合格的檔案管理者，就必須要找到傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，提高自身對檔案管理的重視度，確保檔案管理的各項(xiàng)工作都能穩(wěn)定有序地進(jìn)行。

［1］張春茹.淺析事業(yè)單位電算化后會計檔案的管理［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2014（30）：254-256.

［2］趙汀.淺析事業(yè)單位會計電算化條件下會計檔案管理問題［J］.黑龍江史志，2014（13）：98-99.