探討如何完善高校檔案管理工作

文/四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭登權(quán)

探討如何完善高校檔案管理工作

文/四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭登權(quán)

對于我國各大高校而言，檔案管理是其日常事務(wù)的重要組成部分之一，該檔案詳細記錄了高校在學(xué)生教育、科學(xué)研究、教師管理、會議召開等方面的相關(guān)事宜，包含了學(xué)術(shù)成果、科研論文、教學(xué)方案等機密材料和檔案，對高校教學(xué)、科研、管理等工作的順利實施具有重要意義，同時也影響著學(xué)校未來的發(fā)展，意義重大。然而，我國目前眾多高校的檔案管理工作存在較多問題，基礎(chǔ)設(shè)施落后，管理制度不規(guī)范。因此，本文將就高校檔案管理工作展開探討，提出科學(xué)、合理的管理措施。

高校；檔案管理；現(xiàn)狀；改革措施

近年來，我國的經(jīng)濟高速發(fā)展，在這一新時期，我國的教育工作受到了極大的重視，這也就使得高校的檔案管理工作進入了新的歷史時期，其對檔案管理工作提出了更嚴格的要求。新時期要求檔案管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，無論是管理制度還是管理方式，均需要做到與時俱進，只有這樣才能滿足社會需求，促進高校的可持續(xù)性發(fā)展。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理制度缺陷。我國部分高校因為經(jīng)費、師資等原因無法順利展開檔案管理工作，這就使得檔案管理工作中混亂現(xiàn)象時常出現(xiàn)，例如檔案標號、標題等，并且還有眾多檔案沒有建立相應(yīng)目錄。此外，檔案在搜集、存儲、查詢、閱覽等環(huán)節(jié)中也存在了較多漏洞。眾多管理人員僅重視資料的搜集，而忽略對其進行整理和歸檔，沒有精心存放，很多重要檔案發(fā)生遺失。

（二）管理人員素質(zhì)低下。新時期對檔案管理人員的工作能力也提出了較高的要求，工作內(nèi)容不僅僅局限在搜集資料、資料整理、文件編號、檔案存儲等簡單工作，更要求其具有專業(yè)的檔案管理知識及高度的責任感。而許多高校在招聘管理人員時，錄用門檻低，沒有嚴格選拔高學(xué)歷、高素質(zhì)人才，導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍偏低。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施落后。對比國家對高校檔案管理工作的要求，許多高校沒有嚴格執(zhí)行，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中明顯投入過少：缺乏專門存放檔案的庫房；或者庫房沒有防水、防火、防潮、防盜、防蟲等功能；或者庫房面積較小，設(shè)備老化情況嚴重，沒有現(xiàn)代化信息設(shè)備，查找檔案極為不便。

（四）管理方式滯后。高校在進行檔案管理時仍采用傳統(tǒng)管理方式，沒有應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，導(dǎo)致工作效率極低，很難建立高水平、高質(zhì)量的檔案管理系統(tǒng)，無法進一步展開相關(guān)信息的開發(fā)和應(yīng)用。

二、完善高校檔案管理工作的措施

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)的意識，提高對檔案管理的組織工作。高校檔案管理工作對學(xué)校的發(fā)展有著重要的管理和領(lǐng)導(dǎo)作用，是具有重要價值的資源管理工作，因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認識到檔案管理工作的重要性。高校的檔案資源就好比是一面鏡子，它反映出高校多年的發(fā)展歷程，具有客觀性、真實性，是高校發(fā)展建設(shè)重要的依據(jù)，是學(xué)校的寶貴財富。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大在檔案管理的工作力度，將檔案管理工作列入學(xué)校建設(shè)發(fā)展的工作日程中，加大資金投入，提高檔案管理部門的工作條件，還要加大學(xué)校教職工的思想認識，只有這樣才能使全校一心，做好檔案管理工作。

（二）健全管理體制，規(guī)范工作。要想加強高校檔案的管理工作，首先就要有一個健全完善的管理體制，有科學(xué)規(guī)范的管理原則。以學(xué)校、院系以及各單位的檔案管理部門為基礎(chǔ)，建立統(tǒng)一、集中的管理制度，從檔案的整理、分類、征集、建檔等各個程序都能高效有序地按照完善的體制進行，使檔案管理工作更為規(guī)范。要明確檔案收集的范圍，及時、準確地對需要存檔的檔案信息進行收集；對收集到信息資源做好鑒別工作，確保信息的準確可靠性；檔案的整理工作要絕對按照處理規(guī)范進行，精確分類、有序編排、整齊裝訂。此外，還要進行體制創(chuàng)新，提高服務(wù)水平。

（三）建設(shè)高水平的檔案管理人員團隊。檔案管理人員的工作水平和能力直接影響到檔案管理工作是否能高效有序地進行。因此，高校還應(yīng)加強檔案管理團隊的建設(shè)。高校可以通過某些方式和途徑加強檔案管理人員的工作能力和水平，例如可以定期進行檔案管理人員的工作培訓(xùn)。另外，還要注意檔案管理部門的人員補充和調(diào)整，引進高水平，高素質(zhì)的檔案管理人員。加強檔案管理人員的思想意識培訓(xùn)，提高他們對檔案管理工作重要性的認識，提高檔案管理人員的整體綜合素質(zhì)，使他們可以更積極認真地投入到檔案管理工作中。

（四）提高檔案管理的現(xiàn)代化信息建設(shè)?，F(xiàn)如今飛速發(fā)展的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)為高校檔案管理工作的發(fā)展帶來了新的契機。通過信息技術(shù)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及自動化使用，可以提高高校檔案管理的效率。因此，學(xué)校應(yīng)該加大檔案管理部門的現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，加快檔案管理信息化建設(shè)的進程。改革傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、分類、存檔等工作，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還可以提高檔案檢索的速度，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)語

綜上所述，在新的形勢下，高校檔案管理工作需要積極改革，做到與時俱進，從管理制度、相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)以及基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施等方面入手，致力于解決檔案管理工作遇見的各種難題，積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，強化訓(xùn)練工作人員，提高其專業(yè)水平和責任感，進而促進高校檔案管理工作的良好建設(shè)。

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［3］姜曉波.淺議新時期如何做好高校檔案管理工作［J］.現(xiàn)代交際，2015（08）：112.