對(duì)基本建設(shè)檔案的管理原則及保障措施

文/江西省南昌市城建檔案館 李紅芳

對(duì)基本建設(shè)檔案的管理原則及保障措施

文/江西省南昌市城建檔案館 李紅芳

基本建設(shè)檔案是各類工程中第一手管理資料，起著工程規(guī)劃、維護(hù)、監(jiān)督、資金管理以及賬務(wù)處理等重要的工程信息，在現(xiàn)代化建設(shè)中是不可缺少的基礎(chǔ)資料。它同工程一樣具有時(shí)間、地點(diǎn)、效用、權(quán)益的要求，因此必須講究管理的原則，才能起到法律效力的作用。

基本建設(shè)檔案；管理原則；保障措施

既然是基本建設(shè)檔案，因此檔案中記載了工程所有的信息，包括籌資、投資、工程施工、財(cái)務(wù)管理、賬務(wù)處理、工程營銷分析等等，而這些工程的信息每一項(xiàng)都有很強(qiáng)的時(shí)間、地點(diǎn)、權(quán)益、效用的限制，若是脫離了這些限制，那么基本建設(shè)檔案就會(huì)失去法律效力，檔案失去管理的作用，所以沒有意義的檔案記錄，只能是廢紙一堆，起不到管理的作用。其次有原則性的檔案才能成為法律文件，才能維護(hù)和處理各方的權(quán)益和矛盾。

一、基本建設(shè)檔案的管理原則

（一）及時(shí)性原則。工程建設(shè)檔案中記錄了所有工程信息，而且這些信息記錄都涉及各方的權(quán)益，因此必須及時(shí)記錄工程建設(shè)，如開工時(shí)間、材料用量、資金籌集、資金運(yùn)轉(zhuǎn)等，及時(shí)性一方面是對(duì)業(yè)主要求，工程一旦招標(biāo)成功，那么就要按時(shí)完工，否則工程建設(shè)就會(huì)違約，一旦違約就要對(duì)業(yè)主賠償違約金，這對(duì)工程營銷極不利。二是對(duì)工程建設(shè)總體要求，及時(shí)做好工程建設(shè)記錄，可以從檔案中反映出工程資金使用情況、材料用量、人員調(diào)度管理，從而發(fā)現(xiàn)工程的盈利問題、質(zhì)量問題、資金管理問題等，這是檔案管理的初衷。若不及時(shí)記錄工程信息，工程哪兒出現(xiàn)問題，或者資金、材料使用到什么樣的程度都難掌握。三是工程未動(dòng)，檔案先行，因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)首先要有詳細(xì)的施工規(guī)劃和設(shè)計(jì)圖紙，而規(guī)劃和設(shè)計(jì)圖紙是檔案管理的一部分，因此只有做到及時(shí)性，工程建設(shè)才能按照?qǐng)D紙?jiān)O(shè)計(jì)要求進(jìn)行，若是沒有施工圖紙，工程建設(shè)也難以進(jìn)行，只能是瞎子摸象不知從哪兒做起。

（二）準(zhǔn)確性原則。檔案最大的特點(diǎn)就是記錄準(zhǔn)確真實(shí)，而虛假的檔案記錄不但沒用而且還會(huì)害人，因此工程建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，都需要準(zhǔn)確記錄。如工程資金籌集量、使用狀況、工程質(zhì)量、材料使用量及程度、資金周轉(zhuǎn)狀況等，這些都關(guān)系到工程建設(shè)進(jìn)度和盈利，必須準(zhǔn)確記錄，真實(shí)反映工程信息，否則會(huì)給工程建設(shè)帶來嚴(yán)重后果。工程質(zhì)量的記錄，是否真實(shí)反映工程建設(shè)，是否嚴(yán)格按照施工圖紙進(jìn)行，若是數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤，就會(huì)誤導(dǎo)工程建設(shè)數(shù)據(jù)指標(biāo)不正確，從而使工程建設(shè)質(zhì)量下降，形成危險(xiǎn)工程或者危房，對(duì)人們居住和施工者都帶來危險(xiǎn)，最終導(dǎo)致工程拆除。所以準(zhǔn)確記錄檔案信息是確保工程質(zhì)量的根本要求。三是準(zhǔn)確記錄還可以發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)中的錯(cuò)誤，只有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，才能對(duì)比工程建設(shè)中的問題，否則檔案記錄不準(zhǔn)確或者記錄錯(cuò)誤，那么還能找到錯(cuò)誤的原因嗎？既是找到錯(cuò)誤，也不知道該怎樣計(jì)算才算正確，才能指導(dǎo)和糾正工程錯(cuò)誤。

（三）全面管理的原則?；窘ㄔO(shè)檔案中記載了工程所有信息，包括數(shù)字、計(jì)算單位、工程圖形、文字表述等，而且這些記錄都涵蓋了每一項(xiàng)工程建設(shè)重要的內(nèi)容，因此記載內(nèi)容的廣泛要求檔案管理必須做到全面系統(tǒng)反映工程建設(shè)，這樣就可以做到有據(jù)可查，一旦發(fā)現(xiàn)工程質(zhì)量問題或者價(jià)款賠付都可以從細(xì)微處的檔案記錄中找到答案和解決的方法。若是檔案記錄殘缺不全，不但對(duì)工程建設(shè)不利，而且還很難斷定和分清責(zé)任事故，做個(gè)不了了之，最后傷害的還是國家和人民。因此全面管理是工程建設(shè)和核算的需要，也是提高工程質(zhì)量，確保人民財(cái)產(chǎn)安全的需要，進(jìn)行法律裁決賠付的需要。

二、基本建設(shè)檔案有效管理的保障措施

（一）制定符合基本建設(shè)檔案特點(diǎn)的檔案管理制度?！皼]有規(guī)矩，不成方圓?！笔紫?，在基本建設(shè)項(xiàng)目或工程啟動(dòng)之時(shí)，相關(guān)的涉事單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與項(xiàng)目工程檔案資料相對(duì)應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)。其次，配備專門的檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料。再次，將基本建設(shè)檔案工作納入部門考核范疇之內(nèi)，檔案材料的原始性、完整性、齊全性、規(guī)范性是衡量基本建設(shè)檔案績效的重要指標(biāo)。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先提高檔案管理人員的責(zé)任心，管理人員的態(tài)度決定了檔案管理的水平。因?yàn)楣芾砣藛T的絲毫疏忽就會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)字記載錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致工程建設(shè)失敗。其次和利益制度掛鉤，賞罰分明，對(duì)不負(fù)責(zé)任的管理者一旦發(fā)現(xiàn)檔案記錄錯(cuò)誤，應(yīng)加大處罰力度；最后加強(qiáng)監(jiān)督檢查，隨時(shí)檢查檔案，核準(zhǔn)其真實(shí)性和準(zhǔn)確性，監(jiān)督管理者的責(zé)任和工作。

三、結(jié)語

總之，上述檔案管理的原則，是做好基本建設(shè)檔案的準(zhǔn)則和依據(jù)，只有嚴(yán)格按照上述原則進(jìn)行管理，那么工程建設(shè)每一項(xiàng)都會(huì)做到務(wù)實(shí)高效，減少各種矛盾提高工程質(zhì)量，從而更好地為現(xiàn)代化建設(shè)提供技術(shù)資料。

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