關(guān)于文書檔案管理工作的創(chuàng)新研究

文/福建省福州第十一中學(xué) 陳文穎

關(guān)于文書檔案管理工作的創(chuàng)新研究

文/福建省福州第十一中學(xué) 陳文穎

文書檔案管理工作在工作單位的整體發(fā)展中有著十分重要的意義。在當(dāng)前的社會形勢下，為了進(jìn)一步與時代相適應(yīng)，并得到更好地發(fā)展，一定要重視起文書檔案的管理工作。同時應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進(jìn)行積極的創(chuàng)新，提升文書檔案管理工作的有效性。

文書檔案；管理；創(chuàng)新

近年來，隨著各個單位的工作不斷完善，文書檔案的管理工作也逐漸地得到了重視。文書檔案對一個單位來說有著重要的參考價值，同時也是單位發(fā)展中必不可少的一部分。要想在現(xiàn)代社會中得到穩(wěn)步的發(fā)展，就一定要積極地創(chuàng)新文書檔案管理工作，以全新的思想和方式來推動單位的健康發(fā)展。下面將對文書檔案管理工作中的創(chuàng)新進(jìn)行詳細(xì)分析。

一、文書檔案管理的意義

文書檔案管理工作是一個單位發(fā)展中的重要政治工作記錄，同時也是行政管理工作中的重要資料。一個單位無論是對問題的處理抉擇還是生產(chǎn)等方面都離不開文書檔案，這是保證單位健康發(fā)展的重要前提所在。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，單位的文書檔案管理工作顯得格外重要。文書檔案管理工作本身是一項(xiàng)服務(wù)性較強(qiáng)，同時技術(shù)性和政治性都比較強(qiáng)的工作，對單位的發(fā)展而有著重要指導(dǎo)作用。近年來，隨著社會的快速發(fā)展，對文書檔案管理工作也提出了更高的要求，無論從形式上還是管理內(nèi)容和手段上都應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，爭取做到與時俱進(jìn)，以更高的管理水平來提升檔案管理的有效性。文書檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展對社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展，以及社會的健康發(fā)展有著十分重要的意義，因此一定要加以重視。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

在現(xiàn)代社會中，文書檔案管理工作顯得愈發(fā)重要，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作在當(dāng)前顯然已經(jīng)無法滿足人們在檔案上的根本需要。無論從觀念上將還是管理方式上看都存在著明顯的局限性，給文書檔案管理工作造成了麻煩。下面將對文書檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行詳細(xì)討論。

（一）管理制度缺失。當(dāng)前我國的文書檔案管理工作中，存在最為明顯的問題就是管理制度上的缺少。雖然已經(jīng)形成了一定的管理制度，但傳統(tǒng)管理制度與現(xiàn)代化需求之間難以相適應(yīng)，導(dǎo)致管理出現(xiàn)多種問題。大部分文書管理體制仍然受到黨政機(jī)關(guān)管理影響，往往是看重檔案的整理和收集，而忽視了檔案的實(shí)際應(yīng)用，使得檔案的效果難以得到發(fā)揮。同時，在管理工作中工作體制的不完善導(dǎo)致工作人員將檔案的整理和保存放在重點(diǎn)位置上，對文書檔案工作中的服務(wù)性有所忽視，長久以來必然會影響工作的有效性。

（二）管理人員素質(zhì)不高。文書檔案管理工作本身是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，同時工作中復(fù)雜項(xiàng)目比較多，因此給管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。但在實(shí)際工作中，很多單位并沒有認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，管理人員選拔也不夠重視，很多管理人員素質(zhì)不高。同時管理人員大多沒有形成自身素質(zhì)提升的觀念，無論是管理思路還是管理方法都仍然處于傳統(tǒng)的方式上。在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力是十分重要的，如果不能重視起人員建設(shè)，那么文書檔案管理工作的創(chuàng)新就難以實(shí)現(xiàn)。

（三）管理效率不高。由于對文書檔案管理工作不夠重視，很多單位在工作方式和設(shè)備更新上會比較忽視，導(dǎo)致文書檔案管理工作始終停留在傳統(tǒng)方式上，無法與現(xiàn)代社會之間相適應(yīng)。例如資金的缺失導(dǎo)致單位沒有配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，這在現(xiàn)代化社會中必然會影響管理的效率。此外，部分單位在管理思想上始終沒能得到更新，無法認(rèn)識到文書檔案管理中的重點(diǎn)部分，導(dǎo)致很多工作完全是無用功，最終導(dǎo)致工作效率明顯下降。

三、文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

文書檔案管理工作創(chuàng)新在當(dāng)前社會中是一種必然趨勢，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)社會的發(fā)展。而單位要想在現(xiàn)代化市場中得到穩(wěn)定的發(fā)展一定要重視起文書檔案管理工作的創(chuàng)新，并對此加以應(yīng)用，使之能發(fā)揮出真正的作用。

（一）管理制度創(chuàng)新。文書檔案管理制度的創(chuàng)新是保障文書檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)內(nèi)容。在創(chuàng)新的過程中需要根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需要，并在原有的管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行改革，使原本制度中存在的不完善之處能夠得到彌補(bǔ)。同時應(yīng)重視領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度的創(chuàng)新，以此來為現(xiàn)代化檔案管理提供支持。此外，應(yīng)保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會發(fā)展需求之間相適應(yīng)，提高制度創(chuàng)新的有效性和完整性。

（二）管理手段創(chuàng)新。信息時代的到來給文書檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工工作方式在當(dāng)前已經(jīng)很難滿足時代的需求，因此，需要從文書檔案的管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是文書檔案的信息化管理，應(yīng)認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，并在此基礎(chǔ)上提升文書檔案管理的安全性和完整性。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式積極轉(zhuǎn)換成為信息管理形式，將檔案進(jìn)行編號整理，并對其進(jìn)行安全設(shè)置，保證信息的安全性同時也能方便檔案信息的及時調(diào)取利用。此外，也可以利用條形碼或者二維碼等方式來進(jìn)行信息的檢索和錄入，不僅能提升信息的應(yīng)用性，同時也能有效提升工作的效率。在現(xiàn)代化文書管理工作中，應(yīng)正確地認(rèn)識到技術(shù)創(chuàng)新的重要性，建立起網(wǎng)絡(luò)管理信息化建設(shè)重要意識，克服傳統(tǒng)的管理思想，并積極研究新的技術(shù)和手段，使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能為現(xiàn)代管理提供更多的幫助。

（三）管理人員素質(zhì)創(chuàng)新。管理人員是保證文書檔案管理水平上升的重要部分，因此單位一定要重視起文書檔案管理中的人員管理，并對此制定相應(yīng)的管理制度。作為管理人員素質(zhì)上一定要積極地進(jìn)行創(chuàng)新，不僅要有較強(qiáng)的專業(yè)能力，同時還要有素質(zhì)上的提升。對此，單位應(yīng)定期的組織管理人員參與到工作能力測試當(dāng)中去，針對測試當(dāng)中的不足之處來制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，使之能及時地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人員得到全面素質(zhì)發(fā)展。此外，單位應(yīng)積極創(chuàng)新激勵制度，通過激勵的方式來徹底的改變傳統(tǒng)工作中的管理現(xiàn)狀，將文書檔案管理工作的晉升作為獎勵的主要手段，并適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵。在此基礎(chǔ)上單位可以引進(jìn)一部分相對年輕的新生人才，利用他們對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的了解和專業(yè)知識來提升整體的團(tuán)隊(duì)素質(zhì)，最終達(dá)到提升工作效率的目的。

（四）工作效率創(chuàng)新。工作效率的創(chuàng)新指的是在工作效率上能得到突破，真正的提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，應(yīng)加大文書檔案管理的宣傳工作，并明確單位檔案管理的目的，只有有了明確的目標(biāo)，工作效率才能真正的得到提升。其次，文書檔案管理工作中一定要做好工作的協(xié)調(diào)管理，要認(rèn)識到工作效率的提升與各個部門之間的協(xié)調(diào)性是不能分開的，只有在思想上達(dá)到了共同的認(rèn)識，在工作中才能相互指導(dǎo)、相互服務(wù)，從而提升工作效率。此外，工作效率提升中應(yīng)重視員工的工作經(jīng)驗(yàn)積累。管理人員需要根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)來找到工作中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷地改進(jìn)，這對工作效率的提升將起到重要作用。

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個單位開始逐漸地認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性。在現(xiàn)代社會環(huán)境中，文書檔案管理工作不僅要從思想上進(jìn)行創(chuàng)新，同時也要從管理方式和制度等方面加以重視，這是提升管理效果的重要基礎(chǔ)。同時，在管理工作中應(yīng)積極地強(qiáng)化員工思想，使之能認(rèn)識到管理地重要性，只有這樣才能推動文書檔案管理工作正確地實(shí)施，為文書管理工作和單位經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展提供保障。

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