淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

文/漣源市中醫(yī)醫(yī)院 梁明

淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

文/漣源市中醫(yī)醫(yī)院 梁明

就當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，辦公室文書檔案管理工作在實(shí)施的過程中仍然存在著某些不可忽視的問題，因而在此背景下，檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中應(yīng)提高對此問題的重視程度，且應(yīng)從加強(qiáng)文書檔案管理宣傳的途徑入手來應(yīng)對辦公室文書檔案管理工作中凸顯的問題，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。本文從辦公室文書檔案收集與歸納工作實(shí)施的重要性分析入手，并詳細(xì)闡述實(shí)施文書管理工作的措施，旨在推動文書檔案管理手段的進(jìn)一步創(chuàng)新。

辦公室；文書檔案；歸納

辦公室文書檔案管理工作在社會發(fā)展過程中占據(jù)至關(guān)重要的位置，因而檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中應(yīng)提高對其的重視程度，且應(yīng)采取相應(yīng)措施不斷提高檔案管理工作質(zhì)量，并提升整體工作效率，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。以下就是對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的詳細(xì)闡述，望其能為當(dāng)前辦公室管理工作的有序開展提供有利的文字參考，并帶動其不斷提升自身管理水平，滿足管理工作實(shí)施條件。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施的重要性

就當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，由于文書檔案收集與歸檔在機(jī)關(guān)單位管理工作中占據(jù)主要地位，在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)穩(wěn)固檔案收集與歸檔管理環(huán)節(jié)的展開有助于機(jī)關(guān)單位管理工作效率的提升，因而在此基礎(chǔ)上應(yīng)注重提高對此問題的重視程度；第二，文書檔案收集與歸檔工作的實(shí)施可實(shí)現(xiàn)對各單位發(fā)展歷程的記載。例如，某單位在實(shí)踐經(jīng)營活動開展的過程中產(chǎn)生了大量的文件材料，其以文書檔案收集與歸檔的方式實(shí)現(xiàn)了對材料的規(guī)范化整合，最終便于單位在考核評定工作開展的過程中可及時(shí)查閱相關(guān)的資料信息，達(dá)到合理化考核評定狀態(tài)；第三，辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施的重要性亦體現(xiàn)在可便于決策者掌控到單位實(shí)際經(jīng)營狀況，為此，應(yīng)強(qiáng)化對其的有效落實(shí)。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

（一）材料收集不全面。辦公室文書檔案收集與歸檔工作在實(shí)施的過程中逐漸凸顯了材料收集不全面的問題，即部分檔案與資料在收集與歸檔的過程中呈現(xiàn)出不經(jīng)檔案人員記錄的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致其檔案收集水平凸顯出較低的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。為此，應(yīng)提高對此問題的重視程度，且就此達(dá)成良好的檔案收集與歸檔的管理目標(biāo)。此外，文件材料遺留到其他部門現(xiàn)象的顯現(xiàn)也是造成材料收集不全面問題發(fā)生的主要原因之一，因而檔案管理人員在實(shí)踐管理工作開展過程中必須強(qiáng)調(diào)材料收集的完整性，達(dá)到最佳的文書檔案材料收集狀態(tài)。另外，由于部分兼職型的檔案管理人員在文書檔案收集與歸檔的過程中不愿意投入過多的精力于工作中，最終致使此行為的發(fā)生影響到了材料收集的完整。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。檔案管理人員綜合素質(zhì)不高的問題也在辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作實(shí)施中逐漸凸顯出來，即其首先表現(xiàn)在部分檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中基于管理意識匱乏的基礎(chǔ)上更為注重對紅頭文件的管理，繼而由此影響到了文件材料歸檔整體質(zhì)量，因而在檔案管理工作實(shí)施的過程中應(yīng)給予此問題高度的重視。其次，檔案管理人員工作責(zé)任心的匱乏也是影響檔案管理質(zhì)量的主要因素之一，即部分檔案管理人員缺乏專業(yè)化的檔案管理技術(shù)，同時(shí)，其在收集與歸檔辦公室文書檔案的過程中未采取相應(yīng)措施查證材料的真實(shí)性，最終影響到了收集材料的真?zhèn)?。為此，要求機(jī)關(guān)部門在實(shí)施管理工作的過程中應(yīng)對其展開行之有效的處理，由此提升辦公室文檔材料整體管理水平，達(dá)到最佳的辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理狀態(tài)。

（三）材料的收集力度不足。就當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展過程中仍然存在著材料收集力度不足的問題，影響到了材料整體收集質(zhì)量。即在檔案管理人員意識不足因素的影響下，文書檔案管理工作的實(shí)施呈現(xiàn)出檔案管理流程不規(guī)范的問題，例如，部分檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中存在著文件資料隨意擺放的現(xiàn)象。為此，機(jī)關(guān)部門在實(shí)施管理工作的過程中應(yīng)注重展開全程監(jiān)督行為，繼而將檔案管理人員歸檔模式控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，達(dá)到最佳的文書檔案收集與歸檔狀態(tài)。另外，文件資料不完整、缺乏連續(xù)性、缺單位落款公章也是材料收集過程中凸顯出的主要問題，且其在一定程度上影響到了文件應(yīng)用的可靠性，因而應(yīng)提高對其的重視程度。

三、實(shí)施辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的措施

（一）構(gòu)建文書檔案管理體系。在辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展過程中應(yīng)注重強(qiáng)調(diào)對文書檔案管理體系的構(gòu)建，并在體系內(nèi)容制定過程中針對歸檔模式不規(guī)范的問題設(shè)定相應(yīng)的管理原則，且要求檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中嚴(yán)格按照管理原則來執(zhí)行，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。此外，在文書檔案管理體系構(gòu)建過程中基于各部門職能的基礎(chǔ)上明晰其歸檔范圍也是至關(guān)重要的，因而應(yīng)強(qiáng)化對其的有效落實(shí)。另外，將各部門月季考核制度納入到管理體系范圍內(nèi)亦有助于提升檔案管理人員整體工作效率，并引導(dǎo)其在實(shí)際工作開展過程中不斷規(guī)范自身打印行為及打印格式等，達(dá)到高水平文書檔案管理目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)?；谖臅鴻n案管理體系構(gòu)建的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)也是非常必要的，對于此，首先要求機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)施管理工作的過程中應(yīng)定期安排檔案管理人員參加專業(yè)化的培訓(xùn)項(xiàng)目，繼而促使其在培訓(xùn)過程中能強(qiáng)化自身責(zé)任心及使命感，且將其合理地融入文書檔案管理中，提升整體工作效率。其次，由于辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施的過程中強(qiáng)調(diào)了對兼職人員的引進(jìn)，因而在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)單位在實(shí)施管理工作的過程中應(yīng)積極開展兼職檔案員培訓(xùn)行為，最終由此提升其專業(yè)化水平，并避免返工情況的發(fā)生。再次，基于培訓(xùn)活動開展的基礎(chǔ)上，利用會議的形式明晰歸檔范圍、歸檔質(zhì)量等信息也是非常必要的，因而應(yīng)提高對其的重視程度。

（三）做好檔案宣傳工作。辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展過程中做好相應(yīng)的檔案宣傳活動是非常必要的，對此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：第一，機(jī)關(guān)單位等領(lǐng)域在實(shí)施管理工作的過程中應(yīng)注重以簡報(bào)編制及檔案編研等形式來擴(kuò)大檔案工作的宣傳力度，并引導(dǎo)檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中可提升自身文書檔案管理意識，最終更為積極地投入到工作崗位中，且達(dá)成文書檔案宣傳目標(biāo)。第二，為了擴(kuò)大文書檔案宣傳范圍，要求領(lǐng)導(dǎo)基層應(yīng)注重通過對多媒體技術(shù)的應(yīng)用來提升宣傳力度，且由此規(guī)范檔案管理人員管理手段，即引導(dǎo)其定期核查檔案室?guī)觳貎?nèi)容等，繼而由此避免文書檔案收集與歸檔中材料不真實(shí)問題的凸顯，提升文書檔案的整體利用率。第三，在檔案宣傳工作開展過程中強(qiáng)調(diào)對文書檔案作用的宣傳也是非常必要的，因而應(yīng)提高對其的重視程度。從以上的分析中即可看出，文書檔案宣傳工作的開展有助于傳統(tǒng)管理模式中問題的解決，因而應(yīng)強(qiáng)化對其的落實(shí)，形成高水平文書檔案管理目標(biāo)。

綜上可知，在傳統(tǒng)辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施過程中仍然存在著檔案管理人員對其重視度不高且材料收集力度不足的問題影響到了材料的整體利用率，因而在此背景下，為了達(dá)到良好的文書檔案管理狀態(tài)，要求當(dāng)前機(jī)關(guān)部門在實(shí)施管理工作的過程中應(yīng)從做好檔案宣傳工作、構(gòu)建文書檔案管理體系、加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)等途徑入手，來應(yīng)對辦公室文書檔案管理中凸顯出的問題，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。

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