新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化研究

文/濟(jì)寧市園林管理局 肖艷艷

?

新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化研究

文/濟(jì)寧市園林管理局 肖艷艷

【摘要】做好辦公室檔案管理規(guī)范工作能夠有效促進(jìn)檔案工作的進(jìn)行。在新時(shí)期的辦公室檔案管理規(guī)范化的過程中存在著一些問題，影響了辦公室的正常發(fā)展。本文會(huì)重點(diǎn)針對這些問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理規(guī)范；問題；措施

辦公室是事業(yè)單位日常管理中的“司令部”，指導(dǎo)著事業(yè)單位的發(fā)展方向。檔案管理工作是辦公室工作中的重要內(nèi)容，是對辦公室事物進(jìn)行的最完整記錄，能夠?yàn)閱挝惶峁┰嫉膮⒖疾牧?。在新時(shí)期，隨著市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理規(guī)范工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)當(dāng)前新形勢的發(fā)展，影響了辦公室正常職能的發(fā)揮，因此，相關(guān)部門要認(rèn)真分析、總結(jié)，制定出符合辦公室檔案管理規(guī)范的措施，促進(jìn)辦公室職能的有效發(fā)揮。

一、辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏完善的制度。新時(shí)期，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導(dǎo)致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發(fā)揮。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作只是單一地對檔案進(jìn)行整理、歸檔，沒有利用當(dāng)前最新的科技進(jìn)行管理、分類，主要是由于管理制度不完善或是在執(zhí)行過程中辦公室人員不按規(guī)定進(jìn)行，使得管理制度成為一種擺設(shè)，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發(fā)揮。

（二）專業(yè)人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業(yè)單位工作中占據(jù)著非常重要的地位。但是在當(dāng)前的辦公室檔案管理工作中，很多的領(lǐng)導(dǎo)沒有重視，導(dǎo)致了從事檔案管理工作的人員專業(yè)技術(shù)不強(qiáng)，對新知識(shí)和新技術(shù)的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（三）檔案管理設(shè)備落后。當(dāng)前，由于事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對于一些高科技和電子產(chǎn)品的引進(jìn)較慢，導(dǎo)致了辦公室設(shè)備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統(tǒng)的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導(dǎo)致檔案管理工作混亂的一個(gè)重要因素。

二、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范的措施

（一）建立科學(xué)合理的規(guī)章制度。制度建設(shè)是保障，只有建立了科學(xué)、合理的規(guī)章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進(jìn)行。新時(shí)期，辦公室檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，在制定新的檔案管理制度的時(shí)候要摒棄原來規(guī)章制度的束縛，在制度的內(nèi)容和形式方面要做到創(chuàng)新，堅(jiān)決杜絕形式化現(xiàn)象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據(jù)可循。另外，在制定規(guī)章制度的時(shí)候要充分將現(xiàn)代化的手段結(jié)合進(jìn)去，使檔案管理制度更具安全性、科學(xué)性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷毀制度，對于一些保存到期的檔案，要按照規(guī)定及時(shí)銷毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（二）加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)。其次，檔案管理人員還要具備現(xiàn)代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時(shí)一定要嚴(yán)格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須要加強(qiáng)對工作人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們時(shí)刻對知識(shí)進(jìn)行更新，尤其是計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的更新，這是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，只有讓檔案管理人員掌握了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)才能促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。加強(qiáng)辦公室檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，必須要將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。電子檔案是信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，電子檔案由兩種形態(tài)構(gòu)成，一種是直接以數(shù)字模式產(chǎn)生的數(shù)字信息檔案，另一種是通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行再加工后形成的原件數(shù)字檔案。數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還不完善，影響了辦公室檔案的發(fā)展。

三、檔案規(guī)范化管理的意義

（一）檔案的規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的客觀要求。由于辦公室檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，通過規(guī)范檔案管理過程，能夠節(jié)省大量的勞動(dòng)力和時(shí)間，減少不必要的成本投入，同時(shí)還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理更要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，這樣才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，為其他部門提供最真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)，提高辦公室檔案管理的效率。

（二）規(guī)范檔案管理工作能夠促進(jìn)現(xiàn)代管理手段的豐富。辦公室檔案管理工作的規(guī)范化有效地提升了現(xiàn)代化技術(shù)的使用。在對檔案管理進(jìn)行規(guī)范化的過程中，需要計(jì)算機(jī)的參與，這就提升了各部門之間信息交流的水平，同時(shí)也提升了檔案管理的利用效率。

四、結(jié)語

總之，要促進(jìn)辦公室檔案管理規(guī)范化的實(shí)施，必須要采取相關(guān)的措施，解決管理中出現(xiàn)的問題，這樣才能確保辦公室檔案管理工作職能的有效發(fā)揮。首先必須要提起檔案管理人員的重視。其次要建立科學(xué)合理的規(guī)章制度。再次要提升工作人員的專業(yè)技能。最后，要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能確保辦公室檔案管理職能的有效發(fā)揮，適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)形勢的不斷發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

［1］吳挺松.新時(shí)期辦公室檔案管理的有效解析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）：85.

［2］周傳東.對于辦公室檔案規(guī)范化管理的探討［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014（13）：102.